Google of Microsoft? Wat past best bij je school

Vlaamse scholen krijgen tot 1 september 2026 om een ICT-beleidsplan op te leveren in het kader van het Digiplan, de opvolger van de Digisprong. Voor de meeste directies en ICT-coordinatoren duikt daarbij dezelfde vraag op: gaan we voor Google Workspace for Education of voor Microsoft 365 Education? Soms speelt die keuze al jaren zonder dat iemand er ooit formeel over besliste. De school heeft historisch een handvol Office-licenties, een paar leerkrachten gebruiken Classroom omdat ze dat van een vorige werkplek kennen, en op de speelplaats circuleren documenten in beide formaten.

De keuze speelt nu om drie redenen tegelijk. De Digisprong-laptops lopen tegen het einde van hun levensduur en moeten vervangen worden, met andere middelen via Digiplan. AI-tools voor leerlingen en leerkrachten zitten intussen in beide pakketten en het beleid daarrond moet je expliciet uitschrijven. En het ICT-beleidsplan dat tegen 1 september klaar moet zijn, dwingt je toch al om die keuze zwart op wit te zetten.

Goed nieuws: voor een erkende school is de basistier van beide pakketten gratis. De prijs beslist deze keuze dus niet. Wat dan wel? Dit artikel zet op een rij wat je in beide krijgt, waar het verschil voor een school echt zit, hoe het inhaakt op Smartschool en je leerlingadministratie, en wanneer je best voor wat kiest.

De gemene deler: wat zit er in beide pakketten?

Voor de meeste directies is het nuttig om bij de overlap te beginnen, want die is groter dan de marketing van beide kanten doet uitschijnen. Bij beide krijgt een erkende school:

• Mail en agenda voor leerkrachten en leerlingen, met een eigen domeinnaam.

• Cloud-opslag voor documenten, met deelrechten op niveau van klas of vakgroep.

• Een kantoorpakket waar je documenten, rekenbladen en presentaties in maakt, samen met collega's of leerlingen.

• Een platform om les te geven, opdrachten op te volgen en feedback te geven: Google Classroom of Microsoft Teams for Education.

• Video-vergaderen, voor afstandsonderwijs, oudercontact en leerkrachtenoverleg.

• Een admin-console waar je accounts, klassen, devices en rechten beheert.

• Een gratis basistier voor erkende scholen, met 100 TB gepoolde opslag voor de hele tenant.

De vraag is dus niet of het werkt. Beide pakketten werken voor een Vlaamse school. De vraag is welk pakket beter past bij hoe jouw school lesgeeft, welke devices je koopt, en welke software je nog gebruikt.

Wat Google Workspace for Education concreet biedt

Google's pakket draait rond Classroom. Een leerkracht maakt daar een klas aan, deelt opdrachten, geeft feedback, en zet rapportering op. De rest van het pakket (Docs, Sheets, Slides, Drive, Meet, Forms) hangt daar logisch aan vast.

De gratis basistier heet Education Fundamentals. Daarboven zijn er drie betalende uitbreidingen:

• Education Standard: extra securityrapportering, beheer van mobiele devices, Vault voor archivering van mail en documenten.

• Teaching and Learning Upgrade: rijkere lesfeatures (Meet-opnames, originaliteitsrapporten, grotere groepen) en 100 GB extra opslag per licentie.

• Education Plus: alles van de twee voorgaande samen, plus geavanceerde leerlinginzichten en 20 GB extra per licentie.

De drie sterke kanten voor een school:

• Chromebook-beheer. Als je devices Chromebooks zijn, beheer je ze vanuit dezelfde admin-console als je accounts. Honderden toestellen klaarzetten zonder image-tooling. De aanschafprijs ligt ook lager dan die van Windows-laptops in dezelfde klasse, wat in lager onderwijs vaak doorslaggevend is.

