TrackerRMS-connector

Gebruik je TrackerRMS-data voor rapportering, automatisatie en AI.

Data Panda haalt je TrackerRMS-records naar hetzelfde warehouse als je finance-, marketing- en operationsdata. Vanop een plek maken we er dashboards, automatisaties, AI-toepassingen en apps van waar recruiters, sales en de zaakvoerder allemaal op dezelfde cijfers werken.

TrackerRMS

Over TrackerRMS

Een ATS en een sales-CRM in een database.

TrackerRMS is in 2005 gestart door Andy Jones en David Alonso, met kantoren in San Diego en Amersham in het VK, en bedient zo'n 5.000 gebruikers bij staffing- en recruitmentbureaus. Waar de meeste bureausoftware de wereld opsplitst in een recruiter-ATS aan de ene en een business-development-CRM aan de andere kant, houdt TrackerRMS kandidaten, contacten, klanten, vacatures, sollicitaties, plaatsingen, salesactiviteiten en back-office-assignments onder een schema. Veel Britse en Amerikaanse bureaus kiezen het om die gebundelde vorm boven de grotere incumbents, zeker in het kmo- en lower-mid-segment.

Binnen het bureau is TrackerRMS de werkdag: waar een consultant een BD-call logt, waar een vacature een shortlist krijgt, waar een plaatsing afgetekend wordt, en waar de timesheet van de contractor uiteindelijk landt. De ingebouwde rapportering dekt het wekelijkse recruitersbeeld goed. De vragen die over business development, delivery, finance en contractcompliance heen lopen, zoals welke klanten vacatures aan aanvaardbare marge in plaatsingen omzetten, welke consultants sourcen versus closen, of welke contracten lopen met documenten die bijna vervallen, vragen TrackerRMS-data naast het grootboek en de marketingstack. Onze connector trekt kandidaten, klanten, contacten, vacatures, plaatsingen, sollicitaties en salesactiviteiten naar het warehouse, zodat die joins een query worden in plaats van een vrijdagnamiddag-export.

Waar je TrackerRMS-data voor dient

Wat je krijgt zodra TrackerRMS gekoppeld is.

Bureaubrede rapportering

Vacatureflow, plaatsingsmarge, consultantssplit en klantgezondheid op een set cijfers.

Time-to-fill en shortlistkwaliteit per rol, sector en consultant
Plaatsingsmarge per klant na contractorloon en consultantssplit
Pipelinegezondheid per consultant: BD-calls in, vacatures uit, plaatsingen gesloten

Procesautomatisatie

Zet een plaatsing, een contracteinddatum of een vervallend document om in de juiste vervolgactie.

Stuur plaatsingen naar payroll en boekhouding de dag dat ze afgetekend zijn
Spreek klanten automatisch opnieuw aan wanneer een contract zijn einddatum bereikt
Signaleer contractordocumenten die binnen de komende dertig dagen vervallen

AI-toepassingen

Zet het kandidaatdossier, de vacaturehistoriek en het klantgesprek achter AI die het volledige bureausgeheugen kent.

Match nieuwe vacatures tegen het bestaande kandidatenbestand, gerangschikt met plaatsingshistoriek
Score slapende klanten op de kans dat ze dit kwartaal opnieuw een briefing geven
Natuurlijke-taalvragen op kandidaten, vacatures en plaatsingen voor consultants

Custom apps op je data

Lichte tools op de TrackerRMS-database, in plaats van nog een SaaS-abonnement.

Owner-dashboard met live omzet, brutomarge en aantal contractors actief
Consultant-scorecard met wekelijkse KPI's en commissieberekening
Account-planweergave per klant die TrackerRMS-activiteit aan gefactureerde omzet koppelt

Use cases

Use cases die we met TrackerRMS-data leveren.

Een lijst van concrete rapporten, automatisaties en AI-toepassingen die we op TrackerRMS-data hebben gebouwd. Kies er een die bij je situatie past.

Time-to-fillTijd van vacature open tot plaatsing getekend, per sector, rol en consultant.

PlaatsingsmargeBrutomarge per plaatsing na uurtarief van de contractor en commissie-split van de consultant.

Vacaturefill-ratioAandeel geopende vacatures dat in een plaatsing landt, per klant en sector.

ShortlistkwaliteitConversie shortlist naar interview en interview naar offer per consultant en rolfamilie.

ConsultantsproductiviteitBD-calls, opgenomen vacatures, verzonden shortlists en gesloten plaatsingen per consultant per week.

KlantgezondheidsscoreActieve klanten gerangschikt op briefings, fill-ratio, betaalgedrag en laatste contact.

ContractordekkingAantal actieve contractors en brutomarge run-rate per klant en sector.

