Data Panda brengt de factuurstroom die door Zenvoices loopt samen met de data uit de rest van je bedrijf. Vanop één plek maken we er dashboards, workflows, AI-toepassingen en apps van die je financiële team en de rest van de zaak elke dag gebruiken.
Zenvoices is een Nederlands SaaS-platform voor automatische verwerking van aankoopfacturen, opgericht in 2016 en gevestigd in Ede. Het product ging live in 2017 en wordt gebruikt door meer dan 50.000 administraties, met om en bij de 2,5 miljoen facturen per maand voor KMO's, interne finance-teams en boekhoudkantoren in Nederland en Belgie. Het bedrijf is ISO 27001 en ISO 9001 gecertificeerd en stond in de Deloitte Technology Fast 50.
Het platform vangt facturen op via mail, manuele upload en het Peppol-netwerk, draait OCR en machine learning op header- en regelniveau, en maakt van elk document een boekingsvoorstel. Op basis van eigen prompts worden ook projectcodes, kostenplaatsen en transitorische periodes herkend. Goedkeuring loopt via configureerbare meertraps-autorisatieflows, three-way matching tegen bestelbon en ontvangst, en SEPA-betaalbatches. Er zijn directe koppelingen met Exact (Online, Globe, Bouw, Boekhoud Gemak, Multivers), Twinfield, AFAS, Visma, AccountView, SnelStart, Microsoft Dynamics 365 Business Central, SAP Business One, Odoo, Octopus, e-Boekhouden, King ERP, InformerOnline en Reeleezee, plus een publieke API en de AIR API om de herkenning in eigen software in te bouwen.
Uitgaven, te ontvangen bedragen en de gezondheid van het goedkeuringsproces vanuit de documentkant van AP, niet enkel de geboekte totalen.
Laat de systemen rond de boekhouding reageren op het moment dat Zenvoices een factuur opvangt of goedkeurt.
Gebruik de geboekte Zenvoices-historiek om de volgende factuur te coachen, in plaats van ze nadien recht te zetten.
Interne tools op AP-data voor mensen die niet in het boekhoudscherm hoeven te werken.
Een lijst van concrete rapporten, automatisaties en AI-toepassingen die we op Zenvoices-data hebben gebouwd. Kies er een die bij je situatie past.
Wat hebben we deze maand echt gecommitteerd, inclusief facturen die nog in goedkeuring zitten?
Opgevangen Zenvoices-facturen, gekoppeld aan de goedkeuringsstatus en het geboekte totaal, geven een eerlijk zicht op de commitments per periode en kostenplaats. Het cijfer bevat de stapel die binnen is en intern goedgekeurd, maar nog niet geboekt. Net dat gat doet maandafsluitingsprognoses het meest pijn.
Waar loopt de goedkeuringsflow vast?
Doorlooptijd per goedkeurder, leverancier en bedragklasse legt de wachtrij bloot: de manager die een week op facturen zit, de leverancier wiens documenten altijd een tweede paar ogen vragen, de drempel waarboven alles stilvalt. De oplossing zit zelden in een toolwissel, ze zit in een van die drie lijnen.
Welke leveranciers willen we echt op Peppol?
Opvangkanaal per leverancier, gekruist met OCR-betrouwbaarheid en doorlooptijd. Leveranciers die nog op pdf-mail zitten met lage OCR-scores en lange goedkeuring zijn diegene waar de overstap naar Peppol zichzelf het snelst terugverdient, gerangschikt naar hun aandeel in het totale volume.
Een eerlijk zicht op gecommitteerde uitgaven, doorlooptijd per goedkeurder en een nette brug tussen opgevangen documenten en geboekte stukken. Finance moet de Zenvoices-status niet meer manueel afpunten tegen het boekhoudpakket en ziet hetzelfde cijfer op beide plekken.
Projectteams die hun klanten op cost-plus factureren, zien leverancierskost in hun margeview zodra de factuur goedgekeurd is, niet pas na de afsluiting. Het voorstel voor de volgende fase vertrekt van echte cijfers, niet van een schatting.
Kostenplaatsverantwoordelijken en projectleiders zien goedgekeurde leverancierskost op de dag dat Zenvoices ze boekt, tegenover het budget waar ze eigenaar van zijn. Operaties heeft geen login op het boekhoudscherm nodig, en finance moet geen wekelijkse export sturen.
