Planday-connector

Gebruik je Planday-data voor rapportering, automatisatie en AI.

Data Panda brengt je Planday-rota, prikklok- en verlofdata samen met de rest van je business. Vanop één plek maken we er dashboards, workflows, AI-toepassingen en apps van die je operations, finance en HR elke dag gebruiken.

Over Planday

Het shift-planningssysteem achter uurteams in horeca, retail en zorg.

Planday is een workforce-management-platform voor uurteams in shift, vandaag onderdeel van de Xero-groep. Klanten zitten in horeca, retailketens, zorg- en welzijnsorganisaties, fitness en entertainment, met lokale ondersteuning in onder meer het VK, de Scandinavische landen, Duitsland, Frankrijk, Italië, Spanje en de rest van Europa.

Voor ops, finance en HR is Planday het registratiesysteem voor alles wat rond een shift gebeurt: rota's per vestiging en departement, personeelsfiches en contracten, prikklok-in en -uit via de mobiele app, verlofaanvragen en saldi, shift-swaps, geplande tegenover effectieve uren, overuren en de loonkostlijnen die eruit volgen. De ingebouwde rapporten dekken het dagelijkse. De zwaardere vragen, zoals hoe het loonkostpercentage tegenover de omzet per vestiging deze maand bewoog, waar de forecast op covers tegenover shifts marge weglekt, of welke managers de rota consistent te laat publiceren, zitten tussen Planday, de POS en de boekhouding in. Planday naar een warehouse trekken is hoe die antwoorden geen maandagochtend-Excel meer zijn.

Waar je Planday-data voor dient

Wat je krijgt zodra Planday gekoppeld is.

Workforcerapportering

Loonkost, overuren, no-shows en forecastnauwkeurigheid gekoppeld aan omzet per vestiging en per dagdeel.

Loonkostpercentage per vestiging, dagdeel en shifttype
Overuren en avond- of weekendpremies per team en manager
Forecast tegenover effectieve uren, per week en vestiging

Procesautomatisatie

Zet shift-, prikklok- en verlofevents om in het juiste werk verderop, zonder mail van de manager.

Stuur Planday-uren naar je payroll-provider bij sluiting van de cyclus
Trigger een open-shift-oproep wanneer iemand zich ziek meldt
Signaleer rota's die minder dan zeven dagen voor de week live gaan

AI-toepassingen

Gebruik shift-, verlof- en omzethistoriek om vraag te voorspellen en de rota strakker te maken.

Voorspel covers of transacties per vestiging, dag en uurblok
Scoor no-show-risico per medewerker op shift, dag en gegeven voorbericht
Stel shift-swaps voor die contracturen en vereiste skills respecteren

Custom apps op je data

Kleine tools voor ops, finance en HR op Planday-data, in plaats van nog een Excel.

Loonkost-cockpit met omzet, uren en forecast naast elkaar
Open-shift-bord over vestigingen met skill- en contractfilters
Managerscorecard op rota-publicatietijd, overuren en no-show-ratio

Use cases

Use cases die we met Planday-data leveren.

Een lijst van concrete rapporten, automatisaties en AI-toepassingen die we op Planday-data hebben gebouwd. Kies er een die bij je situatie past.

LoonkostpercentageLoonkost als aandeel van de omzet, per vestiging, dagdeel en shifttype.

OverurenOveruren en premies per team, manager en loonperiode.

Forecast tegen effectiefGeplande uren tegenover gewerkte uren, naast de omzet.

No-show-ratioZiekmeldingen en no-shows per vestiging, weekdag en gegeven voorbericht.

Publicatietijd van rotaDagen tussen het publiceren van een rota en de start van de week.

Snelheid om shift te vullenTijd tussen een open shift en een bevestigde vervanger, per vestiging.

ContracturendekkingGeplande uren tegenover contracturen per medewerker en loonperiode.

VerlofconcentratieGoedgekeurd verlof per week en team, geprojecteerd op de vraagvoorspelling.

Rota-kwaliteit per managerPublicatietijd, wijzigingen na publicatie en overurensplit per manager.

Omzet per gewerkt uurPOS-omzet per gewerkt uur, per vestiging en dagdeel.

Multi-site-beeldGroeps-KPI's met doorklik per vestiging in één rapport.

Loonperiode-auditUren die naar payroll gaan, gematcht aan prikklok en goedkeuringen.

Echte vragen uit de praktijk

Antwoorden die je eindelijk krijgt.

