Sold-to, ship-to, bill-to en payer in SAP: wie is nu eigenlijk je klant?

In SAP heeft elke verkooporder minstens vier partnerrollen: sold-to, ship-to, bill-to en payer. Vaak is dat vier keer dezelfde klant. Maar zodra je met grotere klanten werkt, met een aankoopdienst, een boekhouding en vestigingen op verschillende plaatsen, lopen die rollen uit elkaar.

De vraag die dan het vaakst terugkomt: als ik aan de ene partij verkoop en naar een andere factureer, bij wie staat de vordering dan in de boekhouding? In dit artikel leggen we de vier rollen uit aan de hand van een concreet voorbeeld, en bekijken we wat er aan beide kanten in de boekhouding gebeurt.

De vier partnerrollen

Elke rol beantwoordt een andere vraag over dezelfde order. Standaard vult SAP de sold-to ook in als ship-to, bill-to en payer. Je kan elke rol apart aanpassen, in de stamgegevens van de klant of op de order zelf.

Sold-to is de commerciële klant. Op basis van de sold-to bepaalt SAP welke prijzen en kortingen gelden, en onder de sold-to komt de omzet in je verkooprapportering terecht. Het btw-nummer op de factuur komt standaard ook van de sold-to.

Ship-to is het leveradres. Daar gaan de goederen naartoe, en de ship-to bepaalt ook zaken als de transportplanning en de leveringsvoorwaarden.

Bill-to is enkel de ontvanger van de factuur. Het adres van de bill-to staat op de factuur, en de factuur zelf (op papier, per mail of via EDI) gaat naar dat adres. Financieel speelt die rol in SAP nauwelijks mee.

Payer is de partij waarop de boekhouding draait. De openstaande vordering staat op de klantrekening van de payer, SAP controleert de kredietlimiet op de payer en de aanmaningen gaan naar de payer.

Wie denkt dat de bill-to de partij is die moet betalen, bedoelt eigenlijk de payer. De bill-to bepaalt waar de factuur naartoe gaat, de payer bepaalt op wiens rekening de vordering staat.

Een voorbeeld: koffiemachines voor een hotelgroep

Stel: je verkoopt professionele koffiemachines aan een hotelgroep met hotels in heel België.

• Sold-to: Hotel Group Belgium NV, de centrale aankoopdienst in Brussel. Zij onderhandelen het raamcontract en plaatsen de bestellingen, dus hun contractprijzen zijn van toepassing.
• Ship-to: het hotel in Gent dat de machine nodig heeft.
• Bill-to: het shared service center van de groep in Antwerpen, dat alle inkomende facturen verwerkt.
• Payer: opnieuw Hotel Group Belgium NV, of een holding die alle leveranciers centraal betaalt.

De aankoper onderhandelt, het hotel krijgt de machine, de boekhouding krijgt de factuur en de thesaurie betaalt. Eén order met vier adressen, en elk adres heeft een andere functie.

Wat gebeurt er in jouw boekhouding?

Als verkoper boek je één verkoop en één vordering. Die vier rollen zorgen niet voor vier boekingen.

• De omzet komt op je omzetrekening, met de sold-to als dimensie voor je verkoop- en margeanalyses.
• De vordering (debet klant, credit omzet en te betalen btw) komt op de klantrekening van de payer in FI-AR, de debiteurenadministratie van SAP.
• Komt de betaling binnen, dan punt je die af tegen de openstaande post van de payer.
• De bill-to komt in de boeking niet voor. Die bepaalt alleen waar de factuur naartoe gaat.

In het voorbeeld staat de vordering dus op Hotel Group Belgium NV (of op de holding), ook al ligt de factuur fysiek in Antwerpen.

En bij de klant?

Aan de kant van de klant hangt alles af van één vraag: zijn sold-to en bill-to dezelfde juridische entiteit?

Dezelfde vennootschap, andere adressen. Dit komt het vaakst voor. De bill-to is dan gewoon een adres, zoals “Hotel Group Belgium NV, t.a.v. boekhouding, Antwerpen”. De groep boekt één aankoopfactuur, trekt de btw af en boekt de kost via een kostenplaats op het hotel in Gent.

Verschillende vennootschappen. Hier moet je opletten. Op een factuur staan de naam en het btw-nummer van de klant met wie je het contract hebt. Is de sold-to vennootschap A, maar gaat de factuur naar vennootschap B, dan kan B de btw mogelijk niet aftrekken en moeten A en B de kost onderling doorrekenen.

Daarom zorgen de meeste bedrijven ervoor dat sold-to en payer dezelfde juridische entiteit zijn, en gebruiken ze de bill-to enkel om de factuur bij de juiste afdeling te krijgen.

Waarom dit belangrijk is voor je rapportering

Wie SAP-data in Power BI of Microsoft Fabric binnenhaalt, loopt hier vaak tegenaan. Je verkooprapportering en je debiteurenrapportering vertrekken elk van een andere klantrol. Haal je die door elkaar, dan krijg je cijfers die niet op elkaar aansluiten.

Een klant met veel omzet maar zonder openstaande posten is dus niet per se een fout. Het kan goed zijn dat een andere vennootschap uit dezelfde groep betaalt.

Kort samengevat

De sold-to is het contract en de prijzen. De ship-to is het leveradres. De bill-to is de brievenbus voor de factuur. De payer is de debiteur in je boekhouding.

Werk je met SAP-data en wil je rapporten waarin sales en finance dezelfde cijfers zien? Bij Data Panda bouwen we Power BI- en Fabric-oplossingen voor Vlaamse KMO's die dat soort verschillen van bij het begin juist modelleren. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.