Ben je klaar voor een BI‑oplossing? Het moment waarom je Excel bent ontgroeit
We starten allemaal met Excel. Het voelt vertrouwd en je draait er snel een overzicht of grafiek mee. Maar op den duur stapelt het aantal tabbladen zich op en raken de versies door elkaar. Je hebt vast al eens het bestand “Rapport_FINAL_definitief.xlsx” geopend en je afgevraagd of dat nu echt de laatste versie is. Tegen dat iedereen dezelfde cijfers heeft, is er al weer een week voorbij. Dan vraag je je af: is er geen betere manier?
Eén databron, meerdere mogelijkheden
Wat als je alle cijfers uit je verschillende systemen laat samenkomen in één centrale databron? Geen losse lijstjes meer, maar één plaats waar de data automatisch wordt bijgewerkt. Voor finance, verkoop en planning betekent dat één waarheid en geen discussies meer over wie de juiste cijfers heeft. Rapporten verversen zichzelf, en jij kan focussen op inzichten in plaats van op copy‑paste.
En weet je wat? Het is geen keuze tussen Excel of een BI‑tool. Je hebt beide nodig. Excel blijft ideaal om snel iets uit te proberen of een ad‑hoc analyse te maken. Je koppelt je spreadsheet gewoon aan dezelfde databron en werkt altijd met de juiste cijfers. Voor terugkerende rapporten en dashboards gebruik je dan een tool zoals Power BI. Zo win je aan structuur zonder in te boeten aan flexibiliteit.
Herkenbare signalen voor CFO’s
Wanneer is het tijd om de stap te zetten? Voor financieel directeurs hebben we een paar herkenbare signalen opgelijst:
Je team blijft hangen in lange maandafsluitingen en corrigeert voortdurend fouten.
Er bestaan verschillende versies van hetzelfde rapport en niemand weet nog welke klopt.
Handmatig knip‑ en plakwerk vreet tijd en vergroot de kans op fouten.
Vergaderingen gaan meer over cijfers rechtzetten dan over beslissingen nemen.
Je mist een duidelijk overzicht om prestaties te meten per product, klant of afdeling.
Herkenbare signalen voor operations managers
Ook voor collega’s in operations kan het duidelijk worden dat je Excel bent ontgroeid:
Informatie zit verspreid over verschillende tools en wordt niet automatisch gesynchroniseerd.
Je stuurt pas bij wanneer de voorraad op is of de levering al vertraging heeft.
Orders worden nog handmatig overgezet tussen webshop en ERP.
Rapporten zijn al verouderd tegen de tijd dat ze op tafel liggen.
Slechts één persoon kent de wondere wereld van de spreadsheets; valt die uit, dan staat alles stil.
Hoe zet je die eerste stap?
De overstap naar business intelligence hoeft geen reuzenstap te zijn. Begin klein met één proces dat dringend verbetering nodig heeft, zoals de maandafsluiting of orderverwerking. Breng je databronnen samen, en bouw een eerste dashboard dat automatisch ververst. Betrek de mensen die er dagelijks mee werken vanaf het begin. Zo bouw je draagvlak en ziet iedereen meteen de meerwaarde.
Vergeet ook opleiding niet. Je mensen moeten weten hoe ze met de nieuwe tool aan de slag gaan. Hoe beter zij begrijpen wat er gebeurt, hoe sneller de nieuwe manier van werken ingeburgerd raakt.
Excel blijft een fantastische tool voor veel taken, maar er komt een moment dat je meer nodig hebt. Door je data te centraliseren en een BI‑tool in te zetten voor je dagelijkse rapporteringen, krijg je overzicht in je cijfers. Plus, je houdt de vrijheid om in Excel ad‑hoc analyses te doen wanneer dat handig is.
Heb je zin om de stap te zetten, maar weet je niet waar te beginnen?
Wij staan klaar om samen met jou te bekijken hoe je van spreadsheets naar slimme inzichten kan groeien.
