Recruiterflow-connector

Gebruik je Recruiterflow-data voor rapportering, automatisatie en AI.

Data Panda haalt je Recruiterflow-kandidaten, vacatures, klanten, deals, sequences en placements naar hetzelfde warehouse waar je boekhouding, agenda en mail al staan. Vanop een plek maken we er dashboards, workflows, AI-toepassingen en apps van die recruiters, BD-leads en de agency-eigenaar elke week openen, en niet alleen bij de kwartaalreview.

Recruiterflow

Over Recruiterflow

Een ATS en CRM gebouwd voor de recruiting-agency-desk, niet voor het in-house TA-team.

Recruiterflow ging in 2017 live en draait vanuit San Francisco. Het platform is specifiek gebouwd voor recruiting- en staffing-bureaus, executive-search-kantoren en contingent recruiters, en die hoek is wat het scheidt van in-house ATS zoals Greenhouse of Lever. De product-scope dekt de volledige agency-desk: een ATS voor kandidatenpipelines en job-submittals, een recruiting CRM voor klant- en prospectrelaties, een BD-pipeline voor deals en getekende retainers, multichannel sequences voor outreach, een Chrome-sourcing-extensie en de AIRA-agents voor notetaking, sourcing en contact-enrichment.

Het datamodel volgt hoe een bureau effectief omzet boekt. Kandidaten, Jobs en Klanten (bedrijven) zitten naast Deals aan de BD-kant, met Placements en Fees aan de leveringskant, en Projects en Hot Lists voor hoe recruiters lopend werk groeperen. Sequences en Tasks volgen de outreach-cadence per recruiter, en de open API plus de native koppelingen met Gmail, Outlook, Calendar, Slack en een lange rij jobboards houden de desk lopend. In een warehouse naast je boekhoudtool en je team-agenda beantwoordt het Recruiterflow-record eindelijk de vragen die een Recruiterflow-view alleen niet beantwoordt: omzet per recruiter tegenover gesourcete en submitted volumes, BD-pipeline-gezondheid tegenover effectief getekende retainers, en time-to-fill per klant en rolfamilie over elke desk in het bureau.

Waar je Recruiterflow-data voor dient

Wat je krijgt zodra Recruiterflow gekoppeld is.

Agency-deskrapportering

Placements, fees, BD-pipeline, time-to-fill en recruiter-productiviteit op een pagina over elke desk en klant.

Placement-fees per recruiter, klant en rolfamilie, tegenover het kwartaaldoel
Time-to-fill per klant, rolfamilie en recruiter, met de bottleneck-fase benoemd
Veroudering van de BD-pipeline per fase, met de deals die voorbij policy stilvallen aangeduid

Procesautomatisatie

Zet Recruiterflow-events om in het werk verderop dat de rest van de agency-stack verwacht, zonder een aparte overdracht per tool.

Duw placement-fees naar je boekhoudtool zodra een placement in Recruiterflow afsluit
Zet Calendly- of Google-Calendar-interview-slots terug op de kandidaat-tijdlijn
Ping de BD-eigenaar in Slack wanneer een deal-fase voorbij zijn doel-days-in-stage zakt

AI-toepassingen

Zet het kandidaten-, job-, klant- en outreach-record achter AI die het volledige agency-beeld leest.

Score deals op closing-kans uit BD-fase-historiek, sequence-engagement en klantanciƫnniteit
Match kandidaten op open jobs over de volledige Hot List, niet enkel de eigen desk
Natuurlijke-taalvragen op het kandidaten-, job-, placement- en fee-record

Custom apps op je data

Lichte tools op Recruiterflow-data voor eigenaars, BD-leads en finance die geen Recruiterflow-licentie willen openen om een cijfer te lezen.

Owner-cockpit met placements, fees, BD-pipeline en recruiter-productiviteit per desk
BD-lead-workbench met deal-fase-veroudering, sequence-reply-rates en pipeline-dekking
Finance-afsluitpack met placement-fees per vennootschap, klaar voor facturatie en omzet-erkenning

Use cases

Use cases die we met Recruiterflow-data leveren.

