Algemene voorwaarden opdrachten

Laatst bijgewerkt: 2 september 2026

1. Partijen en definities

Deze Algemene Voorwaarden gelden voor alle diensten van Ai-Mind BV, handelend onder de naam Data Panda, met maatschappelijke zetel te Poortakkerstraat 93, 9051 Gent, ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer BE 1040.220.674 (“Data Panda”, “wij”, “ons”), aan de klant die in de Opdrachtbevestiging vermeld staat (“Klant”, “u”).

Opdrachtbevestiging: de offerte, prijsopgave, statement of work of bestelbon die de Klant ondertekent of aanvaardt, met daarin de diensten, deliverables, vergoedingen en timing.
Overeenkomst: de Opdrachtbevestiging, deze Algemene Voorwaarden en alle bijlagen, waaronder de Verwerkersovereenkomst.
Diensten: het consultancy-, data-engineering-, ontwikkelings-, integratie-, opleidings- en ondersteuningswerk dat in de Opdrachtbevestiging beschreven staat.
Deliverables: de rapporten, code, modellen, dashboards, configuraties, documentatie en andere materialen die de Opdrachtbevestiging aanduidt als op te leveren aan de Klant.
Achtergrond-IE: alles wat wij bezaten of ontwikkelden vóór de opdracht, of onafhankelijk daarvan, waaronder onze methodes, sjablonen, frameworks, bibliotheken, connectoren en interne tooling.
Klantgegevens: gegevens die de Klant aanlevert of die in de systemen van de Klant ontstaan, met inbegrip van persoonsgegevens die wij voor de Klant verwerken.

2. Opbouw van de Overeenkomst en rangorde

De Overeenkomst komt tot stand wanneer de Klant de Opdrachtbevestiging ondertekent of schriftelijk bevestigt, e-mail inbegrepen. Het starten van de Diensten op verzoek van de Klant heeft hetzelfde gevolg.

Bij tegenstrijdigheid geldt de volgende rangorde, hoogste eerst: de Verwerkersovereenkomst, voor alles wat de verwerking van persoonsgegevens betreft; daarna de Opdrachtbevestiging; daarna deze Algemene Voorwaarden.

De eigen aankoopvoorwaarden, inkoopvoorwaarden of portaalvoorwaarden van de Klant zijn niet van toepassing, tenzij wij die uitdrukkelijk en schriftelijk hebben aanvaard.

3. Voorwerp en wijzigingen aan de scope

Wij voeren de Diensten uit die in de Opdrachtbevestiging beschreven staan. Wat daar niet in staat, valt buiten de scope.

Scopewijzigingen horen bij dit soort werk. Elke partij kan er een voorstellen. Een wijziging wordt pas van kracht wanneer beide partijen schriftelijk hebben bevestigd wat er verandert aan scope, prijs en timing. Tot dan werken we verder op de afgesproken scope.

Wanneer de Opdrachtbevestiging een raming in dagen of een vork vermeldt, is die raming gebaseerd op de aannames die erin staan. Blijken die aannames niet te kloppen, dan melden we dat meteen, leggen we uit wat het betekent voor inspanning en timing, en spreken we de aanpak af vóór we op het betrokken onderdeel verderwerken.

4. Hoe wij werken

Wij voeren de Diensten uit met de zorg en de vakkennis die van een professional in ons vakgebied redelijkerwijs verwacht mogen worden. Tenzij de Opdrachtbevestiging dat uitdrukkelijk anders bepaalt, gaat het om een middelenverbintenis en niet om een resultaatsverbintenis.

Wij bepalen wie de Diensten uitvoert en kunnen die personen vervangen, op voorwaarde dat de vervanger een vergelijkbare competentie heeft. Wij kunnen onderaannemers inschakelen en blijven voor hun werk verantwoordelijk alsof het ons eigen werk is. Verwerkt een onderaannemer persoonsgegevens, dan gelden artikel 10 en de Verwerkersovereenkomst.

Wij zijn geen werkgever of werknemer van de Klant, en niets in de Overeenkomst creëert een maatschap, een joint venture of een arbeidsrelatie.

5. Wat wij van de Klant nodig hebben

De Diensten steunen op de medewerking van de Klant. De Klant zal:

tijdig toegang geven tot de systemen, omgevingen, toegangsgegevens en data die voor het werk nodig zijn, en tot de mensen die er vragen over kunnen beantwoorden;
een contactpersoon aanduiden die beslissingen kan nemen en deliverables kan goedkeuren;
correcte informatie aanleveren en ons meteen verwittigen wanneer er iets wezenlijks verandert;
de licenties en abonnementen op de gebruikte platformen van derden aanhouden, tenzij de Opdrachtbevestiging bepaalt dat wij die leveren;
zelf instaan voor back-ups en disaster recovery van de eigen systemen en gegevens.

