Data Panda brengt je Octopus-data samen met de data uit de rest van je bedrijf. Vanop één plek maken we er dashboards, workflows, AI-toepassingen en apps van die je team elke dag gebruikt.
Octopus is een 100% Belgisch cloudpakket voor boekhouding en facturatie, gebouwd door Inaras en opgericht in 2002. Het wordt gebruikt door meer dan 2.600 Belgische accountants en meer dan 90.000 klantdossiers, in één gedeelde werkomgeving tussen de KMO-zaakvoerder en het externe kantoor. Verkoop- en aankoopfacturen, financiële verrichtingen en diversenboekingen landen in de gewone Belgische dagboeken (verkoop, aankoop, financieel, diversen), met btw-codes klaar voor de periodieke btw-aangifte en de jaarlijkse listings.
Het platform staat op een echt Belgisch grootboek, een CODA-bankflow en een gecertificeerd Peppol Access Point voor e-invoicing. Octopus heeft ook een open REST API, en dat is wat de onderliggende factuur-, klant-, leveranciers- en btw-data buiten het boekhoudscherm bereikbaar maakt. In een warehouse wordt Octopus daardoor van een afsluitingstool de netste enige bron van omzet, uitgaven en btw-codedata voor elke Belgische KMO op het platform.
Omzet, uitgaven en btw-positie vanuit de Octopus-dagboeken, klaar voor de operationele kant van de zaak.
Laat operationele systemen en het kantoor reageren op dezelfde Octopus-events.
Gebruik de geboekte Octopus-historiek om het volgende document te coachen, in plaats van het nadien recht te zetten.
Interne tools op Octopus-data voor mensen die niet in het boekhoudscherm hoeven te werken.
Een lijst van concrete rapporten, automatisaties en AI-toepassingen die we op Octopus-data hebben gebouwd. Kies er een die bij je situatie past.
Welke klanten groeien in omzet maar verzwakken in betaalgedrag?
Twaalfmaandse trend van geboekte omzet per klant gekruist met hun gemiddelde betaaldoorlooptijd uit het openstaande klantenbestand en CODA. Pikt de klant op die stilletjesaan belangrijker geworden is en tegelijk duurder om te financieren, vóór het gesprek over een creditnota op je bureau ligt.
Hoe ziet onze echte btw-positie eruit weken vóór de volgende aangifte?
Live positie per btw-code, per periode en per dagboek, op de boekingen die al in Octopus staan. Zegt je vroeg genoeg of de volgende btw-aangifte een betaling of een teruggave wordt om je cash te plannen, in plaats van het pas te ontdekken in de week dat het dossier weg moet.
Waar lekt de marge echt weg, per kostenplaats?
Omzet en geboekte kost uit Octopus samengelegd per kostenplaats of project tegenover het budget. Toont de kostenplaats waar de brutomarge stilletjesaan twee procentpunten onder plan zit en de leverancierslijn die de reden is, drie weken vóór de afsluiting.
Omzet, openstaande klanten, btw-positie en marge per kostenplaats uit Octopus, in real time aan elkaar gekoppeld. Het kantoor blijft eigenaar van de close, en finance moet niet meer op de close wachten om te weten waar de zaak echt staat.
Openstaande facturen, betaalgedrag en omzethistoriek per klant in beeld bij de vertegenwoordiger op het moment van een verlenging of een upsell. Stopt het gesprek waar de vertegenwoordiger de laatste in de kamer is die weet dat de klant twee maanden over de vervaldag is.
Geboekte kost per kostenplaats en project zichtbaar in het operationele systeem, zonder dat het team toegang nodig heeft tot het volledige grootboek. Operaties ziet de kost op de dag dat de leveranciersfactuur in Octopus verwerkt wordt, niet drie weken later in een pdf.
Klantfiches en opdrachtdata in AdminPulse blijven in lijn met de Octopus-dossiers en boekingen van dezelfde klant. Belgische kantoren die beide draaien moeten geen twee parallelle klantenlijsten meer onderhouden, en uren, facturatie en de boekhouding zelf punten af tegen dezelfde bron.