Een lijst van concrete rapporten, automatisaties en AI-toepassingen die we op Recruiterflow-data hebben gebouwd. Kies er een die bij je situatie past.

Placement-fees per recruiterGeboekte fees per recruiter, klant en rolfamilie tegenover het kwartaal-desktarget.

Time-to-fill per klantDagen van job geopend tot placement aanvaard, per klant, rolfamilie en recruiter.

BD-pipeline-verouderingOpen deals per fase en days-in-stage, met de deals voorbij policy benoemd.

Submission-naar-interview-ratioSubmittals per job die tot een klantinterview leiden, per recruiter en klant.

Sequence-reply-rateMultichannel-sequence-prestaties per template, recruiter en doelpersona.

Hot-List-dekkingActieve kandidaten-Hot-Lists gematcht aan momenteel open jobs over het bureau heen.

Klantretentie per anciƫnniteitRepeat-business per klantcohorte en account-eigenaar over de vier voorbije kwartalen.

Recruiter-rampcurveMaanden van nieuwe-recruiter-startdatum tot eerste placement en tot run-rate-target.

Job-veroudering per klantOpen jobs voorbij hun target-vuldatum, gegroepeerd per klant en account-eigenaar.

Bron van placementOrigine van placement (jobboard, sourcing-extensie, referral, sequence) per rolfamilie.

Fee-boek tegenover gefactureerdRecruiterflow-fee-record afgepunt tegen de facturen uit je boekhoudtool.

Deal-naar-retainer-conversieBD-deals die uitmonden in een getekende retainer of contingent search, per BD-lead.

Echte vragen uit de praktijk

Antwoorden die je eindelijk krijgt.

Welke recruiters dragen deze kwartaal effectief de desk, en wie ziet er druk uit zonder fees te boeken?

Geboekte placement-fees per recruiter gekoppeld aan submittals, klantinterviews en sequence-activiteit over hetzelfde venster. De eigenaar ziet de recruiter wiens submittal-volume hoog ligt maar wiens conversie naar interview de helft is van het desk-gemiddelde, en de recruiter die stil is op activiteit maar wiens drie placements goed zijn voor een derde van de kwartaal-fees, in plaats van het leaderboard af te lezen op submittal-aantallen alleen.

Gaat de BD-pipeline genoeg getekende retainers opleveren om de delivery binnen twee kwartalen draaiende te houden?

Open BD-deals gewogen op fase-historiek, days-in-stage en de historische conversie van elke fase naar een getekende retainer. De agency-eigenaar ziet de deals die er in de kanban gezond uitzien maar die voorbij de days-in-stage-policy stilvielen, en of de gewogen pipeline effectief dekt wat de delivery voor het volgende kwartaal al ingeboekt heeft.

Waar verschilt ons placement-fee-boek van wat finance effectief gefactureerd heeft?

Placement-records en fee-velden uit Recruiterflow gekoppeld aan facturen en creditnota's in je boekhoudtool, op dezelfde klant- en placement-sleutel. De eigenaar ziet de placements die in Recruiterflow afsloten maar nooit een factuur kregen, de fees die aan een ander bedrag gefactureerd werden dan geboekt, en de creditnota's die een placement hadden moeten afboeken die nog open staat op de desk.

Waarde voor iedereen in de organisatie

Wat elke functie eruit haalt.

Voor finance leads

Recruiterflow-placements en fee-velden gelinkt aan facturen en creditnota's uit je boekhoudtool, per klant en vennootschap. De maandafsluit jaagt niet meer per recruiter een fee-export na, en de omzetlijn op het managementrapport hangt vast aan het Recruiterflow-placement-record waar hij uit komt.

Voor sales leads

BD-pipeline-dekking tegenover de delivery-capaciteit die het bureau effectief geboekt heeft voor de twee komende kwartalen, met deal-fase-veroudering en historische fase-naar-retainer-conversie. De BD-lead ziet de deals die de kanban gezond doet lijken maar die voorbij policy stilvielen, vĆ³Ć³r het forecast-gesprek het bovenhaalt.

Voor operations

Time-to-fill, submission-naar-interview-conversie en recruiter-ramp over elke desk in ƩƩn capaciteitsbeeld. De agency-eigenaar ziet de desk waar de mediane time-to-fill tien dagen langer loopt dan de rest van het bureau en welke Hot Lists onbenut blijven terwijl jobs op een naburige desk open blijven staan.