Loopt het werk vertraging op door uitstel of gebrek aan medewerking langs de kant van de Klant, dan schuiven de afgesproken timings mee op en kunnen wij wachttijd aanrekenen die we niet redelijkerwijs elders kunnen inzetten, nadat we dat vooraf hebben gemeld.

6. Vergoedingen, facturatie en betaling

De vergoedingen staan in de Opdrachtbevestiging. Tenzij daar anders bepaald:

wordt werk aangerekend in regie tegen het afgesproken dagtarief, per halve dag;
worden terugkerende vergoedingen, waaronder platform- en connectorkosten, maandelijks vooraf gefactureerd;
wordt projectwerk maandelijks na prestatie gefactureerd op basis van de bestede tijd;
zijn alle bedragen exclusief btw en andere belastingen;
worden vooraf afgesproken verplaatsings- en verblijfskosten en licenties van derden tegen kostprijs doorgerekend.

Facturen zijn betaalbaar binnen 30 dagen na factuurdatum. Betwistingen moeten binnen 14 dagen na ontvangst schriftelijk en met opgave van reden gebeuren. Niet-betwiste delen blijven verschuldigd.

Bij laattijdige betaling is van rechtswege en zonder ingebrekestelling interest verschuldigd tegen de rentevoet van de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties, samen met de forfaitaire vergoeding voor invorderingskosten uit diezelfde wet. Blijft de betaling 15 dagen na een schriftelijke herinnering uit, dan mogen wij de Diensten opschorten tot de rekening vereffend is, en zijn wij niet aansprakelijk voor de gevolgen van die opschorting.

Wij kunnen onze tarieven eenmaal per kalenderjaar aanpassen, met minstens 60 dagen schriftelijke vooropzeg. Tarieven die voor een lopend project met vaste scope zijn afgesproken, blijven ongewijzigd.

7. Duur, opschorting en beëindiging

De Overeenkomst loopt voor de duur die in de Opdrachtbevestiging staat. Terugkerende diensten, waaronder platform-, connector-, monitoring- en ondersteuningsdiensten, verlengen telkens met één maand, tenzij een van beide partijen ze schriftelijk opzegt met minstens 90 dagen vooropzeg. De beëindiging gaat in op het einde van de maandperiode waarin de opzegtermijn verstrijkt, en de terugkerende vergoedingen blijven tot dan verschuldigd.

Elke partij kan de Overeenkomst met onmiddellijke ingang schriftelijk beëindigen wanneer de andere partij een wezenlijke tekortkoming begaat die niet binnen 30 dagen na schriftelijke ingebrekestelling wordt rechtgezet of die niet rechtgezet kan worden, of wanneer die partij insolvabel wordt, gerechtelijke reorganisatie aanvraagt of failliet wordt verklaard, voor zover dwingend recht dat toelaat.

Projectwerk in regie kan door elke partij zonder motief worden beëindigd met 30 dagen schriftelijke vooropzeg. Dit geldt niet voor terugkerende diensten, waarvoor de opzegtermijn van 90 dagen hierboven van toepassing blijft.

Bij beëindiging, om welke reden ook, betaalt de Klant de uitgevoerde Diensten en de aangegane kosten tot de datum van beëindiging. De artikelen 8, 9, 10, 13, 14 en 19 blijven na beëindiging gelden.

8. Intellectuele eigendom

Deliverables. Na volledige betaling van de vergoedingen die erop betrekking hebben, dragen wij de vermogensrechten op de Deliverables die specifiek voor de Klant onder de Opdrachtbevestiging gemaakt zijn over aan de Klant, voor de volledige duur van die rechten en wereldwijd, voor de bedrijfsdoeleinden van de Klant. De overdracht komt pas tot stand bij betaling; tot dan heeft de Klant een niet-overdraagbare licentie om de Deliverables te evalueren en intern te testen.

Achtergrond-IE. Wij behouden alle rechten op onze Achtergrond-IE. Bevat een Deliverable Achtergrond-IE, dan krijgt de Klant een eeuwigdurende, wereldwijde, niet-exclusieve en niet-overdraagbare licentie om die Achtergrond-IE als onderdeel van de Deliverable te gebruiken voor eigen interne bedrijfsdoeleinden. De Klant verwerft niet het recht om de Achtergrond-IE als losstaand product door te verkopen, in sublicentie te geven of te verdelen.

Knowhow. Niets belet ons de algemene kennis, vaardigheden, ervaring en technieken die we tijdens de opdracht opdoen opnieuw te gebruiken, zolang we de vertrouwelijke informatie of de Klantgegevens niet gebruiken of bekendmaken.

