SharePoint Site-connector

Gebruik je SharePoint Site-data voor rapportering, automatisatie en AI.

Data Panda brengt de lijsten, bibliotheken, pagina's en rechten van een SharePoint-site samen met de data uit de rest van je bedrijf. Vanop een plek maken we van site-inhoud dashboards, automatisaties, AI-toepassingen en kleine apps die je operations-, compliance- en projectteams elke dag gebruiken.

Over SharePoint Site

De Microsoft 365-site die ook als kleine database werkt.

Een SharePoint-site is wat Microsoft 365 een team geeft als het ergens moet werken: documenten, pagina's, nieuws en de lijsten die er onder zitten. De Microsoft Graph SharePoint-laag behandelt elke site als een aanspreekbare resource op /sites/{site-id}, met /lists, /lists/{list-id}/items, /drives, /pages en /permissions eraan vast. Iedereen die ooit een SharePoint-site opende, heeft de documentbibliotheek in de linkerbalk gezien; wat dikwijls onopgemerkt blijft, is de tien lijsten op diezelfde site die het compliance-team, het IT-team en het HR-team als een echte database gebruiken.

Daar wordt het interessant om over te rapporteren. Het leveranciersregister dat aankoop bijhoudt voor de supplier-onboarding-queue is een lijst. De asset-inventaris die IT aanraakt als een laptop van eigenaar wisselt, is een lijst. De HR-intake voor joiners en leavers die het people-team op een namiddag bouwde, is een lijst. Net als de projecttracker die de PMO op vrijdag bijwerkt en de contractverleng-log die finance naast de getekende PDF's bewaart. Stuk voor stuk gestructureerde data met kolommen, content-types en een audit-spoor, op een site die niemand buiten het team ooit opent. De lijst-items van een site naar een warehouse trekken, koppelt die records aan deals, medewerkers, leveranciers en assets in de rest van de stack, zodat de queue op een plek leeft en de cross-systeem-rapportering werkt zonder een lijstweergave in Excel te plakken.

Waar je SharePoint Site-data voor dient

Wat je krijgt zodra SharePoint Site gekoppeld is.

Lijst- en bibliotheekrapportering

Lijsten, lijst-items, documentbibliotheken en rechten van een site gekoppeld aan de records die ze beschrijven.

Leveranciersregister van de aankoopsite gekoppeld aan facturen in het ERP en contracten in de documentbibliotheek
Asset-lijst van de IT-site gekoppeld aan de gebruiker aan wie het toestel vandaag toegewezen is in Entra ID
Inhoudsleeftijd en deelvoetafdruk per map in een bibliotheek, met de grootste items apart benoemd

Automatisatie van intake en queue

Laat SharePoint-lijst-items het werk aansturen waar ze voor bedoeld waren, zonder dat iemand een lijstweergave moet bewaken.

Nieuwe rij in een leverancier-onboarding-lijst opent een record in finance en een security-review in de juiste queue
Statuswijziging op de project-intake-lijst duwt de volgende fase naar de team-site die het werk draagt
Gewonnen deal in het CRM voegt een rij toe in de klant-onboarding-lijst met de afgesproken scope en eigenaar

AI-toepassingen

Zet de echte lijsten en documenten van een site achter AI die het rechtenmodel respecteert, in plaats van een generieke assistent.

Vraag-en-antwoord op de policy-bibliotheek en de bijhorende lijst-items, beperkt tot wat de gebruiker op de site mag zien
Auto-invulling van nieuwe lijst-rijen vanuit het document of de mail die een collega in de queue dropte
Samenvatting van een lang contract of rapport in de bijhorende lijst-rij, met de bronlink op het veld bewaard

Custom apps op je data

Kleine interne tools op de lijsten en bibliotheken van een site voor mensen die niet in de SharePoint-UI willen werken.

Leverancier-onboarding-queue-app op de aankooplijst, met sign-off en opvolging van bijgevoegde documenten
Asset-overdracht-app op de IT-lijst die de nieuwe eigenaar door het toestel, de accessoires en de software-rechten leidt
Project-intake-app die een SharePoint-lijst omtovert tot een transparante queue met SLA en eigenaar

Use cases

Use cases die we met SharePoint Site-data leveren.

