IMAP-connector

Maak van je gedeelde mailboxen doorzoekbare data.

Data Panda haalt elk bericht uit info@, support@ en orders@ via IMAP naar je warehouse, samen met de data uit de rest van je bedrijf. Vanop één plek maken we er dashboards, workflows, AI-toepassingen en apps van die je team elke dag gebruikt.

IMAP
 Data Panda Reporting Automation AI Apps
IMAP
Over IMAP

De grootste gemene deler van e-mailintegratie.

IMAP is het Internet Message Access Protocol, vastgelegd in RFC 3501 in 2003 en geüpdatet als IMAP4rev2 in RFC 9051 in 2021. Een client leest er mail mee van een server terwijl de berichten op de server blijven staan, in mappen, met flags voor gelezen, ongelezen, gemarkeerd en beantwoord. Cleartext IMAP draait op poort 143, IMAPS over TLS op poort 993. Het is de lees-tegenhanger van SMTP en het alternatief voor POP3, dat downloadt en doorgaans verwijdert.

De meeste zakelijke mailtools zonder eigen API spreken IMAP: gedeelde mailboxen zoals info@, support@ en orders@, oude mailboxen bij een hostingpartij, mail van freelancers of onderaannemers op consumer-providers, audit-archieffeeds. De mailbox zelf zit vol met business: wie schreef wanneer, waarover, wie heeft geantwoord, hoe snel, wat is blijven liggen.

De bedoeling van IMAP naar een warehouse trekken is niet om je inbox te vervangen. Het is om de mail auditeerbaar en doorzoekbaar te maken: antwoordtijd per afzender, lead source per campagne, frequentie per domein, threads die niemand opgepakt heeft, mails die na de uren binnenkwamen en op de maandag bleven wachten.

Waar je IMAP-data voor dient

Wat je krijgt zodra IMAP gekoppeld is.

Rapportering op de inbox

Zie wie schrijft, wie antwoordt en welke threads te lang blijven liggen.

  • Berichten per mailbox per dag, met afzenderdomein
  • Mediaan en worst-case antwoordtijd per inbox
  • Open threads ouder dan X uur per behandelaar

Automatisatie op binnenkomende mail

Zet inkomende mail om in de volgende stap in sales, support en operations.

  • Maak een HubSpot-lead aan wanneer een nieuwe afzender naar info@ schrijft
  • Open een ticket wanneer een support@-thread de SLA overschrijdt
  • Stuur bijlages van orders@ rechtstreeks naar de ERP-wachtrij

AI-toepassingen

Gebruik de inhoud van mails om te samenvatten, classificeren en prioriteren zonder elke thread te lezen.

  • Classificeer support@-mail op onderwerp en urgentie bij binnenkomst
  • Vat lange threads samen voor een overdracht
  • Detecteer terugkerende klachten van hetzelfde domein over meerdere mailboxen heen

Custom apps op je data

Tools waarmee je sales- en support-team een blijven-liggen-thread opvolgen zonder door Outlook te scrollen.

  • Dashboard voor gedeelde inboxen met stoplichtkleuren op antwoordtijd
  • Zoeken in elke mailbox per afzender, domein of trefwoord
  • Lead source van info@-antwoorden door naar het CRM
Use cases

Use cases die we met IMAP-data leveren.

Een lijst van concrete rapporten, automatisaties en AI-toepassingen die we op IMAP-data hebben gebouwd. Kies er een die bij je situatie past.

Antwoordtijd-SLAMediaan en p95 antwoordtijd per gedeelde inbox, per week.
AfzenderfrequentieTop-domeinen die naar info@ schrijven, gerangschikt op aantal.
Lead-source-attributieWelke campagnes brengen afzenders in info@ versus support@.
Blijven-liggen-threadsOpen threads ouder dan X uur, per behandelaar.
Mail na de urenVolume dat buiten de kantooruren binnenkwam, per inbox.
First-touch-antwoordratioAandeel inkomende mail beantwoord binnen het eerste uur.
Mailbox-belastingBerichten per mailbox per dag, in trend over de tijd.
Terugkerende afzendersDomeinen die deze maand meer dan drie keer geschreven hebben.
Bijlage-doorstroomBestanden via orders@ per partner per week.
Bounce- en spam-loadAandeel inkomende mail gemarkeerd als spam of auto-bounce.
Out-of-office-detectieAfzenders op vakantie, geparsed uit auto-replies, per week.
Mailbox-audit-trailElk ooit ontvangen bericht, met afzender, onderwerp en map.
Echte vragen uit de praktijk

Antwoorden die je eindelijk krijgt.