Componenten van derden en opensource. Deliverables kunnen componenten van derden of opensourcecomponenten bevatten, met hun eigen licentievoorwaarden. Leggen die voorwaarden verplichtingen op aan de Klant, dan vermelden wij de componenten en de licenties in de documentatie.

Klantgegevens. Klantgegevens blijven eigendom van de Klant. Wij verwerven er geen rechten op buiten wat nodig is om de Diensten uit te voeren.

Referentie. Wij mogen de Klant vermelden en de opdracht in algemene termen beschrijven in ons commercieel materiaal, uitsluitend met voorafgaande schriftelijke toestemming van de Klant.

9. Vertrouwelijkheid

Elke partij houdt de informatie die ze van de andere ontvangt vertrouwelijk wanneer die als vertrouwelijk aangeduid is of wanneer een redelijk persoon zou begrijpen dat ze vertrouwelijk is, gebruikt ze enkel voor de doeleinden van de Overeenkomst, en maakt ze enkel bekend aan de eigen medewerkers, onderaannemers en adviseurs die ze nodig hebben en die aan gelijkwaardige verplichtingen gebonden zijn.

Dit geldt niet voor informatie die publiek is of wordt zonder tekortkoming, die de ontvangende partij al rechtmatig en zonder geheimhoudingsplicht bezat, die ze zelfstandig ontwikkelt, of die ze wettelijk of op bevel van een bevoegde overheid moet bekendmaken. In dat laatste geval brengt ze de andere partij vooraf op de hoogte voor zover ze dat wettelijk mag.

Deze verplichtingen blijven vijf jaar na het einde van de Overeenkomst gelden, en voor bedrijfsgeheimen zolang de wet ze beschermt.

10. Gegevensbescherming

Verwerken wij bij de uitvoering van de Diensten persoonsgegevens voor de Klant, dan doen wij dat als verwerker en treedt de Klant op als verwerkingsverantwoordelijke. Die verwerking valt onder de verwerkersovereenkomst die als bijlage bij de Opdrachtbevestiging gaat en er integraal deel van uitmaakt.

Verwerken wij persoonsgegevens als verwerkingsverantwoordelijke, bijvoorbeeld de zakelijke contactgegevens van de medewerkers van de Klant om de relatie te beheren, dan geldt onze privacyverklaring.

11. Platformen en diensten van derden

Opdrachten steunen vaak op platformen van derden, bijvoorbeeld Microsoft, Peliqan en de bron- en doelsystemen in een integratie. Die platformen vallen onder hun eigen voorwaarden tussen de leverancier en de accounthouder.

Wij zijn niet aansprakelijk voor de beschikbaarheid, prestaties, prijszetting, beveiliging of continuïteit van een platform van derden, noch voor wijzigingen die een leverancier aanbrengt aan zijn API, datamodel, rechtenmodel of voorwaarden. Vraagt zo'n wijziging herwerk, dan melden wij dat en verloopt het herwerk als een scopewijziging onder artikel 3.

Nemen wij een abonnement bij een derde op eigen naam ten behoeve van de Klant, dan geven wij de voorwaarden van die leverancier door en is onze aansprakelijkheid tegenover de Klant beperkt tot wat wij op die leverancier kunnen verhalen.

12. Aanvaarding, gebreken en ondersteuning

Tenzij de Opdrachtbevestiging in een aanvaardingsprocedure voorziet, worden Deliverables geacht aanvaard te zijn 15 werkdagen na oplevering, tenzij de Klant vóór dat moment schriftelijk een gebrek meldt.

Gedurende 30 dagen na oplevering herstellen wij kosteloos elk gebrek in een Deliverable waardoor die wezenlijk niet overeenstemt met de schriftelijk afgesproken specificatie. Dit dekt geen wijzigingen aan de specificatie of nieuwe vereisten, geen fouten door aanpassingen van de Klant of van een derde, geen fouten door de omgeving of de datakwaliteit bij de Klant of door een platform van derden, en evenmin het gewone onderhoud, de monitoring en de operationele ondersteuning, waarvoor een afzonderlijke ondersteuningsafspraak geldt als die gemaakt is.

Het herstel van het gebrek, of een creditering van het betrokken deel wanneer herstel redelijkerwijs niet mogelijk is, is het enige verhaal van de Klant bij niet-conformiteit.

Reactie en oplossing. Wij behandelen problemen in een live integratie als dringend, omdat een onderbroken datastroom gevolgen heeft in de boekhouding en de werking van de Klant. Wij reageren op gemelde problemen op werkdagen en werken er ononderbroken aan tot ze opgelost zijn of tot er een tijdelijke oplossing is, met prioriteit volgens bedrijfsimpact.

