UKG HR Service Delivery-connector

Gebruik je UKG HR Service Delivery-data voor rapportering, automatisatie en AI.

Data Panda haalt je People Assist-cases, knowledge-artikels, Document Manager-personeelsdossiers, workflows en portal-events naar hetzelfde warehouse waar je HRIS-, payroll- en finance-data al staan. Vanop een plek maken we er dashboards, workflows, AI-toepassingen en apps van die HR-ops, shared-services-leiders en teammanagers de hele maand gebruiken, en niet enkel wanneer er een SLA-rapport gevraagd wordt.

Over UKG HR Service Delivery

De HR-ticketrij en het employee-portaal die naast UKG Pro draaien, niet erin.

UKG HR Service Delivery is de case-management-, employee-portaal- en documentenlaag binnen de UKG-suite. Het product is begonnen als PeopleDoc, het in Parijs opgerichte platform voor HR-documenten en -processen dat Ultimate Software in 2018 overnam en na de Ultimate-Kronos-fusie van april 2020 in het UKG-portfolio onderbracht. Vandaag wordt het verkocht als twee gekoppelde modules: People Assist voor employee-aanvragen, kennisbank en workflow-automatisatie, en Document Manager voor het beveiligde personeelsdossier. De klantenlogo's rond het platform lopen van American Express en Starbucks tot mid-market HR-shared-services-teams in de UK, Frankrijk en de Benelux.

Waar UKG Pro het master-personeelsdossier en de loonberekening draagt, draagt HR Service Delivery het dagelijkse werk van HR-ops zelf: cases (een vraag over ouderschapsverlof, een contractwijziging, een onboarding-to-do), kennisartikels die medewerkers via het portaal zelf opzoeken, documentworkflows die een e-handtekening nodig hebben en het audit-spoor dat aantoont dat een proces effectief is afgesloten. De records lezen als propere ticketdata: case-categorie, opener, behandelaar, land, status, tijd-in-status, geconsulteerd kennisartikel, bijlage, e-sign-event. In een warehouse naast UKG Pro, je HRIS, payroll en finance beantwoordt dat record eindelijk de vragen die een People Assist-rij alleen niet beantwoordt: welke case-categorieën dragen elke maand de SLA-druk, welke kennisartikels vangen herhaalde vragen op en welke workflow-stappen blijven structureel hangen voor het document getekend raakt.

Waar je UKG HR Service Delivery-data voor dient

Wat je krijgt zodra UKG HR Service Delivery gekoppeld is.

HR-shared-services-rapportering

Case-volume, SLA, kennis-deflectie en document-throughput op een pagina over elk land en elke categorie heen.

Case-volume en SLA per categorie, land en HR-businesspartner, tegenover policy
Kennis-artikel-deflectie per onderwerp, met de vragen die toch nog als case binnenkomen
Document Manager-throughput per workflow, van aanvraag open tot getekend en geklasseerd

Procesautomatisatie

Zet People Assist-case-events en Document Manager-workflow-stappen om in het werk verderop dat de rest van je stack verwacht.

Open onboarding-cases op het moment dat een HiBob- of UKG Pro-joiner-record landt
Duw e-getekende contract-events terug naar het HRIS en de finance-goedkeurrij
Escaleer cases die SLA breken of voor de tweede keer hangen op dezelfde workflow-stap

AI-toepassingen

Zet case-historiek, knowledge-inhoud en workflow-patronen achter AI die het volledige HR-ops-beeld leest.

Auto-classificeer en route binnenkomende cases op de body-tekst en eerdere gelijkaardige cases
Stel het ontbrekende kennisartikel voor zodra dezelfde vraag tien keer landt
Natuurlijke-taalvragen op cases, kennisbank en de policy-bibliotheek voor medewerkers

Custom apps op je data

Lichte tools op UKG HRSD-data voor managers en BU-heads die geen People Assist-licentie nodig zouden hoeven hebben om hun eigen caseload te lezen.

Manager-workbench met open team-cases, tijd-in-status en SLA-risico
Shared-services-cockpit met case-kost per categorie, per land en per HRBP
Kennis-gap-tracker met de onderwerpen die nog steeds herhaalde case-volumes drijven

Use cases

Use cases die we met UKG HR Service Delivery-data leveren.

Een lijst van concrete rapporten, automatisaties en AI-toepassingen die we op UKG HR Service Delivery-data hebben gebouwd. Kies er een die bij je situatie past.

