Officient-connector

Gebruik je Officient-data voor rapportering, automatisatie en AI.

Data Panda brengt je Officient-data over personeel, contracten, verlof en wagenpark samen met de rest van je zaak. Vanop één plek maken we er dashboards, workflows, AI-toepassingen en kleine apps van die HR, finance en operations elke maand effectief gebruiken.

Over Officient

Het Gentse cloud-HR-platform voor Belgische kmo's.

Officient is een cloud-HR-platform gebouwd in Gent voor Belgische kmo's. Het is de plek waar het personeelsdossier, contracten, verlof en afwezigheden, onboarding, documenten, onkosten en het wagenpark in één product zitten, met de data klaar om de maandelijkse loonrun bij het sociaal secretariaat te voeden. Het product is gestart in 2017 door een team dat uit Teamleader kwam en zit vandaag onder de Exact-groep, die het naast de Belgische boekhoud- en ERP-suite plaatste voor kmo's die boven op die stack een moderne HR-laag wilden.

De Officient-connector haalt dat oppervlak naar je warehouse: people, contracten, departementen, teams, functies, kostenplaatsen en kostenunits, de calendar requests achter elke verlof- en ziektedag, onkostencategorieën, wagenpark en assets, en de custom personeelsvelden die de meeste Belgische kmo's gaandeweg opbouwen. Eens dat in het warehouse staat naast je boekhouding, CRM en projecttooling, krijgen de vragen die HR en finance blijven stellen rechtstreeks een antwoord. Personeelskost per kostenplaats tegenover budget. Verlof- en ziekteratio per team. Contracten die in de volgende negentig dagen aflopen. Onboarding-taken die na de eerste maand nog open staan. Het is niet de bedoeling de Officient-schermen te vervangen waar je HR-team elke dag op werkt. Het is de bedoeling om ze niet meer voor elk rapport in Excel te moeten exporteren.

Waar je Officient-data voor dient

Wat je krijgt zodra Officient gekoppeld is.

HR- en personeelskostrapportering

Hoofdtelling, verlof en personeelskost op één pagina, per team en kostenplaats in plaats van per HR-export.

Hoofdtelling en FTE per departement, team en functie in de tijd
Verlof- en ziekteratio per team tegenover het bedrijfsgemiddelde
Personeelskost per kostenplaats naast het financebudget

Procesautomatisatie

Zet Officient-gebeurtenissen om in het werk dat de rest van de stack nodig heeft, in plaats van een HR-kopieerronde.

Duw goedgekeurd verlof naar de projectplanner als onbeschikbare uren
Boek loonvoorbereidingskost per kostenplaats naar de boekhouding
Signaleer contracten die in de volgende negentig dagen aflopen aan HR en de teamlead

AI-toepassingen

Zet Officient-historiek achter AI die het volledige kmo-personeelsbeeld ziet.

Voorspel verlof- en ziekteratio per team voor het komende kwartaal
Scoor onboarding-cohorten op afronding en uitstroom in de eerste negentig dagen
Natuurlijke-taalvragen op het personeelsbeleid, contracten en de people-directory

Custom apps op je data

Kleine HR- en ops-tools op Officient-data, geen extra SaaS-abonnement.

Managerdashboard met teamhoofdtelling, verlof en aflopende contracten
Onboarding-cockpit met open taken per nieuwe collega
Wagenpark- en onkostenbord gekoppeld aan het kostenplaatsbeeld

Use cases

Use cases die we met Officient-data leveren.

Een lijst van concrete rapporten, automatisaties en AI-toepassingen die we op Officient-data hebben gebouwd. Kies er een die bij je situatie past.

Hoofdtelling per teamHoofdtelling en FTE per departement, team en functie, in de tijd.

Verlof- en ziekteratioGoedgekeurd verlof, recup en korte ziekte per team tegenover het bedrijfsgemiddelde.

Aflopende contractenBepaalde duur en proefcontracten die binnen 30, 60 en 90 dagen aflopen.

Onboarding-afrondingOpen en afgesloten onboarding-taken per nieuwe collega en per cohort.

KostenplaatsbeeldHoofdtelling, verlof en personeelskost gebundeld per kostenplaats en kostenunit.

Wagenpark en assetsBedrijfswagens, laptops en andere assets per werknemer en per team.

OnkostencategorieënOnkosten per categorie, werknemer en kostenplaats, klaar voor het grootboek.

Capaciteit per projectBeschikbare teamdagen per week na goedgekeurd verlof en feestdagen.

In- en uitstroomBeweging per maand met startende kostenplaats, functie en manager.

Custom velden in rapporteringCustom personeelsvelden worden filterbare dimensies op elk dashboard.

Loonvoorbereiding-overdrachtCalendar requests en contracten klaar voor de loonrun bij het sociaal secretariaat.

Uitstroom binnen 90 dagenNieuwe collega's die binnen negentig dagen vertrekken, per team en onboarding-cohort.