• Eenvoud van Classroom. Een leerkracht zonder ICT-achtergrond heeft Classroom op een namiddag onder de knie. De interface is overzichtelijk, met weinig opties die afleiden van de kerntaken.

• Samenwerken in real-time. Google Docs, Sheets en Slides zijn als webgebaseerde documenten ontworpen, dus tegelijk in hetzelfde document werken voelt natuurlijk aan. Dat helpt bij groepswerk in klas.

Op AI-vlak heeft Google het aanbod voor scholen recent uitgebreid. Gemini in Classroom is sinds 2025 beschikbaar in alle Education-edities, dus ook in de gratis Fundamentals-tier. De algemene Gemini-app is sinds begin 2026 een core Workspace-dienst voor leerlingen van alle leeftijden, met striktere contentfilters voor minderjarigen. NotebookLM volgt dezelfde lijn. Volledige Gemini-integratie in Docs, Slides, Forms en Vids voor leerlingen vanaf 18 jaar zit in de betalende tiers (Plus of Teaching and Learning Upgrade). Welke functies in welk tier vallen, check je best op het moment van je beslissing, want het aanbod schuift om de paar maanden.

Wat Microsoft 365 Education concreet biedt

Bij Microsoft staat Teams for Education centraal: lesgeven, vergaderen en samenwerken haken er in elkaar. Daarrond zitten de Office-apps die veel leerlingen later terugzien in bedrijven en openbare diensten: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote.

De gratis basistier voor erkende scholen heet A1. Daarboven:

• A3: Office-apps installeerbaar op vijf devices per gebruiker, geavanceerder beheer met Intune for Education, +50 GB opslag per betalende licentie.

• A5: alles van A3 plus Microsoft Defender for Office 365, geavanceerde analytics en compliance, +100 GB opslag per licentie. Voor de meeste scholen overkill.

De drie sterke kanten voor een school:

• Office-bestandsformaten. Documenten die ouders, bedrijven en stagebegeleiders sturen, zijn in praktijk Word en Excel. Wie in Microsoft 365 zit, opent en bewerkt die zonder conversie. Die compatibiliteit lijkt klein, maar telt op een schooljaar honderden keren.

• Toegankelijkheid in de klas. Microsoft heeft sterke tools voor leerlingen met dyslexie, leesachterstand of taalverwerving: Immersive Reader in Word, OneNote en Teams, en Reading Progress en Reading Coach waarmee leerlingen een tekst inlezen die door AI wordt nagelezen op uitspraak en tempo. Veel scholen kiezen Microsoft net om deze hoek.

• Class Notebook. Een OneNote-notitieboek per klas, met een prive-deel voor elke leerling, een gemeenschappelijke ruimte, en een lesvoorbereidingsdeel voor de leerkracht.

Op AI-vlak rolde Microsoft Copilot Chat in de loop van 2025 uit voor leerlingen vanaf 13 jaar. Dat zit zonder meerkost in elke Education-tier (A1 inclusief), op voorwaarde dat de school-admin het expliciet activeert. De volledige Microsoft 365 Copilot add-on, met Copilot in Word, Excel, PowerPoint en Teams, is sinds december 2025 beschikbaar als academisch abonnement per gebruiker per maand. Onder de 13 jaar is Copilot niet beschikbaar, ook niet via een leerkrachten-account dat een leerling gebruikt.

De licenties naast elkaar

Lijstprijzen in USD, peildatum april 2026. Vlaamse scholen kopen via een lokale reseller in EUR; onderstaande cijfers zijn richtwaardes om mee te vergelijken, niet de uiteindelijke factuur.

Twee kanttekeningen die de rekening bepalen. Bij Google moet je sinds 2025 elke medewerker onder een betalende licentie zetten als je Standard of Plus afneemt; de oude regel van een gratis medewerker-licentie per vier leerling-licenties is weg. Bij Microsoft zit aan elke betalende medewerker-licentie nog steeds een Student Use Benefit van tot veertig leerling-licenties van dezelfde tier vast, wat het verschil in totale kost voor scholen met veel leerlingen aanzienlijk verkleint. Een eerlijke vergelijking vraagt dus dat je beide modellen op je eigen leerling/medewerker-verhouding rekent.

