ValidSign-connector

Gebruik je ValidSign-data voor rapportering, automatisatie en AI.

Data Panda brengt je ValidSign-documenten, ondertekenaars, signing flows en audit trails samen met de data uit de rest van je bedrijf. Vanop één plek maken we van je e-handtekeningplatform dashboards, automatisaties, AI-toepassingen en kleine apps die finance, legal en operations elke dag gebruiken.

Over ValidSign

Een Nederlands platform voor e-handtekeningen gebouwd rond eIDAS en EU-dataopslag.

ValidSign is opgericht in 2014 en werkt vanuit Eefde in Nederland. Het bedrijf is in juli 2023 overgenomen door Visma en blijft onder eigen naam verder werken binnen de Visma-groep. Volgens ValidSign gebruiken meer dan 3.500 organisaties het platform en passeren er elke maand ruim 1.500.000 documenten, met sterke adoptie in boekhoudkantoren, zorg, sociale huisvesting, overheid en onderwijs in de Benelux.

ValidSign ondersteunt de drie handtekeningniveaus uit de Europese eIDAS-verordening: standaard, geavanceerd en gekwalificeerd. Identiteitscontroles lopen via sms, e-mail of iDIN-bankverificatie, en elk document krijgt een audit trail die niet meer aangepast kan worden. Het platform is ISO 27001, ISO 9001, NEN 7510, ISAE 3402, GDPR- en FDA-conform, en alle data blijft binnen de EU. Er zijn native connectoren voor SharePoint, Salesforce, SAP, Microsoft Dynamics, AFAS, Exact, HubSpot en Microsoft Power Automate, en een REST API met Java- en .NET-SDK's dekt de rest. Het product is opgebouwd rond documenten, ondertekenaars, signing flows, sjablonen, statussen en audit-events, en dat is net het model dat een warehouse nodig heeft om over contracten, onboardings en HR-papierwerk te rapporteren als één operationeel beeld.

Waar je ValidSign-data voor dient

Wat je krijgt zodra ValidSign gekoppeld is.

Document- en handtekeningrapportering

Tekentijd, vastgelopen documenten en sjabloongebruik over de volledige documentportefeuille.

Mediaan en 90ste percentiel tekentijd per sjabloon, per afdeling en per documenttype
Documenten die meer dan N dagen bij de tegenpartij liggen, per documenteigenaar
Sjabloongebruik en weigeringsratio per sjabloon, met de ondertekenaar-stap waar de weigering viel

Documentautomatisatie

Laat getekende documenten je stack aansturen, in plaats van getekende PDF's manueel naar het volgende team te sturen.

Gesloten deals of HR-aanbiedingen maken automatisch het ValidSign-document op vanuit het juiste sjabloon, met klant- of werknemersdata vooraf ingevuld
Voltooide documenten triggeren het klant- of werknemersrecord en de volgende stap in het operationele systeem
Documenten die meer dan N dagen vastzitten posten een opvolgtaak in de wachtrij van de eigenaar, met het contact van de tegenpartij erbij

AI-toepassingen

Zet je echte documentportefeuille achter AI die je sjablonen, je ondertekenaars en de deals of aanwervingen erachter kent.

Detectie van clausule-wijzigingen in onderhandelde documenten die elke versie vergelijkt met het bronsjabloon
Auto-samenvatting van wijzigingen vanuit de tegenpartij, in de wachtrij van de juiste reviewer
Risico-score op lang lopende documenten op basis van ondertekenaarsgedrag, documenttype en geschiedenis met de tegenpartij

Custom apps op je data

Kleine tools op ValidSign-data voor mensen die niet in de ValidSign-console werken.

Documentpijplijn per eigenaar, met signing-flow-status naast deal, klant- of werknemersrecord
Sjabloonprestatie-verkenner met weigeringsratio's en mediaan tekentijd per sjabloon
Compliancecockpit met identiteitscontrole-methode, handtekeningniveau en volledigheid van audit trail per document

Use cases

Use cases die we met ValidSign-data leveren.

Een lijst van concrete rapporten, automatisaties en AI-toepassingen die we op ValidSign-data hebben gebouwd. Kies er een die bij je situatie past.

Analyse van tekentijdMediaan en staart van de tekentijd per sjabloon, documenttype en afdeling.

Wachtrij van vastgelopen documentenDocumenten die langer dan N dagen bij de tegenpartij liggen, met de eigenaar van de deal of het dossier erachter.

WeigeringsanalyseWeigeringsratio per sjabloon en de ondertekenaar-stap waar elke weigering viel.

Mix van handtekeningniveausAandeel standaard, geavanceerd en gekwalificeerd per documenttype en per regio.

Dekking van identiteitscontrolesDocumenten getekend met sms, e-mail of iDIN per sjabloon, met de plaatsen waar de policy niet wordt afgedwongen.

