Data steward

Wat is een data steward?

Een data steward is de persoon die verantwoordelijk is voor de kwaliteit en de betekenis van een afgebakend stuk data. Denk aan de klantdata in het CRM, de productdata in de webshop of de financiële cijfers in het boekhoudpakket. Niet de hele datahuishouding dus, wel dat ene domein waar die persoon dicht op zit.

De rol bestaat omdat afspraken zichzelf niet toepassen. Data governance legt vast wie eigenaar is van welke data, welke definities gelden en wie wat mag. Maar iemand moet die afspraken elke week waarmaken: dubbele klanten samenvoegen, een discussie over de definitie van een actieve klant beslechten, de documentatie aanpassen wanneer een veld van betekenis verandert. Dat dagelijkse werk heet stewardship. Zonder iemand die het opneemt, blijven de mooiste governance-afspraken papier.

Vergelijk het met de magazijnverantwoordelijke. Iedereen haalt en zet er spullen, maar één iemand bewaakt dat alles op zijn plek ligt, dat de etiketten kloppen en dat je ergens terechtkan als iets zoek is. De data steward doet hetzelfde, voor de data van zijn of haar domein.

Wat doet een data steward concreet?

Vier taken komen in elke invulling van de rol terug.

• Definities bewaken
  Telt een klant die twee jaar niets bestelde nog als actieve klant? Hoort btw bij het omzetcijfer of niet? De steward zorgt dat er per vraag één afgesproken antwoord bestaat en dat rapporten en systemen dat antwoord ook effectief gebruiken.

• Datakwaliteit opvolgen
  De steward houdt de kwaliteit van het eigen domein in de gaten: dubbele records, lege verplichte velden, verouderde adressen. Wie meldt een fout, wat moet eerst, wanneer wordt het opkuiswerk ingepland? Dat loopt via de steward.

• Aanspreekpunt zijn
  Een collega snapt niet waarom het dashboard een ander omzetcijfer toont dan het ERP, of wil een veld toevoegen aan het klantenformulier. De steward is de persoon aan wie je dat vraagt, en die weet wie er moet meebeslissen.

• Metadata en documentatie actueel houden
  Wat betekent elk veld, waar komt de data vandaan, wanneer is ze voor het laatst opgekuist? De steward houdt die beschrijvingen bij, in een data catalog of gewoon in een gedeeld document.

Steward, owner en IT: wie doet wat?

Rond data lopen drie rollen door elkaar, en het loont om ze uit elkaar te houden.

De data owner beslist en draagt de eindverantwoordelijkheid. Vaak is dat de manager van het domein: de salesverantwoordelijke voor klantdata, de financieel directeur voor de cijfers. De owner kiest wie toegang krijgt, welke verbetering voorrang heeft en of er budget komt voor een opkuisactie.

De data steward doet het dagelijkse werk. Die signaleert problemen, documenteert definities, voert de opkuis uit of stuurt ze aan, en legt de knopen die te groot zijn bij de owner.

IT beheert de techniek: systemen die draaien, backups, koppelingen, toegangsrechten instellen. IT kan een validatieregel bouwen op het adresveld, maar kan niet zeggen welk adres het juiste is. Die kennis zit in de business, en dus bij de steward.

Een handige vuistregel: de owner beantwoordt de vraag wat we willen, de steward de vraag of het vandaag klopt, en IT de vraag hoe we het technisch regelen.

In een KMO zijn owner en steward vaak gewoon dezelfde persoon, en dat is prima. De opdeling wordt pas belangrijk wanneer beslissen en uitvoeren bij verschillende mensen liggen en er iets tussen twee stoelen dreigt te vallen.

Hoe ziet de rol eruit in een KMO?

In een groot bedrijf is data steward soms een functietitel met een eigen vacature. In een KMO vrijwel nooit. Daar is het een pet die iemand erbij draagt, en meestal draagt die persoon ze al zonder het te beseffen.