Ideeën

Wat je met Recruiterflow kan automatiseren.

Recruiterflow

Connecteer met Exact Online

Duw Recruiterflow-placement-fees naar Exact Online voor facturatie

Afgesloten placements in Recruiterflow maken of updaten de bijhorende factuurdraft in Exact Online, met de klant, rol, fee, recruiter en vennootschap al ingevuld. Finance stopt met het herintypen van placement-detail bij maandafsluit en het fee-boek in Recruiterflow blijft in lijn met de gefactureerde omzetlijn in Exact, waardoor reconciliatie een check wordt in plaats van een heropbouw.

Recruiterflow

Connecteer met Slack

Stuur BD-pipeline-alerts vanuit Recruiterflow naar het juiste Slack-kanaal

Wijzigingen in deal-fase in Recruiterflow posten in het BD-kanaal en pingen de deal-eigenaar wanneer een deal langer in een fase wacht dan het afgesproken days-in-stage-venster. Dezelfde flow brengt hot-status-kandidaten en offer-stage-placements in het recruiter-kanaal, zodat coverage-reviews geen Recruiterflow-tab-sweep meer zijn op maandagochtend over het team heen.

Recruiterflow

Connecteer met Calendly

Plak Calendly-interview-slots terug op de Recruiterflow-kandidaat-tijdlijn

Calendly-bookings door kandidaten of klanten landen op het matchende Recruiterflow-kandidaten- en job-record, met type interview, aanwezigen en uitkomst naast de application-fase. Recruiters stoppen met interview-tijden manueel in notities te plakken, en time-to-interview vanaf eerste submittal wordt een cijfer op het desk-dashboard in plaats van een veld dat iemand vergeten heeft bij te werken.

Recruiterflow

Connecteer met HubSpot

Stem Recruiterflow-BD-deals af op HubSpot-marketing-touches

Waar het bureau HubSpot draait voor content, events en inbound-formulieren en Recruiterflow voor de eigenlijke BD-pipeline, koppelt het warehouse HubSpot-contact en campagne-engagement aan het matchende Recruiterflow-deal- en klantenrecord. Marketing ziet welke campagnes de deals voedden die effectief tot getekende retainers leidden, en BD ziet welke inbound-contacten in HubSpot zitten zonder dat er nog een Recruiterflow-deal tegen open staat.

Recruiterflow

Connecteer met HiBob

Geef Recruiterflow-placements door aan HiBob als joiner-records

Voor bureaus die ook vaste profielen in de eigen groep plaatsen, maken aanvaarde-en-getekende placements in Recruiterflow het joiner-record in HiBob aan, met startdatum, rol, site en manager al ingevuld. People ops stopt met het overtypen van de offer-detail en de joiner-klok in Bob start op dezelfde dag dat de placement in Recruiterflow afsloot, zodat onboarding-taken op tijd vertrekken.

Recruiterflow

Connecteer met monday.com

Spiegel Recruiterflow-Projects in een Monday-klant-delivery-board

Recruiterflow-Projects (een retained search, een RPO-engagement, een volume-hiring-sprint) spiegelen in een Monday-board zodat de klant en de recruiter hetzelfde delivery-beeld zien zonder dat de klant een Recruiterflow-licentie nodig heeft. Status-updates stromen terug naar het Recruiterflow-project-record, zodat het systeem van record Recruiterflow blijft terwijl de samenwerking gebeurt waar de klant al werkt.

Je bestaande tools

Je data komt in een warehouse terecht. Je BI-tools lezen eruit.

Je houdt de rapporteringstool die je al hebt. Wij koppelen hem aan het warehouse waar je Recruiterflow-data staat.

Power BI Microsoft

Fabric Microsoft

Snowflake Data warehouse

BigQuery Google

Tableau Visualisatie

Excel Spreadsheets & draaitabellen

In drie stappen

Van Recruiterflow naar antwoorden in drie stappen.

Veilig koppelen

OAuth-authenticatie. Standaard read-only. Wij tekenen een DPA en je admin houdt de sleutels.