Betrokkenheid van ondertekenaarsAantal herinneringen en tijd tussen acties per ondertekenaar, met blokkades langs de tegenpartij.

Latentie document-tot-factuurDagen tussen voltooid document en eerste factuur in het boekhoudsysteem.

Doorlooptijd HR-onboardingDagen tussen getekende arbeidsovereenkomst en eerste loonberekening, per business unit.

Volledigheid van audit trailDocumenten met ontbrekende identiteitscontroles, tekenvolgorde of bijlagen per sjabloon.

Bewaartermijn en archiefDocumenten voorbij hun bewaartermijn, klaar voor archivering of verwijdering per documenttype.

Echte vragen uit de praktijk

Antwoorden die je eindelijk krijgt.

Waar gaat de tijd echt naartoe tussen verzonden en getekend?

Per document de splitsing tussen wachten op interne review, wachten op de tegenpartij en wachten op de volgende ondertekenaar. Mediaan en 90ste percentiel per sjabloon, per afdeling en per documenttype. Zegt je of je de interne overdracht moet aanpakken of de eigenaars wiens tegenpartij stilvalt.

Gebruiken we het juiste handtekeningniveau per document?

Aandeel standaard, geavanceerd en gekwalificeerd per sjabloon en per documenttype, gekoppeld aan de gebruikte identiteitscontrole. Haalt de sjablonen naar boven waar een laagdrempelige standaardhandtekening op documenten wordt gezet waar legal eigenlijk geavanceerd of gekwalificeerd had verwacht.

Hoeveel tijd zit er tussen een getekend document en de volgende operationele stap?

Dagen tussen voltooid document en het eerste vervolg: de factuur in het boekhoudsysteem, de werknemer in payroll, het dossier dat opengaat in het operationele systeem. Trekt het gat dat finance of HR voelt naar een cijfer waar ops mee aan de slag kan.

Waarde voor iedereen in de organisatie

Wat elke functie eruit haalt.

Voor finance leads

Getekende contracten gekoppeld aan gefactureerde omzet. Finance ziet hoeveel gesloten deals nog op een getekend document wachten voor ze gefactureerd kunnen worden, en hoe groot de kloof document-tot-factuur per dealtype is.

Voor sales leads

Documentpijplijn per eigenaar met signing-flow-status naast deal of account. Salesvertegenwoordigers zien welke kopers stilvielen op welk document, en de volledigheid van het audit trail markeert de contracten die compliance later nog terugstuurt.

Voor operations

Een bedrijfsbreed zicht op sjabloonprestaties, blokkades bij ondertekenaars en de mix van handtekeningniveaus. Ops herwerkt de sjablonen die de meeste weigeringen opleveren en de stromen waar het verkeerde handtekeningniveau wordt gebruikt.

Ideeën

Wat je met ValidSign kan automatiseren.

Connecteer met Salesforce

Connecteer met Salesforce voor ValidSign-documenten vanuit opportunities

Gewonnen Salesforce-opportunities triggeren het bijhorende ValidSign-document vanuit het juiste sjabloon, met de dealvoorwaarden, ondertekenaarscontacten en geofferde prijs vooraf ingevuld. De documentstatus stroomt terug naar het opportunity-record, zodat AE's vanuit Salesforce zien of het contract uit, getekend of vastgelopen is, en sales ops een propere uitsplitsing van de tekentijd krijgt per vertegenwoordiger en per sjabloon.

Connecteer met HubSpot

Connecteer met HubSpot om deals naar ValidSign-documenten te sturen

Zodra een HubSpot-deal in het contractstadium komt, wordt het bijhorende ValidSign-document opgemaakt vanuit het sjabloon dat bij het dealtype hoort. Ondertekenaars-events updaten de dealtijdlijn, zodat de vertegenwoordiger de tekenactiviteit van de koper naast de rest van de engagement ziet. Voltooide documenten verzetten het dealstadium en voeden de campagne-attributie achteraan.

Connecteer met Exact Online

Connecteer met Exact Online om getekende contracten als klanten en facturen op te zetten

Voltooide ValidSign-documenten voor getekende contracten maken of updaten de klant in Exact Online en zetten de eerste factuur op basis van de contractvoorwaarden in de wachtrij. De boekhouding hoeft de getekende PDF niet meer over te tikken, de kloof document-tot-factuur valt terug naar uren in plaats van dagen, en de link tussen getekend document en bijhorende factuur blijft bewaard in het warehouse voor omzetrapportering.

Connecteer met MS Dynamics 365 Business Central

Connecteer met Microsoft Dynamics 365 Business Central voor getekende ValidSign-contracten

Voltooide ValidSign-documenten maken of updaten de klant in Business Central en boeken de verkoopopdracht of eerste factuur op basis van de getekende contractvoorwaarden. Document-URL, handtekeningniveau en identiteit van de ondertekenaar reizen mee met het record, zodat finance het bewijs van akkoord naast de boeking heeft in plaats van in een aparte map.