Opgevangen facturen, factuurregels en goedkeuringsstappen uit Zenvoices komen in een warehouse naast de Exact Online-boekingen van hetzelfde document terecht. Finance rapporteert op de hele levensloop, van binnenkomst tot boeking, zonder uit elk systeem apart te exporteren.
Belgische KMO's en kantoren die aankoopfacturen in Zenvoices opvangen en in Octopus boeken, krijgen een warehouse-view op het document, de factuurregels, de goedkeuringsstatus en de finale boeking. De accountant houdt Octopus als bron van waarheid, de front office ziet de gecommitteerde kost op de dag dat de factuur binnenkomt.
Factuurregels, goedkeuringsstatus en geboekte SnelStart-stukken komen in een warehouse samen, zodat KMO's gecommitteerde en geboekte uitgaven per kostenplaats op dezelfde dataset zien. Rapportering hoeft niet meer te wachten op de volgende SnelStart-export.
Goedgekeurde Zenvoices-facturen worden per document gekoppeld aan de openstaande bestelbon, de itemontvangst en de leveranciersfiche in Microsoft Dynamics 365 Business Central. Gaten in three-way matching komen in een rapport boven in plaats van in drie schermen, en aankoop en finance praten op dezelfde cijfers.
Opgevangen documenten en uitgelezen factuurregels uit Zenvoices punten per factuur af tegen de geboekte stukken in Odoo, zodat het gat tussen AP-intake en grootboek een filterbare view wordt. Operationele teams die Odoo gebruiken voor verkoop en voorraad krijgen leverancierskost in hetzelfde warehouse, zonder over te tikken.
Facturen die langer dan een gekozen drempel in goedkeuring hangen, of facturen boven een bedrag die op een enkele goedkeurder wachten, gaan naar een Slack-kanaal van de juiste eigenaar, met leverancier, bedrag en aantal dagen wachten zichtbaar. De herinnering staat waar het team werkt, niet in een goedkeuringsscherm dat tussen twee afsluitingen niemand opent.
Dit zijn de 28 tabellen die we vandaag uit Zenvoices naar je warehouse halen. Je bevraagt ze rechtstreeks in SQL, koppelt ze aan de rest van je stack, of bouwt er rapporten op.
Mis je een tabel? We kunnen de sync uitbreiden. Laat ons weten wat je mist en we bouwen het erbij.
Je houdt de rapporteringstool die je al hebt. Wij koppelen hem aan het warehouse waar je Zenvoices-data staat.
OAuth-authenticatie. Standaard read-only. Wij tekenen een DPA en je admin houdt de sleutels.
Data stroomt naar je warehouse op het schema dat jij kiest. Bijna real-time of 's nachts, aan jou. Jij bent eigenaar.
We bouwen het eerste dashboard, de eerste workflow of AI-toepassing samen met jou, en geven de sleutels over. Of we blijven erbij voor doorlopende levering.
Wij zetten de basis op. Jouw team bouwt erop verder.
Beste match Teams die al een BI-analist of data engineer in huis hebben en zelf willen bouwen.
Wij bouwen het geheel, van A tot Z.
Beste match Teams zonder BI- of dev-capaciteit in huis. Jij zegt wat je nodig hebt en wij leveren het.
Jij. Ze komt in jouw warehouse terecht, op jouw cloud-account. Wij verkopen ze niet door en aggregeren ze niet. Stop je met ons, dan blijft het warehouse van jou en blijft het draaien.
Bijna real-time voor de meeste operationele systemen. Voor zwaardere bronnen plannen we per uur of per nacht. Je kiest op basis van wat de rapporten nodig hebben.
Nee. Heb je er geen, dan helpen we je er een kiezen en zetten we het op als deel van de eerste levering. Gangbare startpunten zijn Snowflake, Microsoft Fabric of een kleine Postgres-start.
Beide. De header, elke herkende factuurregel met grootboek-suggestie, kostenplaats, projectcode en btw-code, plus de goedkeuringsstappen en de finale boeking komen allemaal in het warehouse. Net dat maakt rapportering op leveranciersregels en projectkost-roll-ups mogelijk vanuit Zenvoices-data, en niet enkel totalen per factuur.
Ja. Elke Zenvoices-administratie krijgt een eigen schema in het warehouse, met gedeelde leveranciers- en rekeningschema-dimensies erbovenop. Shared services en kantoren met tientallen of honderden administraties kunnen per entiteit, per portefeuille en op groepsniveau rapporteren, zonder uit elke administratie apart te exporteren.
We bekijken je Zenvoices-opzet en de systemen eromheen. Samen kiezen we wat we als eerste bouwen.