VIES EU VAT validation-connector

Gebruik VIES-controles voor correcte facturatie, audittrail en propere klantendata.

Data Panda controleert elk B2B-btw-nummer waarmee je werkt tegen de VIES-dienst van de Europese Commissie en brengt het resultaat, de tijdstempel en het consultatienummer naar je warehouse. Vanop één plek maken we er dashboards, automatisaties, AI-toepassingen en apps van die je sales-, finance- en btw-mensen elke dag gebruiken.

Over VIES EU VAT validation

De officiële EU-dienst die zegt dit btw-nummer bestaat, vandaag.

VIES (VAT Information Exchange System) is de publieke dienst van de Europese Commissie waarmee je nakijkt of een btw-nummer geldig is voor intracommunautaire transacties. Een aanvraag gaat in real time naar de databank van de uitreikende lidstaat en komt terug met ja of nee, de handelsnaam en het adres voor zover die lidstaat ze deelt, en een consultatienummer dat bewijst dat de check gebeurd is.

De dienst is bereikbaar via de publieke Vies-on-the-Web-pagina, het SOAP-endpoint checkVatService dat ERP- en boekhoudpakketten al jaren gebruiken, en een recenter REST-endpoint. Hij dekt de 27 EU-lidstaten. De Europese Commissie is expliciet: VIES bewaart de data zelf niet en is niet verantwoordelijk voor de juistheid. Het antwoord is zo vers als de databank van de nationale belastingadministratie zelf. Net daarom is het consultatienummer cruciaal. Het is je audit-bewijs dat op een welbepaalde datum dat btw-nummer geldig was volgens de gegevens van het thuisland.

Waar je VIES EU VAT validation-data voor dient

Wat je krijgt zodra VIES EU VAT validation gekoppeld is.

Rapportering op validatiestatus

Een volledige log van elke VIES-check over je klanten- en leveranciersboek, met het resultaat en het consultatienummer eraan gekoppeld.

Klanten en leveranciers gegroepeerd per btw-status, datum laatste check en land van uitgifte
Facturen met verlegde btw gekoppeld aan het consultatienummer dat de validatie schraagt
Watchlist van btw-nummers die sinds de vorige check van geldig naar ongeldig gegaan zijn

Workflow-automatisatie

Trigger de VIES-check op het moment dat een nieuwe partner of factuur opduikt, niet weken later.

Nieuwe B2B-klant in de CRM wordt tegen VIES gecontroleerd vóór de deal closed-won staat
ERP blokkeert een factuur met verlegde btw wanneer het btw-nummer in VIES niet meer geldig is
Driemaandelijkse hercheck van elke actieve klant en leverancier met een delta-rapport

AI-toepassingen

Gebruik de naam en het adres die VIES teruggeeft om je eigen systemen op te kuisen en te bevestigen.

Punt de handelsnaam uit VIES af tegen de wettelijke naam in CRM en ERP
Flag klanten waar het VIES-adres een ander land geeft dan het facturatieland op de order
Stel automatisch de juiste verlegde-btw-code voor op basis van land van uitgifte en validatieresultaat

Custom apps op je data

Interne tools op de validatielog, voor de mensen die het auditrisico effectief dragen.

Btw-check-console voor sales, met resultaat, datum en consultatienummer op de klantfiche
Bulk-hercheck-scherm voor de boekhouder vóór de driemaandelijkse intracommunautaire opgave
Onboarding-formulier voor leveranciers dat VIES inline draait en niet opslaat zonder geldig resultaat

Use cases

Use cases die we met VIES EU VAT validation-data leveren.

Een lijst van concrete rapporten, automatisaties en AI-toepassingen die we op VIES EU VAT validation-data hebben gebouwd. Kies er een die bij je situatie past.

Check bij nieuwe klantValideer het btw-nummer van elke nieuwe B2B-klant op het moment dat de CRM-fiche aangemaakt wordt.

Audittrail verlegde btwElke intracommunautaire factuur gekoppeld aan het VIES-consultatienummer dat het 0%-tarief schraagt.

Driemaandelijkse hercheckHeractiveer de validatie van het actieve klanten- en leveranciersboek elk kwartaal en toon wat veranderd is.

Leverancier-KYBBlokkeer de onboarding van een leverancier wiens btw-nummer niet geldig terugkomt in VIES.

Naam-afpuntingVergelijk de handelsnaam die VIES teruggeeft met de wettelijke naam in je systemen.

Land-mismatch flagSpot klanten waar het VIES-adresland verschilt van het facturatieland.

Voorbereiding IC-opgaveBouw de intracommunautaire opgave op een klantenboek waarvan de btw-nummers vers gevalideerd zijn.

Watchlist uitschrijvingenPermanent overzicht van klanten wiens btw-nummer sinds de vorige check op ongeldig is gesprongen.