De zes verschillen die voor jou als school van belang zijn

1. Past het pakket bij de toestellen die je gebruikt

Chromebooks zijn ontworpen rond Google. Goedkoper in aanschaf, snel klaar voor gebruik, weinig onderhoud, beperkt voor zware desktopsoftware. Windows-laptops draaien beide pakketten goed, maar leveren hun grootste voordeel als je in Microsoft zit, vooral met de desktop-Office in A3 of A5. iPads werken met allebei. De devicekeuze trekt de pakketkeuze meestal mee. De meeste secundaire scholen kregen onder Digisprong Windows-laptops, wat in praktijk Microsoft-keuzes meebracht. Bij de vervanging onder Digiplan ligt die keuze opnieuw open.

2. Worden alle bestandsformaten ondersteund

Een ouder mailt een doktersattest in Word. Een stagebedrijf stuurt een Excel-template voor het stageverslag. De gemeente bezorgt formulieren als Word- of PDF-document. Wie hier dagelijks in werkt, zit in praktijk comfortabeler in Microsoft. Wie in Google zit, opent die documenten ook (Drive zet ze om), maar bij complexe Excel-rekenbladen of Word-documenten met veel opmaak merk je dat verschil.

3. Stijl van het LMS

Classroom is licht. Een opdracht aanmaken kost drie klikken. Voor een leerkracht die geen tijd heeft om te leren, is dat een voordeel. Teams for Education is rijker: kanalen, vergaderingen, opdrachten, OneNote, polls, externe apps. Kost meer leertijd, maar geeft een leerkracht ook meer mogelijkheden. Wat past bij jouw schoolcultuur is een vraag voor de leerkrachten zelf, niet voor het ICT-team alleen.

4. Toegankelijkheid

Microsoft loopt hier voor. Immersive Reader leest tekst voor, scheidt lettergrepen, vertaalt, en past lijnafstand aan, en zit ingebed in Word, OneNote en Teams. Reading Progress en Reading Coach laten leerlingen een tekst inlezen die door AI wordt nagelezen op uitspraak en tempo. Voor scholen met veel leerlingen NT2 of leerlingen met dyslexie is dat een serieus argument. Google heeft eigen toegankelijkheidstooling, maar minder diep verweven in de apps.

5. AI-toegang voor leerkrachten en leerlingen

Beide pakketten hebben een AI-assistent: Gemini bij Google, Copilot bij Microsoft. Wat ze doen, lijkt sterk op elkaar: tekst herschrijven, samenvatten, ideeen genereren, in Excel of Sheets data analyseren. Wat verschilt, zijn de leeftijdsgrenzen, de exacte features per tier, en wie het moet activeren. Bij Microsoft is Copilot Chat zonder meerkost beschikbaar vanaf 13 jaar als de admin het inschakelt; volle Copilot in de Office-apps is een betalende add-on. Bij Google zit Gemini in Classroom in alle edities, en de Gemini-app voor alle leeftijden, met de zwaardere features in Plus en Teaching and Learning Upgrade. Schrijf in je ICT-beleid principes uit, geen feature-lijsten, want het aanbod verandert om de paar maanden.

6. Datalokatie en privacy

Beide bieden EU-datacenters voor schooldata, beide hebben verklaringen rond GDPR-conformiteit, en in de Education-tiers gebruikt geen van beide schooldata voor advertenties. De Vlaamse onderwijskoepels publiceren regelmatig richtlijnen rond welk pakket onder welke voorwaarden ingezet kan worden, vooral voor data van minderjarigen. Volg die richtlijnen, ze zijn de juridische bovenkant van wat je IT-team kan beslissen.