Landen in je warehouse

Data stroomt naar je warehouse op het schema dat jij kiest. Bijna real-time of 's nachts, aan jou. Jij bent eigenaar.

Rapportering, automatisatie, AI

We bouwen het eerste dashboard, de eerste workflow of AI-toepassing samen met jou, en geven de sleutels over. Of we blijven erbij voor doorlopende levering.

Twee manieren om met ons te werken

Kies het traject dat past bij jouw team.

Traject 01

Zelf doen

Wij zetten de basis op. Jouw team bouwt erop verder.

Recruiterflow-connector geconfigureerd en draaiend
Warehouse opgezet in jouw cloud-account
Propere toegang voor je Power BI-, Fabric- of Tableau-team
Documentatie over wat er in het datamodel zit
Sync-monitoring zodat je gewaarschuwd wordt voor rapporten stukgaan

Beste match Teams die al een BI-analist of data engineer in huis hebben en zelf willen bouwen.

Traject 02

Wij doen het voor je

Wij bouwen het geheel, van A tot Z.

Alles uit Zelf doen
Dashboards gebouwd op de vragen die je team effectief stelt
Automatisaties tussen je systemen
AI-workflows afgestemd op taken die je team dagelijks draait
Custom apps waar een dashboard niet volstaat
Doorlopende levering op een tempo dat past bij je team

Beste match Teams zonder BI- of dev-capaciteit in huis. Jij zegt wat je nodig hebt en wij leveren het.

Voor je een gesprek boekt

Veelgestelde vragen.

Wie is eigenaar van de data?

Jij. Ze komt in jouw warehouse terecht, op jouw cloud-account. Wij verkopen ze niet door en aggregeren ze niet. Stop je met ons, dan blijft het warehouse van jou en blijft het draaien.

Hoe vers is de data?

Bijna real-time voor de meeste operationele systemen. Voor zwaardere bronnen plannen we per uur of per nacht. Je kiest op basis van wat de rapporten nodig hebben.

Moet ik al een warehouse hebben?

Nee. Heb je er geen, dan helpen we je er een kiezen en zetten we het op als deel van de eerste levering. Gangbare startpunten zijn Snowflake, Microsoft Fabric of een kleine Postgres-start.

Welke Recruiterflow-tabellen landen in het warehouse?

De connector trekt Candidates met custom fields, Jobs en Job Stages, Clients (bedrijven) en Contacts, Deals en de BD-Pipeline, Placements en Fees, Sequences en Sequence Steps, Tasks, Notes, Hot Lists en Projects binnen. Custom fields op kandidaat-, job-, klant- en deal-records gaan mee, en authenticatie loopt via een Recruiterflow-API-key afgebakend op je tenant.

We draaien Recruiterflow maar hebben ook een in-house ATS voor vast personeel. Kunnen beide hetzelfde warehouse voeden?

Ja. Recruiterflow landt in een eigen schema met de agency-desk-records (deals, placements, fees), en de in-house ATS landt in een ander schema. We koppelen ze typisch op de kandidaat-email-sleutel voor gevallen waar een geplaatste kandidaat later vast bij de groep komt, zodat people ops de volledige levenscyclus ziet van agency-outreach tot onboarding zonder het agency-fee-record te verliezen.

Hoe gaan jullie om met kandidaten-PII in het warehouse?

Kandidaatnaam, e-mail, cv-tekst en gevoelige custom fields kunnen in afgeschermde schema's blijven die enkel recruiters en HR-rollen bereiken, terwijl de geaggregeerde metrics (time-to-fill, fees per recruiter, BD-pipeline-dekking) leven in schema's die het bredere bureau leest. Toegang wordt afgedwongen in het warehouse, niet per dashboard, zodat een nieuw operationsrapport niet per ongeluk een cv toont dat het niet mag zien.

GDPR-conform

Data blijft in de EU

Jij bent eigenaar van het warehouse

Eerste oplevering live in vier tot zes weken.

We bekijken je Recruiterflow-opzet en de systemen eromheen. Samen kiezen we wat we als eerste bouwen.

Plan een gesprek Bekijk onze andere connectors