Echte vragen uit de praktijk

Antwoorden die je eindelijk krijgt.

Welke contracten lopen in de volgende negentig dagen af, en hebben we het gesprek gepland?

Elk contract van bepaalde duur en elk proefcontract in Officient, met einddatum, het team en de kostenplaats waar het op zit, en de teamlead die het verlenggesprek voert. HR en de teamlead zien diezelfde lijst twee maanden op voorhand, zodat een contract niet stilletjes uitloopt en het verlenggesprek gebeurt voor de projectplanning de zitplaats al heeft ingerekend.

Welk team drijft dit kwartaal op ziekteratio?

Goedgekeurd verlof, recup en korte ziekte uit Officient, opgesplitst per team en kostenplaats, met de laatste zes maanden tegenover het bedrijfsgemiddelde. De HR-businesspartner ziet welk team drie punten extra korte ziekte draagt vóór het kwartaalgesprek in plaats van bij de jaarevaluatie, en kan handelen terwijl het signaal nog vers is.

Ronden onze nieuwe collega's hun onboarding effectief af?

Open en afgesloten onboarding-taken per nieuwe collega, per cohort en per toegewezen verantwoordelijke, met de tijd die het kost om de checklist door te werken. People-ops ziet welke stappen blijven hangen (opleiding boeken, contract tekenen, materiaal afhalen) en waar de uitstroom in de eerste negentig dagen zich concentreert, in plaats van te vertrouwen dat iedereen er door is omdat niemand iets heeft gemeld.

Waarde voor iedereen in de organisatie

Wat elke functie eruit haalt.

Voor finance leads

Personeelskost per kostenplaats en kostenunit op dezelfde pagina als de rest van de P&L. Wagenpark- en onkostenlijnen uit Officient vloeien in hetzelfde beeld, zodat de controller niet elke maandafsluit een aparte HR-PDF moet najagen.

Voor sales leads

Goedgekeurd verlof en aflopende contracten van het toegewezen deliveryteam op de dealfiche, zodat salesdirecteurs een opleverdatum offreren die het team echt aankan in plaats van een die in de feestdagenweek van augustus valt.

Voor operations

Capaciteit per team per week na goedgekeurd verlof en feestdagen, met nieuwe collega's en aflopende contracten op dezelfde kalender. De maandagplanning draait op echte cijfers, niet op de verlofkalender die in een apart tabblad open staat.

Ideeën

Wat je met Officient kan automatiseren.

Connecteer met Exact Online

Officient duwt personeelskost naar Exact Online

Elke periode landt de loonvoorbereidingskost uit Officient in Exact Online, opgesplitst per kostenplaats, kostenunit en onkostencategorie. Finance hertypt geen HR-export meer in het grootboek, en de personeelskostlijn hangt vast aan het team en het contract die hem opleverden. Voor kmo's die Exact Online vandaag al naast Officient draaien onder dezelfde groep, gebeurt de maandafsluit in één tool in plaats van twee.

Connecteer met Yuki

Officient-onkosten en wagenparkkost lopen door naar Yuki

Goedgekeurde onkosten en wagenparkkost per werknemer uit Officient lopen door naar Yuki tegen de juiste kostenplaats en categorie, zodat de Yuki-boekhouding draait op dezelfde codering die HR in Officient gebruikt. De boekhouder hercodeert geen werknemerskosten meer met de hand, en de Yuki-maandafsluit sluit aan op wat HR in het personeelsdossier ziet.

Connecteer met Slack

Officient stuurt de team-announce-momenten in Slack

Nieuwe collega's, jubilea, goedgekeurd verlof en contracten die in de volgende negentig dagen aflopen uit Officient sturen de juiste Slack-berichten naar de juiste kanalen: een welkomstpost op dag een, een afwezigheidsmelding voor het teamkanaal, en een DM aan de manager wanneer een contract verlengd moet worden. HR onderhoudt geen wekelijkse aankondigingslijst meer met de hand.

Connecteer met HubSpot

Officient toont deliveryteam-capaciteit op de HubSpot-dealfiche

Goedgekeurd verlof en aflopende contracten van het toegewezen deliveryteam uit Officient landen op de HubSpot-bedrijfsfiche als capaciteitssignaal, zichtbaar naast de open pipeline. Salesdirecteurs zien welke reps en collega's weg zijn als een kickoff gepland staat, zodat overdracht en opleverdatums niet meer in de eerste week na het verlof terug sluipen.

Datamodel

Tabellen die we beschikbaar maken.

Dit zijn de 14 tabellen die we vandaag uit Officient naar je warehouse halen. Je bevraagt ze rechtstreeks in SQL, koppelt ze aan de rest van je stack, of bouwt er rapporten op.

Asset Types
Assets
Calendar Requests
Contracts
Cost Centers
Cost Units
Departments
Expense Categories
Fleet
Functions
People
Person Custom Fields
Teams
Webhooks

Mis je een tabel? We kunnen de sync uitbreiden. Laat ons weten wat je mist en we bouwen het erbij.