Een lijst van concrete rapporten, automatisaties en AI-toepassingen die we op SharePoint Site-data hebben gebouwd. Kies er een die bij je situatie past.

LeveranciersregisterDe leverancierslijst van aankoop gekoppeld aan facturen in het ERP, contracten in de bibliotheek en de aankoper die de relatie draagt.

Asset-inventarisDe toestellijst van het IT-team gekoppeld aan Entra ID voor de huidige eigenaar, met datum van laatste contact en garantiestatus.

HR-joiner-intakeDe onboarding-lijst van het people-team gekoppeld aan het HRIS-record, met de open onboarding-taken en de verantwoordelijke manager.

Project-intake-queueDe intake-lijst van de PMO gekoppeld aan het deal- of klantrecord, met fase, sponsor en SLA per aanvraag.

Contractverleng-logDe verleng-lijst van finance gekoppeld aan het getekende contract in de bibliotheek en het leveranciers- of klantrecord.

Gezondheid van documentbibliotheekGrootte, itemaantal, groei en oude mappen per site, met de grootste documenten apart benoemd.

Inventaris externe delingExterne deellinks op de bibliotheken van de site, gerangschikt op ontvangerdomein, linktype en laatste-toegang-leeftijd.

Permissiekaart van lijstenLijsten met gebroken permissie-overerving en de leden met toegang buiten de site-standaard om.

Pagina- en nieuwsactiviteitModerne pagina's en nieuwsposts op de site, met views, laatste-edit-auteur en de audience targeting die geldt.

Lijst-naar-flow-inventarisLijsten die aan een Power Automate-flow hangen, met trigger, run-frequentie, eigenaar en datum van laatste fout.

Echte vragen uit de praktijk

Antwoorden die je eindelijk krijgt.

Wat staat er eigenlijk in de SharePoint-lijsten op deze site?

De lijsten van de site met hun definities, kolommen, content-types en item-aantallen, plus de rijen zelf. Aankoop, IT, HR en de PMO zien hun leveranciersregister, asset-inventaris, joiner-intake en project-queue als echte rijen in het warehouse, en niet als een lijstweergave die niemand buiten het team opent. De kolommen die het team door de jaren opbouwde (status, eigenaar, vervaldatum, leveranciers-ID) worden joinbare velden tegen de rest van de stack.

Hoe hangen de documenten op deze site samen met de records eromheen?

Elke bibliotheek is een Graph-drive met items, versies en permissies, aanspreekbaar naast de lijsten op diezelfde site. Het contract in de bibliotheek koppelt aan de verleng-rij in de lijst en de leverancier in het ERP. Compliance en finance moeten niet meer raden of de canonieke PDF op de site, in iemands OneDrive of in een mail leeft.

Wie ziet wat op deze site, en welke rechten zijn overgeërfd?

Rechten per site, bibliotheek, lijst en item, met de overervingsstatus en het linktype voor externe shares. De records-manager ziet welke lijsten uit de site-standaard gehaald zijn en aan een kleinere groep gegeven, en welke bibliotheken nog een externe link hebben van een leveranciers-review drie projecten geleden.

Waarde voor iedereen in de organisatie

Wat elke functie eruit haalt.

Voor finance leads

Contractbibliotheken, getekende offertes en de verleng-log op een finance-site rapporteerbaar naast het leveranciers- of klantrecord. Finance ziet welke contracten op de site de getekende PDF of het verlengingsaddendum missen, en welke lijst-rijen open staan voorbij de afgesproken doorlooptijd.

Voor sales leads

Account- of dealsites met het voorstel in de bibliotheek en de onboarding-taken in de lijst gekoppeld aan het CRM-record. Sales ziet welke prospects het voorstel opendeden dat op de site staat, en welke onboarding-rijen nog open zijn nadat de deal gesloten werd.

Voor operations

Het leveranciersregister, de asset-lijst, de joiner-intake en de project-queue van de team-site, gekoppeld aan het ERP, het HRIS, de directory en het CRM. Ops draait cross-systeem-rapportering op de lijsten die het werk al aansturen, in plaats van elk team te vragen een lijstweergave te exporteren.

Ideeën

Wat je met SharePoint Site kan automatiseren.

