KPI’s bepalen: van doelen naar dashboards
Hoe je cijfers écht laat werken voor jouw bedrijf
Je kent het vast wel. Overal in het bedrijf circuleren cijfers. Rapporten in Excel, dashboards in Power BI, exports uit de boekhouding… Maar de echte vraag is: helpen die cijfers je ook om betere beslissingen te nemen?
Veel bedrijven meten van alles, maar zonder duidelijke focus. Ze hebben KPI’s omdat “het hoort”, niet omdat ze hen dichter bij hun doelen brengen. In dit artikel tonen we hoe je KPI’s slim en doordacht kiest, zodat ze de strategie en langetermijndoelen van je organisatie ondersteunen. We leggen uit hoe je KPI’s vertaalt naar concrete dashboards en delen voorbeelden uit de praktijk voor sales, finance en supply chain.
En misschien nog belangrijker: we tonen hoe je met duidelijke KPI-definities en een centrale datalaag ervoor zorgt dat iedereen in je bedrijf naar dezelfde waarheid kijkt.
Begin bij je strategie, niet bij je cijfers
Voor je beslist welke KPI’s je gaat meten, moet je eerst weten waar je naartoe wil. Wat is je strategie? Wat zijn de langetermijndoelen van je bedrijf?
KPI’s zijn geen doel op zich. Ze dienen om focus te brengen op wat er écht toe doet. Ze helpen je om te meten of je vooruitgaat in de richting die je gekozen hebt.
Te veel bedrijven maken de fout om “te meten om te meten”. Ze vullen dashboards met tientallen grafieken en cijfers, zonder dat duidelijk is wat ze ermee willen bereiken.
Een goed vertrekpunt is:
Wat willen we als organisatie op lange termijn bereiken?
Welke factoren beïnvloeden dat het meest?
Welke cijfers kunnen we volgen om te zien of we op de goede weg zijn?
Door KPI’s rechtstreeks te koppelen aan je strategie, zorg je ervoor dat elk cijfer betekenis heeft. En dat iedereen weet waarom het belangrijk is.
Minder is meer: kies je KPI’s slim
Niet elk cijfer verdient een plek in je dashboard. Een goed KPI-framework draait om focus.
Te veel KPI’s zorgen voor verwarring. Te weinig focus betekent dat iedereen aan iets anders werkt.
Kies dus bewust voor een beperkt aantal KPI’s die:
rechtstreeks bijdragen aan je strategische doelen;
in handen liggen van teams die er echt invloed op hebben;
verandering teweeg kunnen brengen.
Bij Data Panda zeggen we vaak: “Een KPI moet tot actie leiden. Als je er niets mee doet, hoort hij niet thuis in je dashboard.”
Van doel naar meetpunt
Een concreet voorbeeld maakt het makkelijker.
Stel dat je bedrijfsdoel is: “We willen winstgevend groeien.”
Dat kan je vertalen naar drie niveaus van KPI’s:
Strategisch – de overkoepelende richting
Omzetgroei
Nettowinstmarge
Klanttevredenheid
Tactisch – de prestaties per afdeling
Sales: aantal nieuwe klanten per kwartaal
Finance: openstaande facturen of kaspositie
Operations: leverbetrouwbaarheid of voorraadrotatie
Operationeel – de dagelijkse signalen
Aantal leads per week
Doorlooptijd per bestelling
Productie-efficiëntie
Zo zie je niet alleen wat je wil bereiken, maar ook hoe je er geraakt.
Het belang van duidelijke KPI-definities
Een van de grootste struikelblokken bij KPI’s is dat niet iedereen ze op dezelfde manier interpreteert. Twee mensen kunnen het over “marge” hebben, maar iets totaal anders bedoelen. De ene rekent marketingkosten mee, de andere niet.
Het gevolg? Verwarring. En dashboards die elkaar tegenspreken.
Daarom is het belangrijk om voor elke KPI een duidelijke definitie te hebben.
Iedereen moet weten:
wat de KPI meet;
hoe hij berekend wordt;
waar de data vandaan komt;
en wie er verantwoordelijk is voor de juistheid.
Zo voorkom je discussies en creëer je vertrouwen in je cijfers.