Bulk-sweep vóór kwartaalEenmalige bulk-run vóór de kwartaalafsluiting om uitschrijvingen vroeg op te pikken.

Vangrail in het verkoopkanaalWebshop of order-tool weigert een B2B-order met verlegde btw zonder geldig VIES-resultaat.

Echte vragen uit de praktijk

Antwoorden die je eindelijk krijgt.

Kunnen we per intracommunautaire factuur bewijzen dat we het btw-nummer van de klant die dag effectief gecontroleerd hebben?

Ja. Elke VIES-check levert een consultatienummer op; we bewaren het naast de klantfiche en koppelen het aan elke factuur die met verlegde btw geboekt is. Bij een controle heb je per lijn de datum, het resultaat en de EC-referentie, niet een screenshot van enkele maanden geleden.

Hoeveel van onze actieve klanten en leveranciers hebben geen geldig btw-nummer meer?

Een doorlopende hercheck van het actieve boek geeft een delta tegenover de vorige validatie: welke nummers op ongeldig staan, in welk land, en hoeveel openstaande facturen ernaar verwijzen. Het gesprek met de boekhouding en de account manager begint vóór de volgende kwartaalopgave de deur uit moet, niet erna.

Waar wijkt de handelsnaam uit VIES af van de klantnaam op onze orders?

Het VIES-antwoord draagt de wettelijke handelsnaam en het adres mee voor de lidstaten die ze delen. Samengelegd met je CRM en ERP pikt het de klant op die onder een commerciële naam in het systeem staat, onder de oude vennootschapsnaam na een fusie, of met een typfout die drie jaar facturatie overleefd heeft.

Waarde voor iedereen in de organisatie

Wat elke functie eruit haalt.

Voor finance leads

Elke factuur met verlegde btw draagt zijn eigen VIES-consultatienummer in het warehouse, en het openstaande klantenbestand toont welke nummers verschaald zijn. De driemaandelijkse intracommunautaire opgave vertrekt op een proper boek, in plaats van twee maanden later een correctie-aangifte uit te lokken.

Voor sales leads

Wanneer een B2B-prospect gekwalificeerd wordt, wordt het btw-nummer inline tegen VIES gecontroleerd, vóór de offerte buitengaat. De vertegenwoordiger belooft geen 0%-btw meer aan een tegenpartij wiens btw-nummer vorig kwartaal uitgeschreven is.

Voor operations

Leverancier-onboarding wordt niet afgewerkt zonder geldige VIES-check, en een kwartaalsweep flagt leveranciers wiens status omgesprongen is. Aankoop stopt met betalen aan een tegenpartij die ergens in het voorbije jaar zijn btw-registratie verloor.

Ideeën

Wat je met VIES EU VAT validation kan automatiseren.

Connecteer met Exact Online

Connecteer Exact Online met VIES voor je B2B-klanten

Nieuwe en gewijzigde B2B-klanten in Exact Online worden via VIES gecontroleerd op het moment dat het btw-nummer verandert, met het resultaat en het consultatienummer bewaard naast de klantfiche. Facturen met verlegde btw in Exact verwijzen naar de validatie die de 0%-lijn schraagt, en de driemaandelijkse intracommunautaire opgave vertrekt op een klantenboek dat echt herzien is.

Connecteer met MS Dynamics 365 Business Central

Connecteer Business Central met VIES voor verlegde btw op verkooporders

Verkooporders in Business Central voor een EU-klant met verlegde btw triggeren een VIES-check vóór ze geboekt worden. Orders naar een tegenpartij wiens btw-nummer niet meer geldig is, worden aan de deur tegengehouden, en het consultatienummer voor geldige checks wordt op de order bewaard zodat de audittrail het document volgt, geen screenshot.

Connecteer met HubSpot

Connecteer HubSpot met VIES op de kwalificatie van elke B2B-deal

Wanneer een HubSpot-deal in een gekwalificeerde fase belandt, draait het btw-nummer van het bedrijf inline tegen VIES en komt het resultaat op de deal en de bedrijfsfiche. De vertegenwoordiger ziet op de CRM-fiche of de prospect intracommunautair in orde is vóór de offerte de deur uit gaat, in plaats van pas bij facturatie te ontdekken dat het nummer nooit geldig was.

Connecteer met Salesforce

Connecteer Salesforce met VIES voor periodieke btw-sweeps

Actieve Salesforce-accounts krijgen een driemaandelijkse VIES-sweep, met validatieresultaat, datum laatste check en consultatienummer terug naar de account-fiche geschreven. Account owners zien een flag op accounts wiens btw-nummer verschaald is, op tijd om er iets aan te doen vóór de volgende verlenging of de volgende IC-opgave.

