Doorlooptijd

Wat is doorlooptijd?

Doorlooptijd is de tijd tussen het start-event en het eind-event van een case. Voor een verlofaanvraag loopt de klok van 'aanvraag ingediend' tot 'aanvraag afgerond'. Voor een bestelling van 'order aangemaakt' tot 'factuur betaald'.

In process mining is dit de prestatiemeting per case. Ze telt alles mee: bewerking, wachttijd, overdrachten, goedkeuringen. In het Engels heet dezelfde meting throughput time (Celonis) of lead time (Lean).

Hoe meet je doorlooptijd uit een event log?

Elke rij in een event log bevat minstens een case ID, een activiteit en een timestamp. Per case neem je het vroegste en het laatste event, het verschil is de doorlooptijd.

Eén case zegt weinig. Interessant wordt het als je aggregeert:

• Gemiddelde: eerste beeld, laat zich scheeftrekken door uitschieters.

• Mediaan: de typische case, betrouwbaarder bij een lange staart.

• P90 of P95: 90 of 95 procent van de cases ligt onder deze waarde. Handig voor service levels.

Je kan de meting ook beperken tot twee specifieke activiteiten, bijvoorbeeld tussen 'ingediend' en 'goedgekeurd'. Zo isoleer je waar de tijd blijft hangen.

Doorlooptijd, bewerkingstijd en wachttijd

Drie termen die vaak door elkaar lopen.

• Doorlooptijd: volledige klok van start tot einde van een case.

• Bewerkingstijd: de tijd waarin er effectief iets aan de case gebeurt.

• Wachttijd: de tijd dat de case stilligt tussen twee activiteiten.

De relatie: doorlooptijd = bewerkingstijd + wachttijd. Een verlofaanvraag in een KMO vraagt vaak 4 uur bewerking, maar heeft een doorlooptijd van 3 werkdagen. Het verschil zit in de wachttijd: de aanvraag staat in de inbox van de leidinggevende, wacht op HR-controle, wacht op de volgende verwerkingsronde. In veel processen is de bewerkingstijd minder dan 10 procent van de doorlooptijd. Versnellen zit dus zelden in harder werken, maar in het wegnemen van wachttijd.

Hoe verkort je doorlooptijden?

Zodra je de doorlooptijd per fase in beeld hebt, zie je waar de tijd blijft hangen. De hefbomen:

1. Los de bottleneck op. Eén stap is meestal verantwoordelijk voor het grootste stuk wachttijd. Los je die op, dan daalt de hele doorlooptijd.

2. Voer stappen parallel uit. Als twee goedkeuringen niet van elkaar afhangen, hoeven ze niet na elkaar te gebeuren.

3. Versoepel goedkeuringsregels. Niet elke aanvraag van 50 euro hoeft langs de directeur. Drempelbedragen en automatische goedkeuringen snijden doorlooptijd weg zonder risico.

4. Automatiseer repetitieve stappen. Data overtypen, bevestigingen sturen, statussen updaten: een workflow engine of Power Automate-flow doet dat in seconden.

Meet opnieuw nadat je iets hebt aangepast. Doorlooptijd is pas verkort als je het in de event log ziet, niet op de slide.