Case-SLA per categorieTijd-tot-oplossing per case-categorie, land en HR-businesspartner, tegenover de SLA in policy.

Kennis-deflectieArtikel-views op het portaal en de opvolg-case-ratio per onderwerp, met de onderwerpen die toch nog naar cases lekken.

Herhaalde-vraag-heatmapCases die meer dan tien keer per kwartaal landen op dezelfde grondvraag, per land en BU.

Workflow-stall-detectieDocument Manager-stappen waar de mediane tijd-in-status voorbij policy loopt, benoemd per workflow.

E-sign-doorloopDagen van contract of document verzonden tot getekend en geklasseerd, per workflow, land en ondertekenaar-rol.

Onboarding-caseloadCases geopend tegen nieuwe joiners in de eerste dertig dagen, per site, land en onboarding-cohorte.

Verlof-caseloadOuderschaps-, ziekte- en langdurig-verlof-cases per land, met de documentworkflow die telkens volgt.

HRBP-werklastbalansOpen cases, tijd-in-status en SLA-overschrijdingen per HR-businesspartner, over sites en BU's heen.

Document-conformiteits-gatenVerplichte Document Manager-bestanden op orde per werknemer en land, met de gaten per categorie benoemd.

Kost per caseLoonkost van shared services verdeeld over het behandelde case-volume per categorie, land en kwartaal.

Portaal-adoptie per siteActieve portaal-gebruikers per site en land, tegenover de headcount die het mag gebruiken.

Audit-spoor-paraatheidCases en documentworkflows met een sluitend audit-spoor, per proces en per land.

Echte vragen uit de praktijk

Antwoorden die je eindelijk krijgt.

Waar draagt HR-ops dit kwartaal effectief de SLA-druk?

Case-volume, tijd-tot-oplossing en aantal SLA-breuken per case-categorie, land en HRBP, tegenover de SLA in policy. De shared-services-lead ziet dat ouderschapsverlof-cases in Frankrijk dubbel zo vaak SLA missen als dezelfde categorie in de UK, en welke workflow-stap binnen die case de dagen opeet, in plaats van een vlakke wachtrij-lengte uit te leggen aan de HR-directeur.

Vangt het portaal vragen effectief op, of zet het enkel een klik voor de case?

Knowledge-artikel-views per onderwerp gekoppeld aan de case-ratio die dezelfde medewerker in de zeven dagen erna nog opent. People ops ziet de onderwerpen waar deflectie echt is (artikel open, geen case erna) en de onderwerpen waar het artikel open ging maar de case toch landde, met het ontbrekende of onduidelijke artikel met naam benoemd.

Wat kost een case ons in praktijk, van begin tot eind?

Beladen loonkost van shared services verdeeld over het behandelde case-volume per categorie, land en kwartaal, gekoppeld aan de workflow-stappen en e-sign-events die elke case draagt. Groeps-HR ziet dat een onboarding-case in Duitsland een veelvoud kost van dezelfde case in Spanje omdat daar drie workflow-stappen een manuele overdracht vragen, vóór de volgende budgetronde ze allemaal als één regel behandelt.

Waarde voor iedereen in de organisatie

Wat elke functie eruit haalt.

Voor finance leads

Shared-services-kost van HR per case, categorie en land, gelinkt aan de headcount die hij bedient. Groepsfinance ziet dat de kost-per-onboarding-case in één land op drie keer de groep-mediaan zit omdat de workflow daar nog steeds een manuele overdracht vraagt, vóór de volgende kost-allocatieronde dat onder de mat veegt.

Voor sales leads

Onboarding-caseload en tijd-tot-volledig-onboard voor nieuwe commerciële hires over landen heen, getild uit People Assist. De salesleiding ziet wanneer DACH AE-onboarding structureel voorbij dag vijfenveertig slipt omdat de werkvergunning-case hangt, weken vóór de ramp-doelen worden gemist.

Voor operations

Open cases, SLA-breuken en hangende workflow-stappen per site en BU in één capaciteitsbeeld. De COO ziet welk kantoor cases voorbij policy laat verouderen en welke workflow-stappen structureel een tweede escalatie nodig hebben, in plaats van te vertrouwen dat de People Assist-rij vrijdag opgeruimd was.

Ideeën

Wat je met UKG HR Service Delivery kan automatiseren.

