Case ID

Wat is een case ID?

Een case ID is het veld in je event log dat aanduidt bij welke procesdoorgang een event hoort. Elke activiteit in je data krijgt zo'n ID mee, en alle events met dezelfde ID vormen samen één case: één volledige doorgang van het proces van begin tot einde.

In de praktijk is het vaak het object waar het proces rond draait. Voor een order-to-cash proces is dat het ordernummer, voor een ticketbehandeling het ticketnummer, voor een ziekenhuisopname het patiëntdossier.

Zonder case ID heb je geen event log, alleen losse acties. De case ID bindt die acties aan elkaar tot een verhaal dat een tool kan lezen.

Hoe kies je de juiste case ID?

De vraag is simpel: wat telt voor jou als één volledige procesdoorgang? Het antwoord bepaalt welke kolom je case ID wordt.

• Eén case = één volledige stroom. De case ID houdt alle events van de eerste tot de laatste stap samen. Niet minder, niet meer.

• De ID zit in elk event. Ontbreekt ze bij sommige stappen, dan vallen die events buiten de analyse.

• De ID is stabiel. Ze verandert niet halverwege. Als je ordernummer een ander nummer krijgt zodra er een factuur uit volgt, heb je een koppelingsprobleem.

Je keuze van case ID bepaalt letterlijk wat de tool als "één stroom" beschouwt. Twee verschillende ID's op dezelfde data geven twee verschillende procesplaten.

Voorbeelden per domein

Welke kolom de case ID wordt, hangt af van je proces en sector.

• Retail en e-commerce: ordernummer voor order-to-cash, aankooporder voor purchase-to-pay.

• Support en IT: ticket-ID voor incidenten, change-ID voor wijzigingsbeheer.

• Zorg: patiëntdossier voor een opname, afspraak-ID voor een consultatie.

• B2B dienstverlening: contractnummer, projectnummer of offerte-ID.

• HR: kandidaat-ID voor rekrutering, aanvraag-ID voor verlof of onkosten.

Dezelfde data kan meerdere processen bevatten, afhankelijk van welke case ID je kiest. Facturatiedata met "klantnummer" geeft je de klantreis, met "factuurnummer" krijg je de factuurverwerking.

Wat gaat er mis als je de verkeerde kiest?

Een verkeerde case ID breekt je analyse op één van twee manieren.

Te fijn gekozen: je proces valt in stukjes. Neem een backorder waar één order via meerdere deelleveringen en facturen loopt. Kies je het factuurnummer als case ID, dan ziet de tool elke factuur als een apart proces. De keten van bestelling tot betaling raak je kwijt.

Te grof gekozen: je plakt meerdere processen samen. Neem je het klantnummer als case ID voor datzelfde proces, dan zitten alle bestellingen van die klant in één case. De procesplaat wordt een kluwen waar geen stabiel patroon meer uit valt te lezen.

Er zijn ook processen waar één case ID per event structureel tekortschiet. Een event kan aan een order én een levering én een factuur hangen, die elk hun eigen leven leiden. Dat is waar object-centric process mining op inspeelt: elk event mag aan meerdere objecten tegelijk hangen, zodat je niet hoeft te kiezen welke dimensie de case is. Voor de meeste KMO-processen volstaat een klassieke case ID.