Wat doet ons loonkostpercentage per vestiging deze maand?

Gewerkte uren uit Planday tegen het juiste contractloon, gedeeld door POS-omzet per vestiging en dagdeel. Vestigingsverantwoordelijken zien welke dagdelen al vroeg in de week voorbij het loonkost-target schieten, in plaats van het pas via een finance-mail na de afsluit te horen.

Hoe nauwkeurig is onze shift-forecast tegenover de covers die we effectief draaiden?

Geplande uren per vestiging, dag en uurblok vergeleken met omzet of covers uit de POS, met de afwijking opgesplitst per manager. Het patroon van structureel te veel volk op de stille dinsdagen en te weinig op zaterdagmiddag wordt zichtbaar voor het volgende loonkost-budgetgesprek, niet erna.

Welke managers publiceren de rota te laat?

Tijd tussen rota-publicatie en de week die ze dekt, per manager en vestiging, met aanpassingen na publicatie apart geteld. Operations ziet welke vestigingen consistent onder de zeven dagen blijven en wat dat kost aan last-minute swaps, overuren en no-shows.

Waarde voor iedereen in de organisatie

Wat elke functie eruit haalt.

Voor finance leads

Loonkost opgesplitst per vestiging, contracttype en dagdeel, afgestemd met payroll en POS-omzet. Overuren en avond- of weekendpremies staan in beeld tijdens de periode zelf, niet pas in een payroll-verrassing de week erna.

Voor sales leads

Omzet per gewerkt uur naast de rota die ze opleverde, per vestiging en dagdeel. Commerciële verantwoordelijken zien welke vestigingen met dezelfde loonbudget meer uit hun bezoekers halen en welke aan dezelfde headcount geld laten liggen.

Voor operations

Forecast tegenover effectieve uren, no-show-ratio en rota-publicatietijd per vestiging op één dashboard. De maandagochtend-call gaat over welke managers volgende week hulp nodig hebben, niet over wiens export juist is.

Ideeën

Wat je met Planday kan automatiseren.

Connecteer met Xero

Stuur Planday-uren naar Xero-payroll bij sluiting van de cyclus

Goedgekeurde uren, overuren en avond- of weekendpremies uit Planday komen in Xero terecht als de juiste loonposten per medewerker en loonperiode, opgesplitst per vestiging en kostencentrum. De payroll draait op wat de rota effectief produceerde, niet op een manuele herklassering de dag voor de aangifte, en het loonkost-cijfer op het managementrapport komt overeen met wat van de bank gaat.

Connecteer met Mews

Leg Planday-shifts naast Mews-covers en verkochte kamers

Planday-shifts en gewerkte uren per vestiging en dagdeel worden gekoppeld aan de verkochte kamers, F&B-covers en aankomstpatroon die Mews al registreert. Hotel-ops ziet het loonkostpercentage per outlet tegenover de echte vraag, en revenue managers zien of de rota voor volgende week past bij de pickup-curve die ze voor zich hebben.

Connecteer met Apicbase

Match Planday-keukenuren aan Apicbase-recepten en food cost

Gewerkte keukenuren uit Planday per vestiging en dagdeel worden gekoppeld aan het assortiment dat Apicbase live heeft en de theoretische food cost erachter. F&B-verantwoordelijken zien of de uren achter een menu de marge halen die de menu-engineering voorspelde, en de afsluitweken waarin de loonkost over plan loopt, verstoppen zich niet meer achter een gezonde theoretische food cost.

Connecteer met Slack

Duw open shifts en rota-wijzigingen in het juiste Slack-kanaal

Nieuwe open shifts, last-minute swaps en goedgekeurd verlof uit Planday landen in het juiste vestigings- of departementskanaal in Slack, met de juiste manager gepingd op wijzigingen die morgen raken. Vestigingsverantwoordelijken jagen geen vervangers meer achterna in een aparte WhatsApp-groep, en het spoor van wie welke shift opnam, staat naast de rota die ze opleverde.

Datamodel

Tabellen die we beschikbaar maken.

Dit zijn de 3 tabellen die we vandaag uit Planday naar je warehouse halen. Je bevraagt ze rechtstreeks in SQL, koppelt ze aan de rest van je stack, of bouwt er rapporten op.

Employees
Shifts
Shifttypes

Mis je een tabel? We kunnen de sync uitbreiden. Laat ons weten wat je mist en we bouwen het erbij.