Hoe snel antwoordt support@ effectief op klanten?

Mediaan en p95 antwoordtijd per inbox per week, met de traagste threads bij naam genoemd. De teamlead ziet de SLA-realiteit op maandagochtend, niet op de kwartaal-review wanneer de klant al weg is.

Waar komen leads in info@ effectief vandaan?

Afzenderdomeinen en referrer-tekst uit info@-berichten, gekoppeld aan het CRM. Marketing ziet welke campagnes echte gesprekken in de inbox brengen, niet enkel kliks op een landingspagina.

Welke threads liggen al te lang open?

Threads in gedeelde inboxen zonder antwoord langer dan X uur, slechtste eerst, met de toegewezen mailbox. De ochtendstandup krijgt een lijst in plaats van een gevoel.

Waarde voor iedereen in de organisatie

Wat elke functie eruit haalt.

Voor finance leads

Finance ziet de doorstroom van orders@ tegenover geboekte verkopen, met bijlages doorgerouteerd naar de AP-wachtrij en een spoor van welke leveranciersmail na de cut-off is binnengekomen. De audit trail van elke ontvangen factuurmail staat naast de boeking, niet in iemands archief.

Voor sales leads

Account managers zien welke prospects deze week naar info@ schreven en hoe snel iemand geantwoord heeft. Het CRM pakt afzenderdomein en first-touch-latency op, zodat de discussie over lead source met cijfers gevoerd wordt.

Voor operations

Support en operations krijgen antwoordtijd-SLA per gedeelde inbox, plus de lijst van threads die te lang blijven liggen. Het vage gevoel dat support@ overbelast is wordt een cijfer per week per behandelaar.

Ideeën

Wat je met IMAP kan automatiseren.

Connecteer met HubSpot

Maak HubSpot-leads van info@

Elk nieuw afzenderdomein dat naar info@ schrijft, wordt een HubSpot-contact, met het oorspronkelijke onderwerp en de inhoud als notitie. Marketing ziet welke campagnes effectief inkomende gesprekken triggeren, niet enkel formulier-invullen.

Connecteer met Salesforce

Toon inbox-SLA in Salesforce

Voor account managers in Salesforce: elke klantrecord toont de dagen sinds het laatste antwoord op de support@-thread en het aantal open mails voor die account. Het klantentelefoontje over het trage antwoord wordt een proactieve melding van de AM aan de klant.

Connecteer met Intercom

Open Intercom-gesprekken vanuit support@

Inkomende mail naar support@ wordt een gesprek in Intercom, gegroepeerd per afzender, met de antwoordtijd-klok lopend vanaf het moment dat de mail in IMAP binnenkwam. Het team handelt klassieke mail en chat in dezelfde wachtrij af, met dezelfde SLA.

Connecteer met Slack

Post blijven-liggen of na-de-uren-mail in Slack

Wanneer een thread in een gedeelde inbox de SLA overschrijdt, of een mail buiten de kantooruren binnenkomt, gaat er een gericht Slack-bericht naar het juiste kanaal met afzender, onderwerp en een link om te openen. Het team pakt op wat anders tot maandagochtend zou blijven liggen.

Connecteer met monday.com

Open Monday-tickets vanuit orders@

Elke nieuwe mail naar orders@ met een bijlage wordt een kaart op het order-intake-board in monday.com, met afzender, onderwerp en de bestandsnaam van de bijlage. Terugkerende afzenders clusteren op het board, zodat het team het partnerpatroon ziet, niet alleen de mail van vandaag.

Connecteer met Exact Online

Stuur leveranciersfacturen van mailbox naar Exact

PDF-facturen die op een aparte mailbox via IMAP binnenkomen, halen we eruit, parsen we en matchen we met openstaande inkooporders in Exact Online. AP ziet welke mails vandaag geland zijn, welke al een boekingsvoorstel hebben, en welke een manuele blik nodig hebben.

Je bestaande tools

Je data komt in een warehouse terecht. Je BI-tools lezen eruit.

