Power Automate

Wat is Power Automate?

Power Automate is een tool van Microsoft waarmee je taken en processen kan automatiseren zonder te programmeren. Het is onderdeel van het Power Platform, samen met Power BI, Power Apps en Power Pages. Je bouwt er stap voor stap een flow in: je kiest wat iets in gang zet (de trigger) en bepaalt daarna welke acties moeten volgen.

Een eenvoudig voorbeeld: wanneer iemand een formulier invult of een bestand deelt via Teams, kan Power Automate automatisch een goedkeuringsverzoek sturen en de goedgekeurde versie opslaan in een centrale SharePoint-map. Zo verloopt het proces vlotter zonder manuele opvolging.

Hoe werkt het?

Power Automate werkt op basis van drie onderdelen:

1. Triggers: wat de flow start, bijvoorbeeld een nieuwe e-mail of een bestand dat wordt toegevoegd.

2. Acties: wat er daarna moet gebeuren, zoals een bericht sturen, data opslaan of een goedkeuring vragen.

3. Connectoren: de koppelingen met andere tools. Power Automate ondersteunt honderden connectoren, zowel binnen Microsoft 365 (SharePoint, Outlook, Teams) als buiten (Slack, Dropbox, Salesforce, enz.).

Je bouwt de flow visueel op in de browser. Elke stap is een blok, waardoor je het proces makkelijk kan volgen en aanpassen.

Waarvoor gebruik je Power Automate?

Power Automate is geschikt voor een breed scala aan toepassingen, van persoonlijke efficiëntie tot bedrijfsautomatisering. Enkele typische voorbeelden:

• Automatisch opslaan van bijlagen uit e-mails in SharePoint.

• Goedkeuringsflows voor documenten of aankopen.

• Automatische meldingen in Teams bij nieuwe formulieren of bestanden.

• Periodieke herinneringen of rapporten via e-mail.

• Synchronisatie tussen Excel, SharePoint en Dataverse.

• Automatische opvolging van supporttickets of projecttaken.

Met Power Automate Desktop kan je zelfs lokale handelingen op je computer automatiseren, zoals klikken, kopiëren en plakken in programma’s zonder API.

Power Automate binnen het Power Platform

Binnen het Power Platform is Power Automate de automatiseringslaag. Power Apps laat je schermen en formulieren bouwen, Power BI zorgt voor rapportering, en Dataverse vormt de centrale datalaag. Power Automate verbindt al die onderdelen zodat data automatisch doorstroomt tussen systemen.

Bijvoorbeeld: een Power App wordt ingevuld door een medewerker. Power Automate verwerkt die input, stuurt een goedkeuringsverzoek via Teams en slaat de resultaten op in Dataverse. Power BI leest die gegevens uit voor analyse. Op die manier werken alle tools samen als één geheel.

Voor wie is het bedoeld?

Power Automate is geschikt voor zowel individuele medewerkers als grotere organisaties. Iedereen kan kleine automatiseringen maken die tijd besparen. Teams kunnen samen grotere processen opzetten die door meerdere afdelingen gebruikt worden. Bedrijven kunnen flows beheren via een centrale omgeving, met duidelijke regels en rechten.

Governance en beheer

Om Power Automate veilig en beheersbaar te houden, zijn enkele afspraken nodig:

• Gebruik serviceaccounts voor bedrijfsflows, zodat ze blijven werken als iemand vertrekt.

• Scheid test- en productieflows via environments.

• Gebruik Data Loss Prevention policies om te bepalen welke connectoren samen mogen gebruikt worden. Er is immers een gevaar dat via de flows data buiten de organisatie wordt gestuurd.

• Documenteer elke flow: doel, eigenaar, frequentie en datastromen. Wanneer je een flow bouwt kan alles logisch lijken maar je moet een jaar later ook nog verstaan hoe alles werkt.

• Gebruik het Centre of Excellence (CoE) dashboard om overzicht te houden over alle flows.

• Hou flows overzichtelijk met duidelijke namen en beschrijvingen.

• Voeg foutafhandeling en meldingen toe bij mislukte runs. Je moet actief actie ondernemen als er fouten optreden in plaats van te wachten tot iemand in de business opmerkt dat er iets niet meer werkt.

• Evalueer jaarlijks of flows nog nodig zijn.

Wanneer Power Automate, wanneer iets anders?

Power Automate is ideaal voor standaardprocessen binnen Microsoft 365 en voor automatisering met beperkte complexiteit. Voor zwaardere workloads of grootschalige integraties kies je beter voor:

• Azure Logic Apps voor meer schaal en controle.

• Azure Data Factory of Microsoft Fabric voor dataverwerking.

• UiPath of andere RPA-tools voor uitgebreide desktopautomatisatie.

Power Automate is een van de tools die je ter beschikking hebt voor procesautomatisatie. Het is een applicatie met enorm veel potentieel. Zeker voor personal productivity toepassingen binnen een Microsoft omgeving. Het is wel belangrijk dat je de juiste oplossing kiest afhankelijk van het doel dat je wil bereiken.