Coupa-connector

Gebruik je Coupa-data voor rapportering, automatisatie en AI.

Data Panda brengt je Coupa-data samen met de data uit de rest van je bedrijf. Vanop één plek maken we er dashboards, workflows, AI-toepassingen en apps van die je team elke dag gebruikt.

Over Coupa

De procurement-, sourcing- en AP-ruggengraat van een grote onderneming.

Coupa is in 2006 in San Mateo opgericht door Dave Stephens en Noah Eisner, ging in oktober 2016 naar de NASDAQ en werd in februari 2023 door Thoma Bravo van de beurs gehaald in een deal van 8 miljard dollar. Het product begon als cloud-procurement en groeide uit tot wat Coupa vandaag Business Spend Management noemt: aanvragen, bestelbonnen, leveranciersbeheer, sourcing-events, contracten, factuur-automatisatie, onkosten, betalingen en treasury, allemaal op één platform. Het klantenbestand zit stevig in de Fortune 1000 en het grote mid-market-segment, met meer dan 3.000 organisaties en jaarlijks meerdere biljoen dollar aan uitgaven die door het platform passeert.

Coupa is geen grootboek. Het is de laag waar de uitgave wordt aangevraagd, gesourced, gecontracteerd, goedgekeurd en gematcht, en pas daarna in NetSuite, SAP, Oracle of Dynamics 365 F&O wordt geboekt. Dat betekent dat de meeste vragen die een CPO of CFO echt stelt eerst in Coupa leven: welke business units nog buiten contract kopen, welke leveranciers zes weken nodig hebben om opgezet te raken, waar contractprijzen en factuurprijzen uit elkaar lopen, en hoeveel van de besparingen die een sourcing-event vorig jaar beloofde, ook effectief in de gerealiseerde facturen opdook. Dat naar een warehouse halen is het moment waarop die vragen geen kwartaalpresentatie meer zijn, maar een live beeld naast de werkelijke cijfers van het grootboek, de HR-lijst en de operationele systemen die de uitgave moesten dragen.

Waar je Coupa-data voor dient

Wat je krijgt zodra Coupa gekoppeld is.

Spend-rapportering over de hele source-to-pay-keten

Maverick-spend, trage leveranciers-onboarding en prijsdrift op één splitsing, naast de werkelijke boekhouding.

Maverick-spend per business unit, per categorie, per koper
Doorlooptijd van leveranciers-onboarding per stap en per eigenaar
Prijsverschil tussen contract en factuur per leverancier en per artikel

Automatisatie over systemen heen

Houd Coupa in sync met het grootboek, de CRM en de systemen waar de vraag begint.

Goedgekeurde bestelbonnen en gematchte facturen geboekt in NetSuite, SAP of Dynamics 365 F&O met kostenplaats intact
Wijzigingen in een Salesforce-account gespiegeld naar de Coupa-leveranciers- of klantfiche
Slack-goedkeuringen op aanvragen en facturen boven een drempel

AI-toepassingen

Gebruik Coupa-historiek voor sourcing-, leveranciersrisico- en factuur-anomalie-werk dat de standaardpakketten niet trekken.

Voorspelling van gerealiseerde besparingen op toegewezen sourcing-events versus gefactureerde uitgaven
Leveranciersrisico-score op betaalhistoriek, onboarding-ouderdom en contract-concentratie
Detectie van dubbele facturen en prijs-anomalieën over entiteiten en valuta heen

Custom apps op je data

Interne tools op Coupa-data voor mensen die geen Coupa-licentie nodig zouden hoeven hebben.

Koper-scorebord met doorlooptijd, off-contract-aandeel en aantal vastgelopen aanvragen
Business-unit-portaal voor uitgaven, gekoppeld aan het live budget en de openstaande verbintenissen
Werkbank voor leveranciers-onboarding met risico-score en check op volledigheid van documenten

Use cases

Use cases die we met Coupa-data leveren.

Een lijst van concrete rapporten, automatisaties en AI-toepassingen die we op Coupa-data hebben gebouwd. Kies er een die bij je situatie past.

Maverick-spendOff-contract uitgaven per business unit, per categorie en per koper.

Leveranciers-onboardingDagen van uitnodiging tot actieve leverancier per stap en per eigenaar.

Contract versus factuurWaar gefactureerde eenheidsprijzen wegliepen van de contractprijs.

Sourcing-besparing gerealiseerdToegewezen besparing per event tegenover wat effectief in facturen verscheen.

Aanvraag-agingOpenstaande aanvragen per stap en goedkeurder, met de traagste schakels.

PO-naar-factuur-matchSlaagpercentage van de driewegsmatch en de typische faalredenen.