Die inzet is een middelenverbintenis. Tenzij de Opdrachtbevestiging of een afzonderlijke ondersteuningsovereenkomst uitdrukkelijk serviceniveaus bepaalt, verbinden wij ons niet tot een vaste reactietijd, een vaste oplostijd, een beschikbaarheidspercentage of servicekredieten. Ligt de oorzaak bij een platform van derden, dan bestaat onze verbintenis erin het probleem te diagnosticeren, het bij de leverancier te melden en de Klant op de hoogte te houden, waarna de reactietijden van die leverancier gelden.

Heeft de Klant gewaarborgde serviceniveaus nodig, dan spreken we die afzonderlijk af in een ondersteuningsovereenkomst met een eigen scope en vergoeding.

13. Aansprakelijkheid

Geen van beide partijen sluit haar aansprakelijkheid uit of beperkt ze voor bedrog, opzettelijke fout, overlijden of lichamelijk letsel, of enige andere aansprakelijkheid die naar Belgisch recht niet beperkt kan worden.

Onder voorbehoud daarvan, en voor zover de wet dat toelaat:

is geen van beide partijen aansprakelijk voor indirecte schade of gevolgschade, waaronder winstderving, omzetverlies, gemiste besparingen, reputatieschade, verlies of beschadiging van gegevens, en bedrijfsonderbreking;
is onze totale aansprakelijkheid uit hoofde van of in verband met de Overeenkomst, contractueel, buitencontractueel of anderszins, beperkt tot het hoogste van de vergoedingen die de Klant onder de Opdrachtbevestiging betaald heeft in de twaalf maanden vóór het schadegeval en EUR 50.000, en in elk geval beperkt tot EUR 250.000;
moet elke vordering worden ingesteld binnen twaalf maanden na de dag waarop de Klant kennis kreeg of redelijkerwijs kennis had moeten krijgen van de feiten die eraan ten grondslag liggen.

De beperking in het tweede punt geldt niet voor de betalingsverplichting van de Klant, noch voor een inbreuk op artikel 9.

Wij hebben een beroepsaansprakelijkheidsverzekering met een dekking van EUR 250.000. Een verzekeringsattest is op verzoek beschikbaar.

14. Niet-afwerving

Tijdens de Overeenkomst en gedurende twaalf maanden erna zal geen van beide partijen rechtstreeks medewerkers van de andere partij die wezenlijk bij de opdracht betrokken waren benaderen met een aanbod tot indienstneming, zonder schriftelijke toestemming van de andere partij. Algemene publieke wervingscampagnes die niet op die personen gericht zijn, vormen geen inbreuk.

15. Overmacht

Geen van beide partijen is aansprakelijk voor een tekortkoming die veroorzaakt wordt door een gebeurtenis buiten haar redelijke controle, waaronder natuurrampen, oorlog, terrorisme, burgerlijke onrust, overheidsmaatregelen, epidemieën, stakingen waarbij het eigen personeel niet betrokken is, uitval van nutsvoorzieningen of telecommunicatienetwerken, en grootschalige storingen bij cloudplatformen van derden. De getroffen partij brengt de andere meteen op de hoogte. Duurt de gebeurtenis langer dan 60 dagen, dan kan elke partij het getroffen deel van de Overeenkomst schriftelijk beëindigen, zonder vergoeding.

16. Overdracht en onderaanneming

Geen van beide partijen mag de Overeenkomst overdragen zonder schriftelijke toestemming van de andere, die niet onredelijk geweigerd wordt, met dien verstande dat elke partij ze mag overdragen aan een verbonden onderneming of aan een rechtsopvolger bij een fusie of een overname van nagenoeg de volledige activiteit, mits kennisgeving aan de andere. Onderaanneming valt onder artikel 4.

17. Kennisgevingen

Kennisgevingen onder de Overeenkomst gebeuren schriftelijk aan de contactadressen in de Opdrachtbevestiging. E-mail geldt als schriftelijk, behalve voor kennisgevingen van beëindiging of van wezenlijke tekortkoming, die per e-mail worden verstuurd en per aangetekende zending bevestigd.

18. Algemeen

Is een bepaling ongeldig of niet-afdwingbaar, dan wordt ze vervangen door een geldige bepaling die het beoogde effect zo dicht mogelijk benadert, en blijft de rest van de Overeenkomst gelden. Het niet afdwingen van een recht houdt geen afstand van dat recht in. De Overeenkomst vormt de volledige afspraak tussen de partijen over dit onderwerp en vervangt elk eerder voorstel of elke eerdere afspraak. Wijzigingen zijn enkel geldig wanneer ze schriftelijk zijn en door beide partijen ondertekend.

19. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

De Overeenkomst wordt beheerst door het Belgisch recht, met uitsluiting van de verwijzingsregels en met uitsluiting van het Weens Koopverdrag.

Geschillen die niet in der minne geregeld raken, behoren tot de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken te Leuven, België.