Je houdt de rapporteringstool die je al hebt. Wij koppelen hem aan het warehouse waar je IMAP-data staat.

Power BI logo
Power BI Microsoft
Microsoft Fabric logo
Fabric Microsoft
Snowflake logo
Snowflake Data warehouse
Google BigQuery logo
BigQuery Google
Tableau logo
Tableau Visualisatie
Microsoft Excel logo
Excel Spreadsheets & draaitabellen
In drie stappen

Van IMAP naar antwoorden in drie stappen.

01

Veilig koppelen

OAuth-authenticatie. Standaard read-only. Wij tekenen een DPA en je admin houdt de sleutels.

02

Landen in je warehouse

Data stroomt naar je warehouse op het schema dat jij kiest. Bijna real-time of 's nachts, aan jou. Jij bent eigenaar.

03

Rapportering, automatisatie, AI

We bouwen het eerste dashboard, de eerste workflow of AI-toepassing samen met jou, en geven de sleutels over. Of we blijven erbij voor doorlopende levering.

Twee manieren om met ons te werken

Kies het traject dat past bij jouw team.

Traject 01

Zelf doen

Wij zetten de basis op. Jouw team bouwt erop verder.

  • IMAP-connector geconfigureerd en draaiend
  • Warehouse opgezet in jouw cloud-account
  • Propere toegang voor je Power BI-, Fabric- of Tableau-team
  • Documentatie over wat er in het datamodel zit
  • Sync-monitoring zodat je gewaarschuwd wordt voor rapporten stukgaan

Beste match Teams die al een BI-analist of data engineer in huis hebben en zelf willen bouwen.

Traject 02

Wij doen het voor je

Wij bouwen het geheel, van A tot Z.

  • Alles uit Zelf doen
  • Dashboards gebouwd op de vragen die je team effectief stelt
  • Automatisaties tussen je systemen
  • AI-workflows afgestemd op taken die je team dagelijks draait
  • Custom apps waar een dashboard niet volstaat
  • Doorlopende levering op een tempo dat past bij je team

Beste match Teams zonder BI- of dev-capaciteit in huis. Jij zegt wat je nodig hebt en wij leveren het.

Voor je een gesprek boekt

Veelgestelde vragen.

Wie is eigenaar van de data?

Jij. Ze komt in jouw warehouse terecht, op jouw cloud-account. Wij verkopen ze niet door en aggregeren ze niet. Stop je met ons, dan blijft het warehouse van jou en blijft het draaien.

Hoe vers is de data?

Bijna real-time voor de meeste operationele systemen. Voor zwaardere bronnen plannen we per uur of per nacht. Je kiest op basis van wat de rapporten nodig hebben.

Moet ik al een warehouse hebben?

Nee. Heb je er geen, dan helpen we je er een kiezen en zetten we het op als deel van de eerste levering. Gangbare startpunten zijn Snowflake, Microsoft Fabric of een kleine Postgres-start.

Wat is het verschil tussen IMAP en POP3?

POP3 downloadt mail en verwijdert die meestal van de server. IMAP leest de mail ter plaatse: berichten blijven op de server, in mappen, met flags voor gelezen, ongelezen en gemarkeerd. Voor gedeelde mailboxen wil je bijna altijd IMAP, want meerdere clients en het warehouse moeten dezelfde staat zien.

Connecteren jullie over TLS?

Ja. IMAPS over TLS op poort 993 is de standaard. Cleartext IMAP op poort 143 ondersteunen we wanneer een oude interne server het vraagt, maar we signaleren dat bij de setup. Credentials zitten in een secrets store, niet in de pipeline-definitie.

Wanneer kies je IMAP en wanneer de Microsoft 365- of Gmail-API?

Als je mailbox op Microsoft 365 of Google Workspace staat en je hebt admin-toegang, is de vendor-API doorgaans de betere keuze voor rijkere metadata en OAuth. IMAP is de juiste optie wanneer er geen API is: legacy-hostings, mailboxen van onderaannemers, audit-archieffeeds, of leveranciers die enkel IMAP aanbieden.

GDPR-conform
Data blijft in de EU
Jij bent eigenaar van het warehouse

Eerste oplevering live in vier tot zes weken.

We bekijken je IMAP-opzet en de systemen eromheen. Samen kiezen we wat we als eerste bouwen.

Plan een gesprek Bekijk onze andere connectors