Connecteer met HiBob

Open UKG HRSD-onboarding-cases de dag dat een HiBob-joiner landt

Joiner-records in HiBob triggeren de bijhorende set People Assist-cases op dag een: werkvergunning, materiaal-aanvraag, contract en policy-erkenning, afgebakend op het land van de joiner. De status loopt terug naar Bob, zodat het onboarding-overzicht in HiBob de cases toont die nog open staan, niet enkel de workflow-stappen waarvan people ops denkt dat ze open horen te zijn. Groeps-HR ziet het land waar dezelfde case-categorie structureel voorbij dag twintig slipt, in plaats van te wachten op de volgende onboarding-review.

Connecteer met Slack

Stuur case-escalaties en documenthandtekeningen vanuit Slack

Cases die SLA breken of voor de tweede keer hangen op dezelfde workflow-stap, posten een gestructureerde ping in het juiste HR-ops-Slack-kanaal, met de case-categorie, het land, de opener en de stap die de cyclus ophoudt. Document Manager-workflows die voorbij het policy-venster op een ondertekenaar wachten, pingen de manager rechtstreeks. People ops stopt met op vrijdagnamiddag handmatig escalaties en handtekeningen na te jagen, en het audit-spoor blijft binnen HRSD proper leesbaar.

Connecteer met monday.com

Synchroniseer UKG HRSD-cases met het HR-ops-bord in monday

People Assist-cases landen als items op het juiste monday.com-bord, afgebakend op het team dat de categorie bezit, met land, opener, SLA-doel en de laatste workflow-stap op elke kaart. Statuswijzigingen lopen terug naar UKG, zodat de People Assist-rij de bron van waarheid blijft, terwijl de HRBP's hun dag in monday werken waar hun andere shared-services-werkstromen al staan. De shared-services-lead ziet één werklastbeeld in plaats van twee rijen die bijna overeenkomen.

Connecteer met Salesforce

Lees UKG HRSD-onboarding-cases op de Salesforce-hire-tijdlijn

Onboarding-cases voor nieuwe commerciële hires landen naast het Salesforce-gebruikers-, rol-, territorium- en quota-record. De salesleiding ziet de AE wiens People Assist-werkvergunning-case nog open staat op dag veertig, drie weken voor de ramp-doelstelling wordt gemist en de forecast tekort schiet. Gekoppeld aan closed-won pipeline per eigenaar, wordt de HRSD-case-staat geen interne HR-rij meer maar een quota-dekkingssignaal waar het revenue-team mee aan de slag kan.

Connecteer met Exact Online

Punt shared-services-HR-kost af tegen Exact Online-kostenplaatsen

Behandeld UKG HRSD-case-volume per categorie en land, plus de beladen loonkost van shared services uit payroll, landt naast de kostenplaats- en projectboekingen in Exact Online. Groepsfinance ziet de kost-per-case per land en per HRBP-team in plaats van een vlakke HR-ops-budgetlijn, en de vennootschap waar de kost boven de groep-mediaan loopt omdat de workflow daar nog een manuele overdracht vraagt. Kostenverdelingen binnen de groep worden geen kwartaal-onderhandeling meer maar een cijfer dat de controller kan verdedigen.

Connecteer met HubSpot

Trigger HubSpot-alumni- en rehire-workflows vanuit UKG HRSD-leaver-cases

Leaver-cases die in People Assist gesloten worden, posten de werknemer in de alumni-lijst in HubSpot, met land, laatste rol, vertrekreden en de HRBP die de case behandelde mee. Het talent-team werkt rehire en alumni-nurture binnen HubSpot, waar de rest van de kandidaten-funnel al staat, terwijl de HRSD-case het audit-spoor van de offboarding zelf blijft dragen. Diezelfde koppeling toont de alumni die via een kandidaten-stage in HubSpot terugkomen, zodat people ops het rehire-signaal naast het oorspronkelijke leaver-record ziet.

Je bestaande tools

Je data komt in een warehouse terecht. Je BI-tools lezen eruit.

Je houdt de rapporteringstool die je al hebt. Wij koppelen hem aan het warehouse waar je UKG HR Service Delivery-data staat.

Power BI Microsoft

Fabric Microsoft

Snowflake Data warehouse

BigQuery Google

Tableau Visualisatie

Excel Spreadsheets & draaitabellen

In drie stappen

Van UKG HR Service Delivery naar antwoorden in drie stappen.