Integratie met je bestaande schoolsoftware

Een Vlaamse school werkt zelden alleen met Google of Microsoft. Daarboven (of daarnaast) draaien een leerlingadministratiepakket, een leerlingvolgsysteem, een communicatieplatform voor ouders, en een handvol educatieve apps. Belangrijk om te weten: bijna al die software koppelt langs beide kanten.

• Smartschool heeft single sign-on naar beide kanten. Leerkrachten en leerlingen klikken in Smartschool op een link en zitten in hun Google- of Microsoft-omgeving zonder opnieuw aan te melden. Office-bestanden zijn binnen Smartschool zelf bewerkbaar via Word, Excel en PowerPoint in de browser. Teams-vergaderingen plannen kan vanuit Smartschool, en resultaten van Teams-opdrachten zijn terug te importeren. Aan Google-kant werkt de SSO en deelfunctionaliteit gelijkaardig. De keuze tussen Google en Microsoft beinvloedt je Smartschool-gebruik dus weinig.

• Informat, Wisa, en andere leerlingadministratiepakketten bieden klaslijst-koppelingen naar Google en Microsoft. De exacte aanpak hangt af van je pakket en je versie, maar de mogelijkheid is er bij beide.

• Educatieve apps zoals Bingel, Scoodle Play en Bookwidgets ondersteunen beide identity providers. Leerlingen melden aan met hun school-account, of via Smartschool als tussenlaag.

• Uitgevers zoals Van In, Plantyn en die Keure ondersteunen beide pakketten.

Concreet: je hoeft niet te denken in termen van "wij zijn een Smartschool-school dus we moeten X". Smartschool is geen reden om voor een kant te kiezen, en de meeste educatieve apps evenmin.

Wanneer kies je best welk pakket?

Geen enkele beslisregel werkt voor elke school, maar er zijn wel een paar patronen die in praktijk vaak terugkomen.

Kies eerder Google als:

• Je in lager onderwijs of eerste graad zit en met Chromebooks of goedkope devices wil werken. De combinatie Chromebook plus Workspace is in totale beheerskost vaak de laagste.

• Je leerkrachtenkorps weinig ICT-affiniteit heeft en je een platform zoekt dat ze op een namiddag onder de knie krijgen.

• Je veel groepswerk en samen-schrijven inplant en je wil dat dat zonder gedoe in de browser werkt.

• Je leerlingenpopulatie jonger is dan 13 jaar: dan zit Copilot Chat sowieso buiten bereik en is het AI-aanbod voor scholen vergelijkbaar of in Google's voordeel.

Kies eerder Microsoft als:

• Je secundair onderwijs aanbiedt waar leerlingen later in bedrijven of overheid Office terugzien. Wie in zijn schoolloopbaan Word en Excel onder de knie krijgt, heeft daar zes jaar later voordeel van.

• Je veel leerlingen hebt met dyslexie, taalmoeilijkheden, of leerachterstand. Immersive Reader, Reading Progress en Reading Coach zijn een sterk argument.

• Je STEM, technisch of beroepsonderwijs aanbiedt en wil aansluiten bij wat in bedrijven draait.

• Je secretariaat al jaren in Office zit en je dat niet door een schoolbrede omschakeling wil halen.

• Je Digisprong-laptops Windows-machines zijn en je voorlopig op die hardware verder bouwt.

Blijf staan waar je staat als:

• Je school al meerdere jaren diep in een van beide zit, met klaslijsten, gebruiksgewoontes en jaarplanningen die er op draaien. Wisselen is technisch haalbaar, maar de reele kost zit in heropleiding van leerkrachten en de fricties tijdens een schooljaar. In negen op tien gevallen weegt het voordeel niet op tegen die kost.

Hybride is mogelijk, maar niet gratis. Sommige scholen draaien beide tegelijk: leerkrachtenkorps in Microsoft, leerlingen in Google, of omgekeerd. Het werkt, maar telt voor je ICT-coordinator als twee scholen tegelijk beheren: dubbele provisioning, dubbele incident-flows, dubbele licentie-administratie, dubbel beleid rond AI en privacy. Doe het alleen als je daar bewust budget en tijd voor uittrekt.