Je bestaande tools

Je data komt in een warehouse terecht. Je BI-tools lezen eruit.

Je houdt de rapporteringstool die je al hebt. Wij koppelen hem aan het warehouse waar je Officient-data staat.

Power BI Microsoft

Fabric Microsoft

Snowflake Data warehouse

BigQuery Google

Tableau Visualisatie

Excel Spreadsheets & draaitabellen

In drie stappen

Van Officient naar antwoorden in drie stappen.

Veilig koppelen

OAuth-authenticatie. Standaard read-only. Wij tekenen een DPA en je admin houdt de sleutels.

Landen in je warehouse

Data stroomt naar je warehouse op het schema dat jij kiest. Bijna real-time of 's nachts, aan jou. Jij bent eigenaar.

Rapportering, automatisatie, AI

We bouwen het eerste dashboard, de eerste workflow of AI-toepassing samen met jou, en geven de sleutels over. Of we blijven erbij voor doorlopende levering.

Twee manieren om met ons te werken

Kies het traject dat past bij jouw team.

Traject 01

Zelf doen

Wij zetten de basis op. Jouw team bouwt erop verder.

Officient-connector geconfigureerd en draaiend
Warehouse opgezet in jouw cloud-account
Propere toegang voor je Power BI-, Fabric- of Tableau-team
Documentatie over wat er in het datamodel zit
Sync-monitoring zodat je gewaarschuwd wordt voor rapporten stukgaan

Beste match Teams die al een BI-analist of data engineer in huis hebben en zelf willen bouwen.

Traject 02

Wij doen het voor je

Wij bouwen het geheel, van A tot Z.

Alles uit Zelf doen
Dashboards gebouwd op de vragen die je team effectief stelt
Automatisaties tussen je systemen
AI-workflows afgestemd op taken die je team dagelijks draait
Custom apps waar een dashboard niet volstaat
Doorlopende levering op een tempo dat past bij je team

Beste match Teams zonder BI- of dev-capaciteit in huis. Jij zegt wat je nodig hebt en wij leveren het.

Voor je een gesprek boekt

Veelgestelde vragen.

Wie is eigenaar van de data?

Jij. Ze komt in jouw warehouse terecht, op jouw cloud-account. Wij verkopen ze niet door en aggregeren ze niet. Stop je met ons, dan blijft het warehouse van jou en blijft het draaien.

Hoe vers is de data?

Bijna real-time voor de meeste operationele systemen. Voor zwaardere bronnen plannen we per uur of per nacht. Je kiest op basis van wat de rapporten nodig hebben.

Moet ik al een warehouse hebben?

Nee. Heb je er geen, dan helpen we je er een kiezen en zetten we het op als deel van de eerste levering. Gangbare startpunten zijn Snowflake, Microsoft Fabric of een kleine Postgres-start.

Welke Officient-tabellen landen in het warehouse?

De connector haalt People, Contracts, Departments, Teams, Functions, Cost Centers, Cost Units, Calendar Requests (de records achter elke verlof-, recup- en ziektedag), Expense Categories, Fleet, Assets, Asset Types, Person Custom Fields en Webhooks binnen. Dat dekt het personeels-, contract-, verlof-, wagenpark- en onkostenoppervlak dat de meeste HR-, finance- en operationsdashboards van Belgische kmo's vragen, zonder een custom API-job te moeten bouwen.

Hoe verhoudt dit zich tot ons sociaal secretariaat (SD Worx, Acerta, Securex)?

Officient is de HR-admin- en voorbereidingslaag die je sociaal secretariaat elke maand voedt: het personeelsdossier, contracten, calendar requests, onkosten en wagenpark zitten in Officient, de loonrun zelf draait bij het secretariaat. De Officient-connector dekt wat je in Officient ziet en aanstuurt. Wil je ook de loonrun-output (bruto, werkgeverspremies, loonbestanddelen per kostenplaats) in hetzelfde warehouse, dan koppelen de SD Worx Cobra- of SD Worx Absences-connectoren aan op werknemer-identifier.

HR-data is gevoelig. Hoe pakken jullie dat aan in een warehouse?

Personeels- en verlofdata is persoonlijk en valt onder GDPR, dus zetten we rolgebaseerde toegang op de HR-tabellen, houden we dashboards voor teamleads waar mogelijk geaggregeerd en werken we met je DPO aan de rechtsgrondmapping. Custom personeelsvelden die bijzonder gevoelige data dragen (medische attesten, tuchtnota's) kunnen uit de sync gehouden worden, of in een afgeschermd schema komen waar enkel HR-rollen bij kunnen. Dit is geen data die we zoals factuurlijnen behandelen.

GDPR-conform

Data blijft in de EU

Jij bent eigenaar van het warehouse

Eerste oplevering live in vier tot zes weken.

We bekijken je Officient-opzet en de systemen eromheen. Samen kiezen we wat we als eerste bouwen.

Plan een gesprek Bekijk onze andere connectors