Openstaande verbintenissenGoedgekeurde bestelbonnen die nog niet gefactureerd zijn, per entiteit en leverancier.

LeveranciersconcentratieTopleveranciers per uitgavenaandeel met single-source-afhankelijkheid in beeld.

Onkosten versus beleidOut-of-policy onkostennota's per kostenplaats en per indiener.

Contracten op vervaldatumContracten die binnen 90 dagen aflopen, met de uitgaven die eraan hangen.

Tail-spend opkuisenLange staart van kleine leveranciers en de categorieën die ze voeden.

Spend-dashboard per entiteitCoupa-data per rechtspersoon voor groepen met veel dochters.

Echte vragen uit de praktijk

Antwoorden die je eindelijk krijgt.

Hoeveel van de besparingen van de sourcing-events van vorig jaar zijn echt in de gerealiseerde facturen geland?

Toegewezen eenheidsprijzen per sourcing-event lijn voor lijn gematcht aan de facturen die nadien binnenkwamen, per leverancier en per business unit. Het gat tussen de besparing die het procurement-team aankondigde en de besparing die het grootboek ooit zag, is geen discussie meer tussen procurement en finance maar een cijfer op een dashboard.

Welke business units kopen nog buiten contract, en waar?

Maverick-spend per BU, per categorie en per koper, met het contract dat de aankoop had moeten dekken vermeld op elke gemarkeerde regel. Het gesprek schuift van een algemene compliance-herinnering naar een lijst van drie kopers en vier categorieën waar het grootste deel van het lek zit.

Waar lopen contractprijzen en factuurprijzen uit elkaar, en welke leveranciers drijven dat?

Per artikel en per leverancier de gefactureerde eenheidsprijs vergeleken met de contractprijs over de laatste twaalf maanden, met de cumulatieve drift in echte euro's. Het recovery-gesprek met de leverancier vertrekt plots van een cijfer in plaats van een gevoel.

Waarde voor iedereen in de organisatie

Wat elke functie eruit haalt.

Voor finance leads

Openstaande verbintenissen, slaagpercentage van de driewegsmatch, prijsverschil tussen contract en factuur en gerealiseerde sourcing-besparingen dagelijks ververst, met de Coupa-workflowdata naast de werkelijke cijfers in NetSuite, SAP of Dynamics 365 F&O. Reserveringen bij maandafsluiting zijn geen giswerk meer over welke goedgekeurde bestelbonnen nog op tijd gefactureerd raken.

Voor sales leads

Waar Coupa ook leveranciersfiches houdt die naar klanten verwijzen, wordt de overlap met Salesforce-accounts zichtbaar: een prospect die ook een trage betaler is bij een zusterentiteit, komt naar voren vóór het volgende kortingsgesprek, met betaalhistoriek op de fiche.

Voor operations

Maverick-spend per business unit, doorlooptijd van leveranciers-onboarding en tail-spend-categorieën zichtbaar per koper en per site. Ops-verantwoordelijken vangen de site die rond het contract koopt en de leverancier die zes weken nodig heeft om opgezet te raken, vóór de volgende kwartaalreview ze benoemt.

Ideeën

Wat je met Coupa kan automatiseren.

Connecteer met NetSuite

Boek Coupa-bestelbonnen en gematchte facturen in NetSuite met dimensies intact

Goedgekeurde bestelbonnen en driewegs-gematchte facturen uit Coupa komen in NetSuite als verbintenissen en AP-boekingen, met dochter, locatie, afdeling, klasse en project op elke regel bewaard. Openstaande verbintenissen en gematchte facturen landen binnen enkele uren in het NetSuite-grootboek, zodat reserveringen bij maandafsluiting geen giswerk meer zijn over welke Coupa-bestelbonnen nog op tijd gefactureerd raken.

Connecteer met MS Dynamics 365 Finance and Operations (AX)

Houd Coupa-source-to-pay in sync met Dynamics 365 Finance and Operations

Voor groepen die Dynamics 365 F&O als enterprise-ERP draaien, lopen Coupa-aanvragen, bestelbonnen en gematchte facturen door naar de juiste rechtspersoon in F&O met kostenplaats, project en product als dimensies ingevuld. Procurement houdt de source-to-pay-workflow in Coupa, finance houdt het grootboek in F&O, en de twee lopen niet meer uit elkaar op openstaande verbintenissen en leveranciersfiches.

Connecteer met Salesforce

Spiegel Salesforce-accounts in de Coupa-leveranciers- en klantfiche

Salesforce-accounts die ook Coupa-leveranciers of -klanten zijn, blijven op één lijn op btw-nummer, betaalvoorwaarden, contact en adres. Nieuwe leveranciers die uit een Salesforce-account ontstaan, komen in Coupa als klad-leveranciersfiche met de juiste goedkeuringsroute, zodat procurement achteraf geen ontbrekende onboarding-documenten moet najagen wanneer er al een contract loopt.

