Dashboard

Wat is een dashboard?

Een dashboard is een visuele weergave van de belangrijkste informatie die je nodig hebt om een doel te bereiken, samengebracht op één scherm zodat je het in één oogopslag opneemt. De naam komt van de auto: de bestuurder leest geen handleiding om snelheid en brandstof te checken, hij kijkt even naar beneden en ziet de toestand van de wagen op een seconde. Een zakelijk dashboard doet net dat voor een team of een proces.

Twee ideeën dragen die definitie, en ze komen allebei van Stephen Few, die de breed gebruikte versie ervan uitwerkte in zijn boek Information Dashboard Design. Het eerste is één scherm: alles wat je nodig hebt is tegelijk zichtbaar, zonder scrollen en zonder klikken tussen pagina's, want de waarde zit net in het samen zien. Het tweede is in één oogopslag: een dashboard dient om te monitoren, om snel te zien of dingen op koers zitten of aandacht vragen, niet om in detail te lezen.

Few maakt ook een punt dat makkelijk ontgaat: een dashboard is een vorm van presentatie, geen soort data en geen stuk technologie. Dezelfde cijfers zouden in een spreadsheet of een mail kunnen staan. Wat iets een dashboard maakt, is dat het geordend is om in één oogopslag te monitoren. Daarom toont een goed dashboard een handvol dingen die tellen, niet elk cijfer dat beschikbaar is.

Operationele, analytische en strategische dashboards

Dashboards doen niet allemaal dezelfde job. Stephen Few splitst ze op in drie soorten naar doel, en weten welke je bouwt, beslist de meeste ontwerpvragen.

Operationele dashboards

Deze monitoren activiteit terwijl ze gebeurt en worden vele keren per dag bekeken. Een supportteam dat openstaande tickets, wachttijden en de lengte van de wachtrij volgt, wil een live of bijna-live beeld om in het moment te reageren. De nadruk ligt op nu: wat gebeurt er, en vraagt er iets meteen aandacht. Snelheid en helderheid halen het hier van diepgang.

Analytische dashboards

Deze helpen iemand begrijpen waarom, door te vergelijken over de tijd en de data op verschillende manieren te snijden. Ze ondersteunen doorgaans interactie: filteren, en van een totaal doorklikken naar het detail eronder. Een analist die uitzoekt waarom de marge vorig kwartaal zakte, moet aan de cijfers kunnen prutsen, dus een analytisch dashboard is gebouwd voor dat heen-en-weer in plaats van voor één oogopslag.

Strategische dashboards

Deze geven managers en directie een overzicht op hoog niveau van de gezondheid van de organisatie tegenover haar doelen. Ze worden meestal op een trager ritme bekeken, wekelijks of maandelijks, en leunen op KPI's, de kleine set metingen die tonen of de zaak de juiste kant op gaat. De focus ligt op het grote plaatje over de tijd, niet op de gebeurtenissen van het voorbije uur.

Dashboard tegenover rapport

Een dashboard en een rapport worden vaak tegenover elkaar gezet, en het verschil zit in het doel, niet in de tools. Een dashboard dient om te monitoren: een compacte, visuele weergave in één oogopslag van de huidige stand, bedoeld om vaak te checken. Een rapport dient voor detail: een voller document, vaak meerdere pagina's, opgemaakt om door te lezen, met de exacte cijfers, uitsplitsingen en voetnoten.

Een handige test is wat er gebeurt als je het precieze cijfer voor rij 4.000 nodig hebt. Op een dashboard zou je dat niet: daar is het niet voor gebouwd. Dat is het terrein van een gepagineerd rapport, het printklare, pixel-perfecte formaat gemaakt voor net dat soort volledige, uitgesplitste output: de factuur, het rekeninguittreksel, de wettelijke aangifte. Dashboards beantwoorden hoe doen we het in één oogopslag, rapporten beantwoorden geef me elk cijfer voluit. De meeste teams hebben beide nodig, voor verschillende momenten.

Waar dashboards gebouwd worden

Dashboards zijn het uithangbord van business intelligence-tools. Power BI is de gangbare in de Microsoft-wereld, naast tools als Tableau en Looker, en de meeste leunen nu naar self-service analytics, waarbij mensen hun eigen weergaven bouwen in plaats van te wachten op een centraal team. De tool telt minder dan de discipline: een dashboard in eender welke ervan slaagt of faalt op de vraag of het de juiste paar dingen helder toont.

Waar moet je op letten bij een dashboard

Meer is minder. De sterkste drang bij het ontwerpen van een dashboard is om er nog één grafiek bij te zetten, en elke toevoeging kost de lezer aandacht. Een scherm volgepropt met twintig grafieken verstopt de drie die tellen. Beslis waar het dashboard voor dient en laat weg wat het niet dient.

Kies cijfers waar mensen naar kunnen handelen. Een getal dat indrukwekkend oogt maar geen enkele beslissing verandert, is rommel in een mooi lettertype. Elk cijfer op het scherm hoort te verbinden met iets waar de lezer wat aan kan doen.

Ontwerp voor de oogopslag. Kost het begrijpen van het dashboard een paragraaf uitleg of een zoektocht naar de legende, dan is het gestopt een dashboard te zijn. Titels die het punt maken, verstandige standaardinstellingen en ingehouden kleurgebruik doen meer dan één slimme grafiek.

Fout is erger dan ontbrekend. Een dashboard dat mensen vertrouwen, wordt de waarheid in de zaal, dus een verouderd of verkeerd berekend cijfer erop richt echte schade aan. Controleer de cijfers die het voeden even zorgvuldig als je de weergave ontwerpt die ze toont.