De boekhouder die elke maand de openstaande facturen nakijkt en foute klantgegevens rechtzet, doet stewardship op de financiële data. De salesverantwoordelijke die het CRM opkuist voor er een mailing vertrekt, doet hetzelfde voor de klantdata. De magazijnier die de artikelcodes bijhoudt, voor de productdata.

Het verschil tussen die informele situatie en een echte steward is klein maar belangrijk: spreek het uit. Benoem per domein wie het aanspreekpunt is, zorg dat kwaliteitsmeldingen bij die persoon terechtkomen en maak er tijd voor vrij in de planning. Hoe de rol heet, maakt weinig uit. Dat iemand ze bewust opneemt, wel.

Wat heeft een data steward nodig?

Tijd
Stewardship komt bovenop het gewone werk, en werk dat nergens ingepland staat, gebeurt niet. Een vast blok per week om meldingen, vragen en documentatie bij te houden maakt het verschil tussen een rol en een titel.

Mandaat
De steward moet collega's mogen aanspreken op slordige invoer en kleine knopen zelf mogen doorhakken, zonder voor elk leeg veld een vergadering nodig te hebben.

Tooling
Kwaliteitsregels die automatisch draaien en een vaste plek voor definities schelen veel handwerk. Catalog-tools zoals Microsoft Purview en Collibra hebben er aparte rollen en modules voor; Purview kent zelfs een ingebouwde Data Steward-rol per governance-domein. Voor een eerste stap volstaat een gedeeld document met de definities en een lijst van gekende problemen.

Rugdekking
Kwaliteit botst geregeld met snelheid. De verkoper wil snel een record aanmaken, de steward wil dat het btw-nummer verplicht ingevuld wordt. Op zo'n moment moet het management de afspraak steunen, anders verliest de steward het pleit elke keer opnieuw.

Waar moet je op letten bij het invullen van de rol

Een rol zonder tijd is een dode letter
Een naam op het organigram zetten kost niets en levert ook niets op. Wie stewardship erbij krijgt zonder dat er iets anders uit de agenda verdwijnt, komt er nooit aan toe. Plan het werk in zoals elk ander werk.

Eén steward voor alle data werkt niet
Klantdata beoordelen vraagt andere kennis dan productdata of financiële data. Wijs per domein iemand aan die de data al dagelijks gebruikt, in plaats van één persoon alles te laten bewaken waarvan die de helft niet kent.

Vang verloop op
Vertrekt de steward, dan vertrekt de kennis mee als die alleen in een hoofd zat. Leg definities en werkafspraken vast op een gedeelde plek, niet in een persoonlijke mailbox, en voorzie een overdracht wanneer de rol wisselt.

FAQ over data stewards

1. Hebben wij als KMO een data steward nodig?
Je hebt er waarschijnlijk al een, alleen zonder de titel. De vraag is dus niet of je iemand moet aanwerven, maar of je de rol die informeel bestaat officieel maakt: benoem per datadomein een aanspreekpunt en geef die persoon tijd en mandaat.

2. Is data steward een IT-functie?
Meestal niet. De steward moet weten wat de data betekent en wanneer ze fout is, en die kennis zit in de business. IT bouwt de controles en de koppelingen; de steward bepaalt wat juist is.

3. Hoeveel tijd kost de rol?
Dat hangt af van de staat van je data. In het begin, wanneer er achterstand weg te werken is, meer. Eens het domein op orde is, volstaat vaak een vast moment per week om meldingen en vragen op te volgen.

4. Wat is het verschil tussen een data steward en een data owner?
De owner beslist en is eindverantwoordelijk, de steward voert uit en volgt op. In een KMO zijn dat vaak dezelfde persoon; in grotere organisaties is de owner een manager en de steward iemand die dicht bij de data werkt.

5. Heb je er een tool voor nodig?
Niet om te starten. Een gedeeld document met definities en een lijst van gekende problemen brengt je al ver. Een data catalog wordt pas interessant wanneer meerdere domeinen en systemen in beeld komen.