E-commerce automatisatie bij een groothandel
Een Vlaamse groothandel met online verkoopkanaal groeide snel, maar de administratie kon het tempo niet volgen. Bestellingen kwamen via de webshop binnen, maar moesten nog manueel worden overgetypt in het ERP. Prijzen stonden niet altijd gelijk, klantgegevens werden dubbel bijgehouden en voorraadinfo klopte niet overal.
Het gevolg: tijdverlies, fouten en frustratie bij klanten én medewerkers.
De oplossing
We bouwden een automatisatielaag tussen webshop, ERP en betalingsplatformen zodat data automatisch stroomt.
1. Masterdata gesynchroniseerd
Product- en klantgegevens worden beheerd in het ERP en automatisch doorgestuurd naar de webshop.
Nieuwe klanten die zich online registreren, worden meteen aangemaakt in het ERP met correcte btw-nummers en adresinfo.
Wijzigingen worden in beide richtingen bijgewerkt.
→ Minder fouten, geen dubbele fiches, altijd correcte gegevens.
2. Prijzen automatisch up-to-date
Prijswijzigingen of promoties in het ERP verschijnen onmiddellijk op de webshop.
De prijzen die klanten online zien, zijn identiek aan de backoffice.
→ Geen prijsdiscussies meer, duidelijke marges voor sales en finance.
3. Orders rechtstreeks in het ERP
Elke webshopbestelling wordt automatisch een verkooporder.
Orderlijnen, kortingen en leveradressen komen correct mee, de orderstatus stroomt terug naar de webshop.
→ Minder manueel werk, klanten volgen hun bestelling real-time.
4. Real-time voorraadbeheer
De webshop toont actuele voorraad per magazijn of winkel.
Wanneer iets tijdelijk niet beschikbaar is, toont het systeem automatisch de verwachte levertermijn.
→ Transparantie voor klanten en minder vragen aan de klantendienst.
5. Self-serviceportaal voor klanten
Klanten downloaden zelf hun facturen, bekijken openstaande saldi en volgen hun orderhistoriek.
→ Finance krijgt minder mails, klanten helpen zichzelf, de backoffice wint tijd.
6. Koppeling met online marketplaces
Alle artikelinformatie, prijzen en voorraad worden automatisch gesynchroniseerd met platforms zoals Amazon en Bol.
Orders die daar geplaatst worden, stromen rechtstreeks naar het ERP.
→ Centrale controle over meerdere verkoopkanalen, geen aparte Excels of manuele uploads.
7. Geautomatiseerde cash reconciliation
Online betalingen via payment providers zoals Mollie of Adyen worden vaak in bulk uitbetaald, met commissies en timingverschillen.
We automatiseerden de volledige reconciliatie: transacties worden gematcht met de juiste facturen, commissies worden automatisch verwerkt.
→ Finance hoeft niets meer manueel af te punten, de boekhouding sluit sneller en foutloos aan.
Het resultaat
De onderneming werkt nu met één centrale datastroom tussen webshop, ERP en betalingskanalen.
De orderverwerking verloopt sneller, fouten zijn sterk gedaald en de klantendienst is ontlast.
Klanten zien correcte prijzen, actuele voorraad en kunnen zelf hun administratie raadplegen.
Concreet levert dit op:
Minder manuele administratie en fouten
Snellere verwerking en levering
Minder werkdruk bij finance en operations
Meer vertrouwen bij klanten