Een goed centraal datamodel helpt daarbij. Daarin zijn alle berekeningen al voorgedefinieerd. Gebruikers kunnen die definities hergebruiken in hun rapporten zonder telkens zelf formules te schrijven. Dat bespaart tijd én zorgt voor consistentie. Iedereen kijkt naar dezelfde cijfers, met dezelfde logica.
Wie bepaalt die KPI-definities?
In veel organisaties ligt de verantwoordelijkheid bij IT of data-analisten. Zij beheren het datamodel en bepalen hoe de cijfers berekend worden. Maar bij Data Panda geloven we dat het anders moet.
Wij vinden dat KPI-definities eigendom moeten zijn van de business. Het zijn de afdelingen zelf – sales, finance, operations – die best weten wat ze willen meten en waarom. De rol van IT is eerder die van facilitator: zij zorgen dat de data beschikbaar is, dat het model technisch klopt en dat alles goed werkt.
Bij ons werken we graag met het principe van een business-owner per KPI. Wanneer iemand uit de business vraagt om een nieuwe KPI op te nemen in het datamodel, wordt die persoon automatisch de eigenaar van die KPI-definitie.
Bij discussie over de berekening of betekenis komen de betrokken afdelingen samen om tot één heldere definitie te komen. IT begeleidt die gesprekken, maar neemt niet de beslissing.
Zo bouw je niet alleen aan consistente rapportering, maar ook aan betrokkenheid. Iedereen begrijpt wat de cijfers betekenen, omdat ze mee aan de basis hebben gestaan van de definities.
Enkele voorbeelden van KPI’s
Om het wat tastbaarder te maken, delen we hieronder enkele voorbeelden van KPI’s die vaak voorkomen binnen verschillende domeinen. Ze zijn bedoeld als inspiratie, niet als vaste lijst. De juiste KPI’s hangen altijd af van de strategie en de noden van je bedrijf.
Sales
Doel: omzet en klantenbinding versterken
Totale omzet per maand
Nieuwe klanten per kwartaal
Gemiddelde orderwaarde
Retentiepercentage (terugkerende klanten)
Conversieratio van offerte naar verkoop
Een goede tip: kijk niet alleen naar het aantal nieuwe klanten, maar ook naar de waarde die ze opbrengen. Zo meet je kwaliteit in plaats van kwantiteit.
Finance
Doel: gezonde cashflow en winstgevendheid
Bruto- en nettomarge
Dagen klantenkrediet (DSO)
Cashpositie
Kosten per afdeling
Ratio operationele kosten versus omzet
Hier kan het nuttig zijn om KPI’s visueel te combineren: bijvoorbeeld de cashpositie samen met openstaande facturen, zodat je trends sneller herkent.
Supply Chain
Doel: efficiëntie en betrouwbaarheid verbeteren
Leverbetrouwbaarheid
Voorraadrotatie
Productie-uitval (scrap rate)
Doorlooptijd per order
Transportkosten per levering
Een praktische tip: koppel deze cijfers aan de klanttevredenheid. Een vertraging in levering is niet enkel een operationeel probleem, maar heeft vaak directe impact op de klantbeleving.
Van KPI naar dashboard
Zodra je weet wat je wil meten én hoe, kan je alles visualiseren in een dashboard. Tools zoals Power BI of Microsoft Fabric helpen om die cijfers op één plek samen te brengen.
Een goed dashboard toont in één oogopslag wat goed loopt en waar bijsturing nodig is.
Gebruik kleuren, iconen en duidelijke titels. En misschien nog belangrijker: zorg dat elk dashboard een doel heeft.
Een rapport voor finance heeft andere vragen dan één voor sales. Vermijd generieke dashboards die alles willen tonen, maar niets echt duidelijk maken.
KPI’s bepalen is niet zomaar een oefening in rapportering. Het is een manier om richting te geven, om focus te brengen in wat je doet, en om samen te werken rond gedeelde doelen.
Door KPI’s te koppelen aan je strategie, duidelijke definities te hanteren en één centraal datamodel te gebruiken, creëer je vertrouwen in je cijfers én een organisatie die met dezelfde bril naar resultaten kijkt.
Bij Data Panda helpen we bedrijven om die brug te slaan tussen strategie en cijfers. We helpen je niet om meer te meten, maar om beter te meten – zodat je data niet alleen vertelt wat er gebeurd is, maar vooral wat je morgen beter kan doen.