Connecteer met AFAS

Connecteer met AFAS voor HR-onboarding vanuit een getekende ValidSign-overeenkomst

Een getekende ValidSign-arbeidsovereenkomst of amendement start de AFAS-onboardingstroom: het werknemersrecord wordt aangemaakt of geüpdatet, de contractmetadata komt tegen het personeelsdossier te staan en de eerste loonberekening gaat in de wachtrij. HR ziet één tijdlijn van verstuurd voorstel tot eerste loon, in plaats van ValidSign-timestamps en AFAS-records met de hand bij elkaar te puzzelen.

Connecteer met Slack

Connecteer met Slack om ValidSign-documentupdates in het juiste kanaal te posten

Events van verzonden, bekeken, getekend, geweigerd en te lang vastgelopen documenten posten een compacte update in het Slack-kanaal dat de deal, de klant of de aanwerving draagt, met een link terug naar het document. Eigenaars horen het wanneer een contract vastloopt nog voor iemand er moet achter vragen, en compliance ziet weigeringen en gefaalde identiteitscontroles zonder hun inbox in de gaten te houden.

Datamodel

Tabellen die we beschikbaar maken.

Dit zijn de 9 tabellen die we vandaag uit ValidSign naar je warehouse halen. Je bevraagt ze rechtstreeks in SQL, koppelt ze aan de rest van je stack, of bouwt er rapporten op.

Account Roles
Groups
Layouts
Packages
Reminders
Reports Completion
Reports Usage
Roles
Senders

Mis je een tabel? We kunnen de sync uitbreiden. Laat ons weten wat je mist en we bouwen het erbij.

Je bestaande tools

Je data komt in een warehouse terecht. Je BI-tools lezen eruit.

Je houdt de rapporteringstool die je al hebt. Wij koppelen hem aan het warehouse waar je ValidSign-data staat.

Power BI Microsoft

Fabric Microsoft

Snowflake Data warehouse

BigQuery Google

Tableau Visualisatie

Excel Spreadsheets & draaitabellen

In drie stappen

Van ValidSign naar antwoorden in drie stappen.

Veilig koppelen

OAuth-authenticatie. Standaard read-only. Wij tekenen een DPA en je admin houdt de sleutels.

Landen in je warehouse

Data stroomt naar je warehouse op het schema dat jij kiest. Bijna real-time of 's nachts, aan jou. Jij bent eigenaar.

Rapportering, automatisatie, AI

We bouwen het eerste dashboard, de eerste workflow of AI-toepassing samen met jou, en geven de sleutels over. Of we blijven erbij voor doorlopende levering.

Twee manieren om met ons te werken

Kies het traject dat past bij jouw team.

Traject 01

Zelf doen

Wij zetten de basis op. Jouw team bouwt erop verder.

ValidSign-connector geconfigureerd en draaiend
Warehouse opgezet in jouw cloud-account
Propere toegang voor je Power BI-, Fabric- of Tableau-team
Documentatie over wat er in het datamodel zit
Sync-monitoring zodat je gewaarschuwd wordt voor rapporten stukgaan

Beste match Teams die al een BI-analist of data engineer in huis hebben en zelf willen bouwen.

Traject 02

Wij doen het voor je

Wij bouwen het geheel, van A tot Z.

Alles uit Zelf doen
Dashboards gebouwd op de vragen die je team effectief stelt
Automatisaties tussen je systemen
AI-workflows afgestemd op taken die je team dagelijks draait
Custom apps waar een dashboard niet volstaat
Doorlopende levering op een tempo dat past bij je team

Beste match Teams zonder BI- of dev-capaciteit in huis. Jij zegt wat je nodig hebt en wij leveren het.

Voor je een gesprek boekt

Veelgestelde vragen.

Wie is eigenaar van de data?

Jij. Ze komt in jouw warehouse terecht, op jouw cloud-account. Wij verkopen ze niet door en aggregeren ze niet. Stop je met ons, dan blijft het warehouse van jou en blijft het draaien.

Hoe vers is de data?

Bijna real-time voor de meeste operationele systemen. Voor zwaardere bronnen plannen we per uur of per nacht. Je kiest op basis van wat de rapporten nodig hebben.

Moet ik al een warehouse hebben?

Nee. Heb je er geen, dan helpen we je er een kiezen en zetten we het op als deel van de eerste levering. Gangbare startpunten zijn Snowflake, Microsoft Fabric of een kleine Postgres-start.

GDPR-conform

Data blijft in de EU

Jij bent eigenaar van het warehouse

Eerste oplevering live in vier tot zes weken.

We bekijken je ValidSign-opzet en de systemen eromheen. Samen kiezen we wat we als eerste bouwen.

Plan een gesprek Bekijk onze andere connectors