Vervaldatum documentenWerkvergunningen, certificaten en contractdocumenten die binnen 30 tot 90 dagen vervallen.

Source-of-hire-rapporteringPlaatsingen herleid naar jobboard, referral, inbound of een eerder geplaatste kandidaat.

Slapende klanten opnieuw aansprekenKlanten zonder briefing in de laatste 90 dagen gerangschikt op historische plaatsingswaarde.

Commissie- en split-runsMaandelijkse commissie per consultant op plaatsingen, splits en fall-offs tegenover plan.

Forecast versus gefactureerdVerwachte omzet uit lopende plaatsingen vergeleken met effectief gefactureerde contractorweken.

Echte vragen uit de praktijk

Antwoorden die je eindelijk krijgt.

Op welke klanten verdienen we echt, na de contractor en de split?

Plaatsingsmarge per klant, berekend uit het plaatsingstarief in TrackerRMS min het uurtarief van de contractor en de commissie-split van de consultant, en opgeteld per sector en accountmanager. De zaakvoerder ziet welke logo's groot ogen op de website maar amper break-even draaien, in plaats van te varen op het brutoplaatsingscijfer.

Welke consultants sourcen en welke closen?

Per consultant een opsplitsing van BD-activiteit, opgenomen vacatures, verzonden shortlists, geregelde interviews en gesloten plaatsingen, met de plaatsingsmarge toegewezen via de split. Teamleiders zien wie de funnel vult, wie ze converteert, en wie meegedragen wordt door collega's die de commissierun stilzwijgend subsidieert.

Welke contractors en contracten vragen deze maand aandacht?

Actieve contractorlijst gekoppeld aan werkvergunningen, certificaten en contracteinddatums uit TrackerRMS, met documenten die binnen 30 tot 90 dagen vervallen aangeduid. Compliance en operations werken vanuit een lijst in plaats van drie Excels, en de zaakvoerder ziet welke contracten verlengd of herbeprijsd moeten worden voor ze aflopen.

Waarde voor iedereen in de organisatie

Wat elke functie eruit haalt.

Voor finance leads

Verwachte omzet uit lopende plaatsingen afgestemd met gefactureerde contractorweken en het grootboek. Je ziet marge per klant en per consultant voor de maandafsluit, niet in de review van volgend kwartaal.

Voor sales leads

Vacatures, shortlists en plaatsingen per consultant op dezelfde weergave als hun BD-activiteit. Het teamoverleg vertrekt van een cijfer, niet van een vrijdagexport die elke consultant op zijn manier bouwt.

Voor operations

Actieve contractors, vervallende documenten en contracteinddatums in een compliancebeeld. Verlengingen en herbeprijzingen landen op de kalender weken voor een contract effectief afloopt.

Ideeën

Wat je met TrackerRMS kan automatiseren.

TrackerRMS

Connecteer met BambooHR

Geef een plaatsing dezelfde dag door aan BambooHR

Wanneer een plaatsing in TrackerRMS gesloten wordt voor een vaste aanwerving of een langlopende opdracht, maakt het kandidaatdossier, de startdatum, de manager en de contractvoorwaarden het bijhorende employee record in BambooHR aan. HR stopt met het opnieuw intikken van dezelfde gegevens uit een pdf, en de nieuwe collega heeft accounts en onboarding klaar op dag een in plaats van eind van week een.

TrackerRMS

Connecteer met HubSpot

Sluit de BD-activiteit aan op de bredere salesmotor

Salesactiviteiten, vacatures en plaatsingen uit TrackerRMS voeden HubSpot company- en deal-records, zodat marketingcampagnes naar klantaccounts vertrekken van dezelfde activiteit als die de consultants zien. Account-based campagnes vuren niet meer op klanten die vorige week een contractor plaatsten, en slapende klanten verschijnen weken vroeger in nurture-flows dan een consultant ze handmatig zou opmerken.

TrackerRMS

Connecteer met Xero

Stem contractorweken automatisch af op Xero-facturen

Goedgekeurde timesheets en plaatsingstarieven in TrackerRMS sluiten aan op verkoopfacturen en contractorbetalingen in Xero, zodat het brutomargecijfer per plaatsing in beide systemen gelijk loopt. Finance stopt met het opjagen van ontbrekende timesheets in Excel, en discussies over een contractorweek of een split worden uit een spoor opgelost in plaats van twee.

TrackerRMS

Connecteer met Slack

Stuur plaatsingen en vervaldatums naar de juiste Slack-kanalen

Plaatsingen die in TrackerRMS gesloten worden, posten in het teamkanaal met consultant en brutomarge, terwijl werkvergunningen of contractdocumenten die binnen 30 dagen vervallen een ping geven naar de verantwoordelijke consultant en de compliance lead. Wins landen waar het team ze ziet, en verlengingen slippen niet meer voorbij hun datum omdat niemand die week het rapport opendeed.