Connecteer met Exact Online

Match het SharePoint-leveranciersregister met Exact Online-leveranciers

De leverancierslijst op de aankoopsite wordt gekoppeld aan de leverancier-master in Exact Online op naam en BTW-nummer. Finance ziet welke lijst-rijen nog geen Exact-record hebben (een leverancier opgezet op de site maar nooit aangelegd voor facturatie) en welke Exact-leveranciers bestaan zonder rij op de site (een leverancier die jaren betaald is en nooit door de officiële intake liep), zodat de volgende opkuis van de leverancier-master start met een lijst en niet met een vergadering.

Connecteer met HiBob

Connecteer de SharePoint-joiner-intake-lijst met HiBob-onboarding

De joiner-intake-lijst op de HR-site wordt gekoppeld aan het HiBob-medewerkerrecord op e-mail en startdatum. People-ops ziet welke intake-rijen nog geen HiBob-record hebben (een joiner ingediend op de site maar niet opgezet voor payroll) en welke HiBob-medewerkers binnenkwamen zonder intake-rij (een aanwerving die de officiële onboarding-queue oversloeg). De IT-, facility- en toegangsbadge-taken aan de rij landen op dag een in de juiste queue, in plaats van te wachten op een manager die erachteraan moet.

Connecteer met HubSpot

Duw gewonnen HubSpot-deals in de SharePoint-klant-onboarding-lijst

Een gewonnen HubSpot-deal voegt een rij toe aan de klant-onboarding-lijst op de juiste SharePoint-site, met de deal-eigenaar, afgesproken scope en startdatum mee, en het SharePoint-item-id wordt teruggeschreven op de deal. Customer success ziet het nieuwe account op de queue de dag dat de deal sluit, en het voorstel staat al in de documentbibliotheek naast de lijst, zodat onboarding op de canonieke site start in plaats van in iemands mailbox.

Connecteer met Salesforce

Spiegel Salesforce-account-wijzigingen naar de SharePoint-klantsite

Eigenaarswissels, verlengdatums en tier-wijzigingen op een Salesforce-account worden gespiegeld naar de bijhorende SharePoint-klantsite: de verantwoordelijke AM wordt bijgewerkt op de contractverleng-lijst, de verleng-kolom beweegt mee met de deal, en de tier-wijziging verschijnt op de account-pagina. Wie de site opent, ziet hetzelfde beeld als Salesforce, in plaats van een snapshot van de dag dat de site werd aangemaakt.

Connecteer met monday.com

Synchroniseer een SharePoint-project-intake-lijst met monday.com-borden

Rijen toegevoegd aan de project-intake-lijst van de PMO op SharePoint maken een item aan op het bijhorende monday.com-bord, met status, eigenaar en vervaldatum in twee richtingen in sync. De intake blijft waar de aanvragers ze indienen (een vertrouwde SharePoint-lijstweergave) terwijl de leveringsteams blijven plannen op het monday-bord dat ze al gebruiken, in plaats van dat een van beide teams elke maandagochtend rijen met de hand kopieert.

Connecteer met Slack

Post SharePoint-lijst-activiteit in het juiste Slack-kanaal

Nieuwe rijen, statuswijzigingen en achterstallige items op gemarkeerde SharePoint-lijsten posten een compacte update in het Slack-kanaal dat het onderwerp draagt, met een diepe link terug naar de rij op de site. Het aankoop-, IT- of HR-team rekent niet meer op iemand die de lijstweergave in de gaten houdt, en het gesprek over het item gebeurt naast de rij die het uitlokte.

Datamodel

Tabellen die we beschikbaar maken.

Dit zijn de 2 tabellen die we vandaag uit SharePoint Site naar je warehouse halen. Je bevraagt ze rechtstreeks in SQL, koppelt ze aan de rest van je stack, of bouwt er rapporten op.

Lists
Sites

Mis je een tabel? We kunnen de sync uitbreiden. Laat ons weten wat je mist en we bouwen het erbij.

Je bestaande tools

Je data komt in een warehouse terecht. Je BI-tools lezen eruit.

Je houdt de rapporteringstool die je al hebt. Wij koppelen hem aan het warehouse waar je SharePoint Site-data staat.

Power BI Microsoft

Fabric Microsoft

Snowflake Data warehouse

BigQuery Google

Tableau Visualisatie

Excel Spreadsheets & draaitabellen

In drie stappen

Van SharePoint Site naar antwoorden in drie stappen.

