Codeset

Wat is een codeset?

Een codeset is een officiële lijst van toegelaten codes voor een bepaald veld of domein. Elke code heeft een afgesproken betekenis. Bijvoorbeeld `N` voor nieuw, `P` voor in verwerking en `C` voor geannuleerd.

Codesets zorgen dat systemen en mensen dezelfde taal gebruiken. Zonder codeset duiken varianten op: `cancelled`, `geannuleerd`, `annulatie`, `CANC`, `X`. Voor een mens lijkt dat oplosbaar, maar voor rapporten en integraties zijn het verschillende waarden.

Een codeset is klein genoeg om simpel te lijken, maar belangrijk genoeg om governance nodig te hebben.

Wat staat er in een codeset?

Code
De technische waarde die in systemen voorkomt, zoals `BE`, `EUR`, `P1` of `CANC`.

Label
De leesbare naam voor gebruikers, zoals België, euro, prioriteit 1 of geannuleerd.

Definitie
Wanneer gebruik je deze code en wanneer niet? Dit voorkomt twijfel tussen gelijkaardige waarden.

Geldigheidsperiode
Sommige codes zijn alleen geldig vanaf of tot een bepaalde datum.

Mapping naar andere systemen
Als een ander systeem een andere code gebruikt, leg je de vertaling vast.

Wanneer gebruik je een codeset?

1. Bij keuzelijsten. Gebruikers mogen alleen waarden kiezen uit een gecontroleerde lijst.

2. Bij integraties. Systemen moeten elkaars codes kunnen begrijpen.

3. Bij rapportering. Codes worden gegroepeerd, vertaald of gefilterd.

4. Bij validatie. Een pipeline controleert of binnenkomende waarden toegelaten zijn.

Voorbeeld

Een supportsysteem gebruikt prioriteiten `P1`, `P2`, `P3` en `P4`. De codeset legt vast dat `P1` kritieke incidenten zijn die binnen één uur reactie vragen, terwijl `P4` kleine vragen zijn zonder operationele impact.

Wanneer een nieuw team `URGENT` begint te gebruiken in een Excel-import, faalt de validatieregel. Dat is goed: de fout wordt zichtbaar voordat rapporten een nieuwe, onbekende prioriteit tonen.

Codeset versus vrije tekst

Vrije tekst is flexibel, maar moeilijk te analyseren. Codesets zijn strakker, maar maken rapportering en automatisatie betrouwbaarder. Voor velden die beslissingen, filters of integraties sturen, is een codeset bijna altijd beter.

Dat betekent niet dat elk veld een code nodig heeft. Een opmerking of probleemomschrijving blijft vrije tekst. Een status, categorie of prioriteit verdient meestal een codeset.

Verwant aan en niet verwarren met

Referentiegegevens
Een codeset is een concrete vorm van referentiegegevens. Referentiegegevens is het bredere geheel van stabiele lijsten en classificaties.

Mappingregel
Een mappingregel vertaalt codes tussen systemen. Bijvoorbeeld broncode `A` wordt doelcode `Actief`.

Validatieregel
Een validatieregel controleert of een waarde in de codeset voorkomt.

Data contract
Een data contract kan vastleggen dat een veld alleen waarden uit een bepaalde codeset mag bevatten.

FAQ over codesets

1. Is een codeset altijd technisch?
Nee. Ook klantsegmenten of prioriteitsniveaus kunnen codesets zijn, zelfs als de code leesbaar is.

2. Mag een code ooit van betekenis veranderen?
Liever niet. Als het toch gebeurt, documenteer de geldigheidsperiode. Historische data mag niet plots een nieuwe betekenis krijgen.

3. Wie mag codes toevoegen?
Dat moet afgesproken zijn. Nieuwe codes kunnen rapporten, integraties en validatieregels raken.