Connecteer met Slack

Stuur Coupa-goedkeuringen op aanvragen en facturen naar Slack

Aanvragen en facturen boven een ingestelde drempel sturen een goedkeuringsvraag naar het juiste Slack-kanaal of DM, met leverancier, bedrag, contractverwijzing en kostenplaats-codering op de kaart. De goedkeurder beslist in Slack, het antwoord komt terug in Coupa, en de aanvraagwachtrij wacht niet meer op e-mailherinneringen om te kloppen.

Je bestaande tools

Je data komt in een warehouse terecht. Je BI-tools lezen eruit.

Je houdt de rapporteringstool die je al hebt. Wij koppelen hem aan het warehouse waar je Coupa-data staat.

Power BI Microsoft

Fabric Microsoft

Snowflake Data warehouse

BigQuery Google

Tableau Visualisatie

Excel Spreadsheets & draaitabellen

In drie stappen

Van Coupa naar antwoorden in drie stappen.

Veilig koppelen

OAuth-authenticatie. Standaard read-only. Wij tekenen een DPA en je admin houdt de sleutels.

Landen in je warehouse

Data stroomt naar je warehouse op het schema dat jij kiest. Bijna real-time of 's nachts, aan jou. Jij bent eigenaar.

Rapportering, automatisatie, AI

We bouwen het eerste dashboard, de eerste workflow of AI-toepassing samen met jou, en geven de sleutels over. Of we blijven erbij voor doorlopende levering.

Twee manieren om met ons te werken

Kies het traject dat past bij jouw team.

Traject 01

Zelf doen

Wij zetten de basis op. Jouw team bouwt erop verder.

Coupa-connector geconfigureerd en draaiend
Warehouse opgezet in jouw cloud-account
Propere toegang voor je Power BI-, Fabric- of Tableau-team
Documentatie over wat er in het datamodel zit
Sync-monitoring zodat je gewaarschuwd wordt voor rapporten stukgaan

Beste match Teams die al een BI-analist of data engineer in huis hebben en zelf willen bouwen.

Traject 02

Wij doen het voor je

Wij bouwen het geheel, van A tot Z.

Alles uit Zelf doen
Dashboards gebouwd op de vragen die je team effectief stelt
Automatisaties tussen je systemen
AI-workflows afgestemd op taken die je team dagelijks draait
Custom apps waar een dashboard niet volstaat
Doorlopende levering op een tempo dat past bij je team

Beste match Teams zonder BI- of dev-capaciteit in huis. Jij zegt wat je nodig hebt en wij leveren het.

Voor je een gesprek boekt

Veelgestelde vragen.

Wie is eigenaar van de data?

Jij. Ze komt in jouw warehouse terecht, op jouw cloud-account. Wij verkopen ze niet door en aggregeren ze niet. Stop je met ons, dan blijft het warehouse van jou en blijft het draaien.

Hoe vers is de data?

Bijna real-time voor de meeste operationele systemen. Voor zwaardere bronnen plannen we per uur of per nacht. Je kiest op basis van wat de rapporten nodig hebben.

Moet ik al een warehouse hebben?

Nee. Heb je er geen, dan helpen we je er een kiezen en zetten we het op als deel van de eerste levering. Gangbare startpunten zijn Snowflake, Microsoft Fabric of een kleine Postgres-start.

Vervangt Coupa NetSuite, SAP of Dynamics 365 F&O?

Nee. Coupa is de Business Spend Management-laag waar aanvragen, bestelbonnen, sourcing-events, contracten, facturen en onkosten ontstaan, goedgekeurd en gematcht worden. De boeking gaat nog altijd naar het ERP. Deze connector haalt de Coupa-workflowdata binnen, zodat ze in je warehouse naast de werkelijke cijfers van het grootboek staat, met de dimensies intact.

Welke Coupa-modules dekt de connector?

De connector leest het source-to-pay-oppervlak dat Coupa via zijn API blootstelt: aanvragen, bestelbonnen, facturen, leveranciers, onkosten, contracten, sourcing-events en goedkeuringen. Als je tenant add-on-modules heeft zoals Treasury of specifieke sectorpakketten, breiden we het schema uit tijdens de scoping in plaats van achteraf.

GDPR-conform

Data blijft in de EU

Jij bent eigenaar van het warehouse

Eerste oplevering live in vier tot zes weken.

We bekijken je Coupa-opzet en de systemen eromheen. Samen kiezen we wat we als eerste bouwen.

Plan een gesprek Bekijk onze andere connectors