Je bestaande tools

Je data komt in een warehouse terecht. Je BI-tools lezen eruit.

Je houdt de rapporteringstool die je al hebt. Wij koppelen hem aan het warehouse waar je Planday-data staat.

Power BI Microsoft

Fabric Microsoft

Snowflake Data warehouse

BigQuery Google

Tableau Visualisatie

Excel Spreadsheets & draaitabellen

In drie stappen

Van Planday naar antwoorden in drie stappen.

Veilig koppelen

OAuth-authenticatie. Standaard read-only. Wij tekenen een DPA en je admin houdt de sleutels.

Landen in je warehouse

Data stroomt naar je warehouse op het schema dat jij kiest. Bijna real-time of 's nachts, aan jou. Jij bent eigenaar.

Rapportering, automatisatie, AI

We bouwen het eerste dashboard, de eerste workflow of AI-toepassing samen met jou, en geven de sleutels over. Of we blijven erbij voor doorlopende levering.

Twee manieren om met ons te werken

Kies het traject dat past bij jouw team.

Traject 01

Zelf doen

Wij zetten de basis op. Jouw team bouwt erop verder.

Planday-connector geconfigureerd en draaiend
Warehouse opgezet in jouw cloud-account
Propere toegang voor je Power BI-, Fabric- of Tableau-team
Documentatie over wat er in het datamodel zit
Sync-monitoring zodat je gewaarschuwd wordt voor rapporten stukgaan

Beste match Teams die al een BI-analist of data engineer in huis hebben en zelf willen bouwen.

Traject 02

Wij doen het voor je

Wij bouwen het geheel, van A tot Z.

Alles uit Zelf doen
Dashboards gebouwd op de vragen die je team effectief stelt
Automatisaties tussen je systemen
AI-workflows afgestemd op taken die je team dagelijks draait
Custom apps waar een dashboard niet volstaat
Doorlopende levering op een tempo dat past bij je team

Beste match Teams zonder BI- of dev-capaciteit in huis. Jij zegt wat je nodig hebt en wij leveren het.

Voor je een gesprek boekt

Veelgestelde vragen.

Wie is eigenaar van de data?

Jij. Ze komt in jouw warehouse terecht, op jouw cloud-account. Wij verkopen ze niet door en aggregeren ze niet. Stop je met ons, dan blijft het warehouse van jou en blijft het draaien.

Hoe vers is de data?

Bijna real-time voor de meeste operationele systemen. Voor zwaardere bronnen plannen we per uur of per nacht. Je kiest op basis van wat de rapporten nodig hebben.

Moet ik al een warehouse hebben?

Nee. Heb je er geen, dan helpen we je er een kiezen en zetten we het op als deel van de eerste levering. Gangbare startpunten zijn Snowflake, Microsoft Fabric of een kleine Postgres-start.

We draaien meerdere vestigingen op Planday. Hoe worden die geconsolideerd?

Elk Planday-departement en elke vestiging landt in het warehouse met een eigen identifier en met eigen contracten en loonregels bewaard. Groepsrapportering brengt ze samen op shiftdatum, rol en kostencentrum, zodat loonkostpercentage, overuren en forecastnauwkeurigheid op groepsniveau één query worden in plaats van een patchwork van vestigingsexports.

Hoe past dit bij onze payroll-provider?

Planday duwt zelf al goedgekeurde uren naar payroll-providers zoals Xero. De warehouse-kopie is de audit- en rapporteringslaag ernaast: uren per medewerker en loonpost zijn zichtbaar per vestiging en periode, zodat het loonkost-cijfer op het managementrapport regel per regel terugvalt op wat payroll echt draaide. De overdracht blijft in Planday, de rapportering schuift een laag hoger.

Kunnen we loonkost naast omzet uit onze POS leggen?

Ja. De connector legt shifts, gewerkte uren en loonkost als warehouse-tabellen klaar die proper aansluiten op de POS die je vestigingen gebruiken, op datum, vestiging en uurblok. Omzet per gewerkt uur en loonkostpercentage zijn geen twee Excels meer maar één dashboard waar operations en finance samen op kijken.

GDPR-conform

Data blijft in de EU

Jij bent eigenaar van het warehouse

Eerste oplevering live in vier tot zes weken.

We bekijken je Planday-opzet en de systemen eromheen. Samen kiezen we wat we als eerste bouwen.

Plan een gesprek Bekijk onze andere connectors