Veilig koppelen

OAuth-authenticatie. Standaard read-only. Wij tekenen een DPA en je admin houdt de sleutels.

Landen in je warehouse

Data stroomt naar je warehouse op het schema dat jij kiest. Bijna real-time of 's nachts, aan jou. Jij bent eigenaar.

Rapportering, automatisatie, AI

We bouwen het eerste dashboard, de eerste workflow of AI-toepassing samen met jou, en geven de sleutels over. Of we blijven erbij voor doorlopende levering.

Twee manieren om met ons te werken

Kies het traject dat past bij jouw team.

Traject 01

Zelf doen

Wij zetten de basis op. Jouw team bouwt erop verder.

UKG HR Service Delivery-connector geconfigureerd en draaiend
Warehouse opgezet in jouw cloud-account
Propere toegang voor je Power BI-, Fabric- of Tableau-team
Documentatie over wat er in het datamodel zit
Sync-monitoring zodat je gewaarschuwd wordt voor rapporten stukgaan

Beste match Teams die al een BI-analist of data engineer in huis hebben en zelf willen bouwen.

Traject 02

Wij doen het voor je

Wij bouwen het geheel, van A tot Z.

Alles uit Zelf doen
Dashboards gebouwd op de vragen die je team effectief stelt
Automatisaties tussen je systemen
AI-workflows afgestemd op taken die je team dagelijks draait
Custom apps waar een dashboard niet volstaat
Doorlopende levering op een tempo dat past bij je team

Beste match Teams zonder BI- of dev-capaciteit in huis. Jij zegt wat je nodig hebt en wij leveren het.

Voor je een gesprek boekt

Veelgestelde vragen.

Wie is eigenaar van de data?

Jij. Ze komt in jouw warehouse terecht, op jouw cloud-account. Wij verkopen ze niet door en aggregeren ze niet. Stop je met ons, dan blijft het warehouse van jou en blijft het draaien.

Hoe vers is de data?

Bijna real-time voor de meeste operationele systemen. Voor zwaardere bronnen plannen we per uur of per nacht. Je kiest op basis van wat de rapporten nodig hebben.

Moet ik al een warehouse hebben?

Nee. Heb je er geen, dan helpen we je er een kiezen en zetten we het op als deel van de eerste levering. Gangbare startpunten zijn Snowflake, Microsoft Fabric of een kleine Postgres-start.

Welke UKG HR Service Delivery-objecten landen in het warehouse?

De connector trekt het People Assist-case-record (categorie, opener, behandelaar, land, status, tijd-in-status, audit-events), de kennisartikel-catalogus met view-aantallen, de Document Manager-personeelsdossier-metadata en document-types, de workflow-definities en hun stap-per-stap-events, de organisatieboom en het employee-profiel binnen. De document-inhoud kan in HRSD blijven; het warehouse pikt de metadata en de workflow-events op, en dat volstaat voor elk dashboard en elke automatisatie op deze pagina.

Hoe past dit naast UKG Pro en andere HRIS-connectoren?

UKG HR Service Delivery is de HR-helpdesk- en documentenlaag; UKG Pro (of HiBob, Workday, BambooHR, Personio, afhankelijk van je stack) draagt het master-personeelsdossier. Wij connecteren met beide waar beide draaien. De People Assist-case-sleutel haakt terug aan de HRIS-werknemers-sleutel, zodat de case-werklast naast headcount, loonband en anciënniteit komt te liggen zonder dat je één enkele bron van waarheid moet kiezen.

We zitten nog op een PeopleDoc-contract. Werkt dezelfde connector?

Ja. Het platform werd na de fusie van Ultimate Software en Kronos in april 2020 hernoemd van PeopleDoc naar UKG HR Service Delivery, maar de onderliggende tenant, API's en datamodel lopen door. De connector leest van dezelfde endpoints of het contract op het dossier nu nog PeopleDoc zegt, HRSD zegt, of intussen herverpakt is als People Assist plus Document Manager binnen een UKG Pro-suite.

GDPR-conform

Data blijft in de EU

Jij bent eigenaar van het warehouse

Eerste oplevering live in vier tot zes weken.

We bekijken je UKG HR Service Delivery-opzet en de systemen eromheen. Samen kiezen we wat we als eerste bouwen.

Plan een gesprek Bekijk onze andere connectors