Het kleine lettertje van "gratis"

Beide basistiers zijn gratis voor erkende scholen, maar dat betekent niet dat het pakket onbeperkt is.

• Opslag is begrensd. Beide kanten geven 100 TB gepoolde opslag aan elke schooltenant. Bij Microsoft zit daar boven een individuele cap: in A1 maximaal 100 GB OneDrive per gebruiker. Voor een school van 800 leerlingen die allemaal video-opnames lokaal opslaan, kan die schoolbrede pool sneller vollopen dan je denkt. Plan voor drie tot vijf jaar vooruit, niet voor de eerste september.

• De interessantste features zitten boven de basistier. Geavanceerde rapportering, betere AI-toegang voor leerlingen in Office of Docs, retention-policies, advanced security: dat zit telkens in een betalend tier. Microsoft 365 Copilot als full add-on is een academisch abonnement per gebruiker per maand. Welke school welke uitbreiding nodig heeft, hangt af van schaal en risicoprofiel.

• Devices zijn niet inbegrepen. Het pakket is gratis, de Chromebooks of laptops niet. Reken in je TCO-berekening de devices, het beheer ervan, en de helpdesk-uren mee. Het Digiplan voorziet middelen tot eind 2027, maar die zijn beperkt en moeten verspreid worden over hardware, infrastructuur en opleiding.

• Migreren kost altijd geld. Wie nu wisselt, betaalt niet alleen in licenties (mogelijk gratis) maar in tijd: data overzetten, leerkrachten opleiden, gewoontes ombouwen. Reken op een schooljaar voor een school van 500 leerlingen.

Wat je voor 1 september 2026 rond moet hebben

Het ICT-beleidsplan dat onder Digiplan voor 1 september 2026 klaar moet zijn, vraagt expliciete keuzes. Vijf concrete stappen die je dit schooljaar nog kunt zetten.

1. Inventariseer wat je leerkrachten vandaag al gebruiken. Niet wat het beleid voorschrijft, maar wat ze in praktijk openzetten op maandagochtend. Een korte rondvraag bij elke vakgroep volstaat. Het resultaat is vaak verrassend.

2. Vraag bij Smartschool en je leerlingadministratie welke koppelingen vandaag actief zijn. Sommige scholen denken in Google te zitten en blijken in praktijk hun klaslijsten naar beide kanten te syncen, of omgekeerd. Het beeld dat je krijgt, helpt je later beslissen.

3. Test vier tot zes weken in een klasgroep. Niet schoolbreed, niet de hele eerste graad, maar een klas en een enthousiaste leerkracht. Laat ze eerlijk rapporteren over wat werkt en wat irriteert.

4. Beslis bewust over AI in je beleid. Welke tools, voor welke leeftijdsgroep, met welke regels rond bronvermelding en huiswerk. Dit hoort expliciet in je ICT-beleidsplan, en je hoeft het niet alleen op te lossen: koepels en pedagogische begeleidingsdiensten hebben modeltekst beschikbaar.

5. Schrijf een pagina ICT-beleid. Welk pakket, voor wie, met welke regels rond AI, communicatie met ouders, en data. Een pagina, geen dertig. Toets ze bij je leerkrachten voor je ze publiceert. De rest van het ICT-beleidsplan kan daarop bouwen.

De keuze die je leerkrachten maken

Op papier kun je een vergelijking maken die op feature-niveau de ene of de andere kant wint. In praktijk is de keuze veel eenvoudiger: welk pakket wensen je leerkrachten? Een platform dat technisch beter is maar dat een leerkracht na drie weken laat liggen, voegt niets toe aan je onderwijs. Een platform dat ze elke dag spontaan gebruiken, weegt zwaarder dan elke feature-vergelijking. Begin daarom bij je leerkrachten en hun lespraktijk.