VBA of Office Scripts? Wanneer gebruik je wat?

Werk je al even met Excel? Dan heb je vast wel eens een macro geschreven in VBA. Kleine stukjes code die je uren werk besparen. Maar intussen is er veel veranderd. Steeds meer bedrijven bewaren hun bestanden op OneDrive of SharePoint. Als team kan je samenwerken in een en hetzelfde bestand via de browser, maar plots werkt die vertrouwde macro niet meer.

Daar komt Office Scripts in beeld. Microsoft ontwikkelde het speciaal voor de cloud. Maar wat is nu eigenlijk het verschil met VBA? En wanneer gebruik je wat?

VBA – de klassieker

VBA (Visual Basic for Applications) zit ingebakken in je Excel-bestand. Ideaal om handmatig werk op je computer te automatiseren.

Voordelen

• Werkt volledig offline op je desktop.

• Heel flexibel, je kan bijna alles automatiseren.

• Kan ook andere Office-apps aansturen zoals Outlook of Word.

Nadelen

• Werkt niet in Excel voor het web.

• Macro-bestanden (.xlsm) worden vaak geblokkeerd om veiligheidsredenen.

• Elke werkmap bevat eigen code, wat onderhoud lastig maakt.

• Veel bedrijven schakelen macro’s gewoon uit om risico’s te vermijden.

Kort gezegd: als jouw team vooral met lokale bestanden werkt in Excel Desktop, blijft VBA prima. Ideaal voor dingen zoals PDF’s genereren, bestanden lokaal bijwerken of mails versturen via Outlook.

Office Scripts – automatisatie voor de cloud

Office Scripts is de moderne versie voor wie Excel in de browser gebruikt. De scripts worden geschreven in TypeScript (een vereenvoudigde vorm van JavaScript) en draaien in de cloud in plaats van op je computer.

Voordelen

• Werkt perfect met bestanden in OneDrive of SharePoint.

• Combineerbaar met Power Automate om taken automatisch uit te voeren.

• Geen vervelende beveiligingswaarschuwingen of geblokkeerde bestanden.

• Iedereen met toegang kan hetzelfde script gebruiken – geen versieverwarring.

Nadelen

• Draait niet in Excel Desktop.

• Niet alle functies of opmaakacties zijn al ondersteund.

• Vereist een Microsoft 365-licentie (Business of Enterprise).

• Je moet wat basislogica kunnen volgen of leren.

Werk je vooral in gedeelde rapporten of wil je dagelijkse updates en meldingen automatisch laten lopen? Dan is Office Scripts de juiste keuze.

Werken in een gemengde omgeving

Veel teams zitten in een overgangsfase: de ene werkt lokaal, de andere in de cloud.
Hieronder zie je wat wanneer het best werkt:

Belangrijk: VBA-macro’s werken niet in Excel voor het web, en Office Scripts niet in de desktopversie. Wie naar Microsoft 365 verhuist, zal dus een keuze moeten maken.

Wanneer gebruik je wat?

Blijf bij VBA als:

• Je vooral met lokale bestanden werkt.

• Je enkel Excel Desktop gebruikt.

• Je bestaande macro’s gewoon blijven doen wat ze moeten.

Kies Office Scripts als:

• Je bestanden in OneDrive of SharePoint staan.

• Je automatische of geplande flows wil opzetten.

• Je team samen aan rapporten werkt in de browser.

• Je al met Power Automate of Teams werkt.

VBA was jarenlang de keuze voor Excel-automatisatie, maar het is gebouwd voor een tijd waarin alles lokaal stond. Nu bestanden in de cloud staan, en teams tegelijk samenwerken, is Office Scripts de logische volgende stap.

Werk je nog vooral op je desktop? Geen probleem – VBA blijft betrouwbaar. Maar draait je bedrijf op Microsoft 365 en werk je samen in de cloud, dan is het de moeite om Office Scripts en Power Automate te leren kennen. Via Power Automate kan je ook verder gaan dan Excel. Je kan data binnenhalen van verschillende bronnen, of bepaalde acties automatisch laten uitvoeren als er iets in je Excel bestand gewijzigd wordt. Excel wordt dan een schalen in een bredere workflow.