Veilig koppelen

OAuth-authenticatie. Standaard read-only. Wij tekenen een DPA en je admin houdt de sleutels.

Landen in je warehouse

Data stroomt naar je warehouse op het schema dat jij kiest. Bijna real-time of 's nachts, aan jou. Jij bent eigenaar.

Rapportering, automatisatie, AI

We bouwen het eerste dashboard, de eerste workflow of AI-toepassing samen met jou, en geven de sleutels over. Of we blijven erbij voor doorlopende levering.

Twee manieren om met ons te werken

Kies het traject dat past bij jouw team.

Traject 01

Zelf doen

Wij zetten de basis op. Jouw team bouwt erop verder.

SharePoint Site-connector geconfigureerd en draaiend
Warehouse opgezet in jouw cloud-account
Propere toegang voor je Power BI-, Fabric- of Tableau-team
Documentatie over wat er in het datamodel zit
Sync-monitoring zodat je gewaarschuwd wordt voor rapporten stukgaan

Beste match Teams die al een BI-analist of data engineer in huis hebben en zelf willen bouwen.

Traject 02

Wij doen het voor je

Wij bouwen het geheel, van A tot Z.

Alles uit Zelf doen
Dashboards gebouwd op de vragen die je team effectief stelt
Automatisaties tussen je systemen
AI-workflows afgestemd op taken die je team dagelijks draait
Custom apps waar een dashboard niet volstaat
Doorlopende levering op een tempo dat past bij je team

Beste match Teams zonder BI- of dev-capaciteit in huis. Jij zegt wat je nodig hebt en wij leveren het.

Voor je een gesprek boekt

Veelgestelde vragen.

Wie is eigenaar van de data?

Jij. Ze komt in jouw warehouse terecht, op jouw cloud-account. Wij verkopen ze niet door en aggregeren ze niet. Stop je met ons, dan blijft het warehouse van jou en blijft het draaien.

Hoe vers is de data?

Bijna real-time voor de meeste operationele systemen. Voor zwaardere bronnen plannen we per uur of per nacht. Je kiest op basis van wat de rapporten nodig hebben.

Moet ik al een warehouse hebben?

Nee. Heb je er geen, dan helpen we je er een kiezen en zetten we het op als deel van de eerste levering. Gangbare startpunten zijn Snowflake, Microsoft Fabric of een kleine Postgres-start.

Hoe verschilt deze connector van de tenant-brede Microsoft SharePoint-connector?

De Microsoft SharePoint-connector rapporteert over de hele tenant: sitewildgroei, Teams-aangemaakte sites, inventaris van externe shares en audit op Power Automate-flows. Deze connector is gericht op een enkele SharePoint-site en gaat de diepte in op de lijsten, lijst-items, bibliotheken, pagina's en rechten, wat je wilt als een specifieke aankoop-, HR-, IT- of PMO-site de operationele bron is voor een proces dat in het warehouse moet.

Komen aangepaste lijst-kolommen en content-types mee?

Ja. Het Graph-endpoint site/{id}/lists stelt kolommen, content-types en lookup-relaties bloot, en listItem-responses bevatten de veldwaarden onder de fields-facet. De aangepaste kolommen die een team door de jaren opbouwde (status, leveranciers-ID, vervaldatum, eigenaar) landen als echte warehouse-kolommen en niet als ondoorzichtige JSON, zodat de joins met het ERP, het CRM en het HRIS werken zonder elke rij opnieuw te mappen.

Komen rechten en externe deellinks mee in de sync, of enkel de data?

Rechten zijn volwaardig op de Graph SharePoint-laag: elke site, bibliotheek, lijst en item draagt zijn begunstigden, linktypes en overervingsstatus. De connector landt die naast de rijen, en zo werken de permissiekaart van lijsten en de inventaris van externe shares. De records-manager ziet welke lijsten uit de site-standaard zijn gehaald en welke bibliotheken nog een externe link hebben van een leveranciers-review drie projecten geleden.

GDPR-conform

Data blijft in de EU

Jij bent eigenaar van het warehouse

Eerste oplevering live in vier tot zes weken.

We bekijken je SharePoint Site-opzet en de systemen eromheen. Samen kiezen we wat we als eerste bouwen.

Plan een gesprek Bekijk onze andere connectors