Je bestaande tools

Je data komt in een warehouse terecht. Je BI-tools lezen eruit.

Je houdt de rapporteringstool die je al hebt. Wij koppelen hem aan het warehouse waar je TrackerRMS-data staat.

Power BI Microsoft

Fabric Microsoft

Snowflake Data warehouse

BigQuery Google

Tableau Visualisatie

Excel Spreadsheets & draaitabellen

In drie stappen

Van TrackerRMS naar antwoorden in drie stappen.

Veilig koppelen

OAuth-authenticatie. Standaard read-only. Wij tekenen een DPA en je admin houdt de sleutels.

Landen in je warehouse

Data stroomt naar je warehouse op het schema dat jij kiest. Bijna real-time of 's nachts, aan jou. Jij bent eigenaar.

Rapportering, automatisatie, AI

We bouwen het eerste dashboard, de eerste workflow of AI-toepassing samen met jou, en geven de sleutels over. Of we blijven erbij voor doorlopende levering.

Twee manieren om met ons te werken

Kies het traject dat past bij jouw team.

Traject 01

Zelf doen

Wij zetten de basis op. Jouw team bouwt erop verder.

TrackerRMS-connector geconfigureerd en draaiend
Warehouse opgezet in jouw cloud-account
Propere toegang voor je Power BI-, Fabric- of Tableau-team
Documentatie over wat er in het datamodel zit
Sync-monitoring zodat je gewaarschuwd wordt voor rapporten stukgaan

Beste match Teams die al een BI-analist of data engineer in huis hebben en zelf willen bouwen.

Traject 02

Wij doen het voor je

Wij bouwen het geheel, van A tot Z.

Alles uit Zelf doen
Dashboards gebouwd op de vragen die je team effectief stelt
Automatisaties tussen je systemen
AI-workflows afgestemd op taken die je team dagelijks draait
Custom apps waar een dashboard niet volstaat
Doorlopende levering op een tempo dat past bij je team

Beste match Teams zonder BI- of dev-capaciteit in huis. Jij zegt wat je nodig hebt en wij leveren het.

Voor je een gesprek boekt

Veelgestelde vragen.

Wie is eigenaar van de data?

Jij. Ze komt in jouw warehouse terecht, op jouw cloud-account. Wij verkopen ze niet door en aggregeren ze niet. Stop je met ons, dan blijft het warehouse van jou en blijft het draaien.

Hoe vers is de data?

Bijna real-time voor de meeste operationele systemen. Voor zwaardere bronnen plannen we per uur of per nacht. Je kiest op basis van wat de rapporten nodig hebben.

Moet ik al een warehouse hebben?

Nee. Heb je er geen, dan helpen we je er een kiezen en zetten we het op als deel van de eerste levering. Gangbare startpunten zijn Snowflake, Microsoft Fabric of een kleine Postgres-start.

Welke TrackerRMS-objecten landen in het warehouse?

De connector trekt kandidaten, klanten, contacten, vacatures, sollicitaties, plaatsingen en salesactiviteiten binnen, en waar de back-officemodule in gebruik is ook assignments en timesheets. Dat dekt het rapporteringsoppervlak dat de meeste zaakvoerders vragen: wie zit in de database, waar wordt aan gewerkt, wat is gesloten en wat wordt gefactureerd.

We aarzelen tussen TrackerRMS en de grotere ATS+CRM-namen. Waarom dan nog in een warehouse trekken?

TrackerRMS is sterk op de dagelijkse recruiter- en BD-flow, en de ingebouwde rapporten dekken de week van een consultant goed. Het warehouse is waar je de zaakvoerderskvragen beantwoordt: marge per klant na de split, waarde van slapende klanten, consultantsproductiviteit genormaliseerd over teams. Die hebben TrackerRMS-data nodig naast boekhoud- en marketingdata, los van welk ATS er onder ligt.

Kunnen we dit gebruiken om werkvergunningen en contractor-compliance op te volgen?

TrackerRMS legt certificaten, vervaldatums op documenten en contractvoorwaarden vast op kandidaten en assignments. In het warehouse tonen we de live lijst van vervaldatums binnen de komende 30, 60 en 90 dagen, gekoppeld aan de verantwoordelijke consultant en de klant. De connector beoordeelt zelf geen status voor IR35 of een ander kader; het geeft compliance en finance een opvraagbare lijst om mee te werken.

GDPR-conform

Data blijft in de EU

Jij bent eigenaar van het warehouse

Eerste oplevering live in vier tot zes weken.

We bekijken je TrackerRMS-opzet en de systemen eromheen. Samen kiezen we wat we als eerste bouwen.

Plan een gesprek Bekijk onze andere connectors