Connecteer met Octopus

Connecteer Octopus met VIES voor je verlegde-btw-boekingen

Verkoopboekingen in Octopus onder een Belgische intracommunautaire btw-code dragen het VIES-consultatienummer dat de klantvalidatie schraagt. De boekhouder die de btw-aangifte en de IC-listing indient, heeft per boeking de EC-referentie bij de hand, in plaats van op kwartaalafsluiting nog een handmatige sweep te moeten doen.

Connecteer met Yuki

Connecteer Yuki met VIES voor je BeNeLux-klantenbestand

Klant- en leveranciers-btw-nummers in Yuki draaien op een vast ritme door VIES, met resultaat en consultatienummer bewaard per relatie. Kantoren die Nederlandse en grensoverschrijdende KMO's bedienen, zien één watchlist van relaties wiens btw-status omsprong, in plaats van het te vangen op een geweigerde factuur.

Je bestaande tools

Je data komt in een warehouse terecht. Je BI-tools lezen eruit.

Je houdt de rapporteringstool die je al hebt. Wij koppelen hem aan het warehouse waar je VIES EU VAT validation-data staat.

Power BI Microsoft

Fabric Microsoft

Snowflake Data warehouse

BigQuery Google

Tableau Visualisatie

Excel Spreadsheets & draaitabellen

In drie stappen

Van VIES EU VAT validation naar antwoorden in drie stappen.

Veilig koppelen

OAuth-authenticatie. Standaard read-only. Wij tekenen een DPA en je admin houdt de sleutels.

Landen in je warehouse

Data stroomt naar je warehouse op het schema dat jij kiest. Bijna real-time of 's nachts, aan jou. Jij bent eigenaar.

Rapportering, automatisatie, AI

We bouwen het eerste dashboard, de eerste workflow of AI-toepassing samen met jou, en geven de sleutels over. Of we blijven erbij voor doorlopende levering.

Twee manieren om met ons te werken

Kies het traject dat past bij jouw team.

Traject 01

Zelf doen

Wij zetten de basis op. Jouw team bouwt erop verder.

VIES EU VAT validation-connector geconfigureerd en draaiend
Warehouse opgezet in jouw cloud-account
Propere toegang voor je Power BI-, Fabric- of Tableau-team
Documentatie over wat er in het datamodel zit
Sync-monitoring zodat je gewaarschuwd wordt voor rapporten stukgaan

Beste match Teams die al een BI-analist of data engineer in huis hebben en zelf willen bouwen.

Traject 02

Wij doen het voor je

Wij bouwen het geheel, van A tot Z.

Alles uit Zelf doen
Dashboards gebouwd op de vragen die je team effectief stelt
Automatisaties tussen je systemen
AI-workflows afgestemd op taken die je team dagelijks draait
Custom apps waar een dashboard niet volstaat
Doorlopende levering op een tempo dat past bij je team

Beste match Teams zonder BI- of dev-capaciteit in huis. Jij zegt wat je nodig hebt en wij leveren het.

Voor je een gesprek boekt

Veelgestelde vragen.

Wie is eigenaar van de data?

Jij. Ze komt in jouw warehouse terecht, op jouw cloud-account. Wij verkopen ze niet door en aggregeren ze niet. Stop je met ons, dan blijft het warehouse van jou en blijft het draaien.

Hoe vers is de data?

Bijna real-time voor de meeste operationele systemen. Voor zwaardere bronnen plannen we per uur of per nacht. Je kiest op basis van wat de rapporten nodig hebben.

Moet ik al een warehouse hebben?

Nee. Heb je er geen, dan helpen we je er een kiezen en zetten we het op als deel van de eerste levering. Gangbare startpunten zijn Snowflake, Microsoft Fabric of een kleine Postgres-start.

Wat is het VIES-consultatienummer en waarom bewaren jullie het?

Het consultatienummer is een referentie die de Europese Commissie op aanvraag bij elke VIES-check teruggeeft. Het is je audit-bewijs dat je op een welbepaalde datum een specifiek btw-nummer gecontroleerd hebt en een specifiek resultaat kreeg. We loggen het naast de klantfiche en koppelen het aan elke factuur met verlegde btw, zodat een fiscale controle een echte papieren trail heeft en geen screenshot.

Wat als VIES geen handelsnaam of adres teruggeeft?

Sommige lidstaten delen de naam en het adres niet via VIES. In dat geval bevat het antwoord nog steeds ja of nee over de geldigheid, plus het consultatienummer, en dat is net wat verlegde btw nodig heeft. Onze log bewaart de velden die effectief teruggekomen zijn, zodat de afpunting tegen je CRM en ERP werkt voor de landen die ze delen en stilletjes overslaat voor de landen die ze niet delen.

GDPR-conform

Data blijft in de EU

Jij bent eigenaar van het warehouse

Eerste oplevering live in vier tot zes weken.

We bekijken je VIES EU VAT validation-opzet en de systemen eromheen. Samen kiezen we wat we als eerste bouwen.

Plan een gesprek Bekijk onze andere connectors