Eventdata

Wat is eventdata?

Eventdata registreert dat iets op een bepaald tijdstip gebeurde. Een event kan zeggen dat een order werd aangemaakt, een factuur werd goedgekeurd of een pakket werd gescand.

Naast activiteit en tijdstip bevat eventdata vaak een identifier voor de betrokken case of object en extra kenmerken, zoals medewerker, kanaal, bedrag of status. Die context maakt latere analyse mogelijk.

Eventdata is breder dan een event log voor process mining. Ruwe gebeurtenissen kunnen verspreid staan over transactietabellen, auditlogs, berichten en applicatielogs. Een event log is een gemodelleerde verzameling waarmee een specifieke procesvraag wordt onderzocht.

Van systeemwijziging naar procesgebeurtenis

Een database registreert misschien dat kolom status van 2 naar 3 veranderde. Voor procesanalyse moet je weten dat dit Factuur goedgekeurd betekent, wanneer de verandering gebeurde en bij welke factuur ze hoort.

Extractie is daarom ook modellering. De analist kiest welke technische records één bedrijfsgebeurtenis voorstellen, welk detailniveau past en hoe gebeurtenissen aan cases of objecten worden gekoppeld.

Een enkele bedrijfsactiviteit kan meerdere technische updates veroorzaken. Omgekeerd kan één batchupdate gebeurtenissen voor vele dossiers bevatten. Zonder semantische mapping telt de analyse systeemgedrag in plaats van bedrijfswerk.

Een ordervoorbeeld

Een ERP bewaart een orderheader, orderregels, leveringen, facturen en betalingen. De ruwe tabellen bevatten aanmaak- en wijzigingstijden, statussen en referenties.

Voor een order-to-cashanalyse maakt het team events zoals Order aangemaakt, Levering geboekt, Factuur verstuurd en Betaling ontvangen. Ieder event krijgt tijdstip, activiteit en koppeling aan de gekozen case.

Wanneer één order meerdere leveringen heeft, moet Levering geboekt meerdere echte events blijven. Wordt één factuur aan meerdere orders gekoppeld, dan kan een object-centric eventmodel geschikter zijn dan events kopiëren per order.

Data lineage legt vast uit welke bronvelden en transformaties ieder event ontstond. Zo kan een afwijkend cijfer terug naar het systeemrecord worden onderzocht.

Eventdata versus statusdata

Statusdata beschrijft hoe iets nu is. Een orderrecord met status Betaald zegt niet wanneer eerdere stappen gebeurden of hoe vaak het dossier werd heropend.

Eventdata bewaart veranderingen doorheen de tijd. Uit de reeks Aangemaakt, Geblokkeerd, Vrijgegeven en Betaald kan je volgorde en wachttijd afleiden.

Een systeem dat alleen de huidige status overschrijft, verliest historiek. Change Data Capture of een audit trail kan soms helpen eerdere wijzigingen te reconstrueren, maar de betekenis moet nog naar procesactiviteiten worden vertaald.

Eventdata versus event log en auditlog

Een auditlog is gebouwd voor controle en forensisch onderzoek. Ze registreert technische wijzigingen en identiteit, vaak op veldniveau.

Een event log ordent events voor een analyse en gebruikt herkenbare activiteitlabels, cases of objecten en tijdstippen. XES is een IEEE-standaard voor uitwisseling van eventlogs en eventstreams.

Dezelfde auditdata kan bron zijn voor meerdere eventlogs. De keuze van case en activiteit hangt af van de procesvraag. Er bestaat dus niet altijd één universele juiste eventlog voor een systeem.

Kwaliteit, tijd en privacy

Controleer ontbrekende identifiers, onmogelijke volgordes, dubbele events, tijdzones en gelijke timestamps. Een extra sorteringssleutel kan nodig zijn wanneer een bron alleen een datum of afgeronde tijd bewaart.

Leg vast of een timestamp het begin, einde of registratiemoment voorstelt. Een goedkeuring kan eerder genomen zijn dan ze in het systeem werd ingevoerd.

Eventdata kan gedrag van medewerkers en klanten zichtbaar maken. Verzamel alleen kenmerken die nodig zijn, beperk toegang en spreek transparant af waarvoor analyses worden gebruikt.

Bewaar bronverwijzing, extractieversie en kwaliteitscontroles. Een mooie proceskaart herstelt geen verkeerd gemodelleerde gebeurtenis.