Hoe kies je het het beste proces om te automatiseren
De sleutel tot succesvolle automatisering ligt in begrijpen hoe werk écht gebeurt
Veel organisaties willen automatiseren, maar slaan een cruciale stap over: eerst goed begrijpen hoe hun processen vandaag verlopen. Wie direct in oplossingen duikt zonder te weten wat er precies geautomatiseerd moet worden, loopt het risico om niet de optimale oplossing te kiezen, of betere opportuniteiten te laten liggen. Het is belangrijk om doordacht keuzes te maken.
Processen in kaart brengen, of procesmapping, is de basis van elke succesvolle automatisering. Het zorgt voor inzicht, structuur en een gedeeld begrip binnen de organisatie over hoe werk écht gebeurt.
Waarom procesmapping zo belangrijk is
Een goed procesdiagram maakt zichtbaar wat vaak onzichtbaar blijft.
Het legt bloot waar knelpunten, dubbele stappen of onduidelijke verantwoordelijkheden zitten.
Door processen te documenteren:
Begrijpt iedereen in het team dezelfde werkwijze.
Worden verbeteringen concreet in plaats van abstract.
Kun je gericht bepalen waar automatisering waarde toevoegt.
Procesmapping is niet alleen een technische oefening, maar ook een manier om teams één beeld van het werk te verzamelen. Procesautomatisatie gaat immers niet alleen om technologie maar ook om de mensen die bij het proces betrokken zijn. We moeten er voor zorgen dat iedereen aan boord is en dat we alle input hebben verzameld.
Start met de juiste scope
De grootste fout bij procesanalyse is te breed beginnen.
Kies een proces dat duidelijk afgebakend is, zoals factuurgoedkeuring, klantaanmelding of voorraadbeheer.
Stel drie basisvragen:
Waar begint het proces?
Waar eindigt het proces?
Wat is het resultaat of de output van het proces?
Door de scope beperkt te houden, blijft het overzicht behouden en kun je sneller tot bruikbare inzichten komen.
Een kleiner, goed begrepen proces levert vaak meer waarde dan een groot en vaag overzicht.
Betrek de mensen die het werk doen
Processen bestaan niet alleen in handleidingen, maar nog in de hoofden en routines van medewerkers.
De beste manier om ze te begrijpen, is met de mensen praten die ze dagelijks uitvoeren.
Gebruik eenvoudige workshops of interviews om te vragen:
Welke stappen voer je uit?
Waar verlies je tijd of raak je gefrustreerd?
Welke controles, goedkeuringen of uitzonderingen komen vaak voor?
Deze gesprekken leveren inzichten op die nooit in een systeemlog of proceduredocument staan. Ze tonen de werkelijke realiteit, niet enkel de theoretische.
Het kan ook zeer leerrijk wijn om een 'walk-through' te doen. Ga stap voor stap doorheen het proces. Voer alle handelingen uit. Maak notities, screenshots e.d. Door middel van een walk-through kan je zeer gedetailleerde procesinformatie verzamelen en documenteren.
Gebruik visuele hulpmiddelen
Een proces wordt pas echt duidelijk wanneer je het visueel maakt.
Teken de stappen op een whiteboard, in PowerPoint of met tools zoals Miro, Lucidchart of Visio.
De meest gebruikte vormen zijn:
Flowcharts: ideaal voor eenvoudige processen met een duidelijk begin en einde.
Swimlane-diagrammen: tonen wie verantwoordelijk is voor welke stap.
Value Stream Maps: helpen om verspilling en wachttijden te detecteren.
Visualiseren helpt om patronen te zien en om gesprekken over verbetering concreet te maken.
Staar je niet blind op bepaalde tools of best practices. Het belangrijkste is dat je het proces visueel weergeeft op een manier die iedereen begrijpt. Deze flowcharts kan je gebruiken om in de eerste plaats het proces the valideren bij de mensen in de business. Hebben we alle stappen correct begrepen? In een volgende fase is dit de input die de technische mensen gaan gebruiken om een technische proces automatisatie uit te werken.
Verzamel data en combineer met process mining
Naast gesprekken en workshops kan process mining extra inzicht geven. Deze techniek gebruikt data uit je systemen om te tonen hoe processen in werkelijkheid verlopen. Waar mensen vaak denken dat een proces lineair loopt, laat process mining zien dat er variaties, omwegen of vertragingen zijn.
Door procesmapping te combineren met process mining krijg je het beste van twee werelden: het menselijke perspectief op hoe mensen werken, en de objectieve data over hoe systemen dat werk registreren.
Gebruik die combinatie om te bepalen waar automatisering het meeste impact heeft.
Documenteer elke stap duidelijk
Een procesdocumentatie hoeft geen dik handboek te zijn.
Wat belangrijk is, is dat elke stap duidelijk beschreven wordt:
Wat gebeurt er?
Wie voert het uit?
In welk systeem of document gebeurt dit?
Welke input en output horen bij elke stap?
Welke beslissingen of uitzonderingen kunnen optreden?
Goede documentatie is essentieel voor iedereen die later met het proces aan de slag gaat.
Ze vormt de brug tussen analyse en automatisering.
Herken de signalen voor automatisering
Wanneer je de processen in kaart hebt gebracht, kun je makkelijk zien waar automatisering het verschil maakt.
Typische signalen zijn:
Handmatige datakopie of dubbele invoer.
Herhalende controles of goedkeuringen.
Taken die altijd op dezelfde manier verlopen.
Processen die afhankelijk zijn van één persoon.
Dat zijn de plekken waar technologie het meeste kan ontlasten en waar tijd en gewonnen kan worden en fouten vermeden.
Blijf opvolgen
Een procesanalyse is geen momentopname, maar een hulpmiddel om continu te verbeteren. Processen veranderen, systemen evolueren en teams groeien. Blijf je documentatie bijwerken en zorg dat iedereen toegang heeft tot de laatste versie.
Veel organisaties laten hun proceskaart evolueren tot een werkdocument dat telkens geüpdatet wordt bij wijzigingen of verbeteringen. Zo blijft het een hulpmiddel dat waarde blijft creëren.
Het kan ook interessant zijn om een process mining analyse permanent te laten draaien. Zo spot je regelmatig nieuwe opportuniteiten voor verbeteren en kan je ook het effect van je automatiseringsstappen meten.
Processen in kaart brengen is de eerste stap naar duurzame automatisering.Het zorgt voor inzicht, helderheid en een gedeeld begrip van hoe werk echt verloopt.
Door gesprekken te combineren met data, en door processen visueel en eenvoudig vast te leggen, leg je een sterke basis voor automatisering.
Niet de technologie, maar het inzicht in je eigen werking bepaalt het succes van het project.
Wie tijd investeert in procesmapping, bespaart later veel tijd in herwerk, miscommunicatie en mislukte automatisaties.
Een goed begrepen proces is de beste garantie voor een goed werkende automatisering.