Geboekte dagboeken, openstaande klanten en leveranciers en btw-positie uit Octopus komen in Silverfin terecht, zodat de werkpapieren voor periodieke en jaarafsluiting afgepunt worden tegen wat de KMO al goedgekeurd heeft. Het werkpapieren-nazicht start op dezelfde cijfers als de klant in zijn eigen portaal ziet.
Voor kantoren die Octopus draaien voor Belgische klanten en Yuki voor Nederlandse klanten, komen boekingen, klanten, leveranciers en btw-lijnen van beide in één warehouse samen. Grensoverschrijdende groepen krijgen één geconsolideerd zicht op omzet, uitgaven en openstaande klanten in plaats van twee back offices naast elkaar.
Aankoopfacturen die in Clearfacts opgevangen en goedgekeurd zijn en in Octopus geboekt worden, komen in één warehouse samen, met de OCR-uitgelezen factuurregels, de goedkeuringsstatus en de uiteindelijke boeking gekoppeld per document. De accountant houdt Octopus als bron van waarheid, en de front office ziet de gecommitteerde kost op de dag dat de factuur binnenkomt.
Door klanten te matchen tussen HubSpot en Octopus, komen geboekte omzet, openstaande facturen en gemiddelde betaaldoorlooptijd op de CRM-fiche te staan. Account managers zien of de klant die ze willen verlengen een klant is wiens facturen blijven binnenkomen met twee weken vertraging, voordat het voorstel buitengaat.
Openstaande facturen die voorbij een gekozen aging-drempel gaan, gaan naar een Slack-kanaal van de juiste account owner, met klant, bedrag en aantal dagen vervallen zichtbaar. De herinnering staat waar het werk gebeurt, niet in een lijst openstaande klanten die tussen twee afsluitingen niemand opent.
Dit zijn de 15 tabellen die we vandaag uit Octopus naar je warehouse halen. Je bevraagt ze rechtstreeks in SQL, koppelt ze aan de rest van je stack, of bouwt er rapporten op.
Mis je een tabel? We kunnen de sync uitbreiden. Laat ons weten wat je mist en we bouwen het erbij.
Je houdt de rapporteringstool die je al hebt. Wij koppelen hem aan het warehouse waar je Octopus-data staat.
OAuth-authenticatie. Standaard read-only. Wij tekenen een DPA en je admin houdt de sleutels.
Data stroomt naar je warehouse op het schema dat jij kiest. Bijna real-time of 's nachts, aan jou. Jij bent eigenaar.
We bouwen het eerste dashboard, de eerste workflow of AI-toepassing samen met jou, en geven de sleutels over. Of we blijven erbij voor doorlopende levering.
Wij zetten de basis op. Jouw team bouwt erop verder.
Beste match Teams die al een BI-analist of data engineer in huis hebben en zelf willen bouwen.
Wij bouwen het geheel, van A tot Z.
Beste match Teams zonder BI- of dev-capaciteit in huis. Jij zegt wat je nodig hebt en wij leveren het.
Jij. Ze komt in jouw warehouse terecht, op jouw cloud-account. Wij verkopen ze niet door en aggregeren ze niet. Stop je met ons, dan blijft het warehouse van jou en blijft het draaien.
Bijna real-time voor de meeste operationele systemen. Voor zwaardere bronnen plannen we per uur of per nacht. Je kiest op basis van wat de rapporten nodig hebben.
Nee. Heb je er geen, dan helpen we je er een kiezen en zetten we het op als deel van de eerste levering. Gangbare startpunten zijn Snowflake, Microsoft Fabric of een kleine Postgres-start.
Ja. Elk Octopus-dossier krijgt een eigen schema in het warehouse, met gedeelde klanten-, leveranciers- en rekeningschema-dimensies erbovenop. Kantoren met tientallen of honderden klantdossiers kunnen per klant, per portefeuille en op kantoor-niveau rapporteren zonder uit elk dossier apart te exporteren.
Beide. Boekingsheaders, btw-codes per lijn en via CODA gematchte bankbewegingen komen allemaal over. Net dat maakt een live preview van de btw-aangifte en een echte cashpositie mogelijk vanuit Octopus-data, niet enkel totalen per dagboek.
We bekijken je Octopus-opzet en de systemen eromheen. Samen kiezen we wat we als eerste bouwen.