Task mining

Wat is task mining?

Task mining legt vast hoe werk op de desktop echt gebeurt. Een recorder loopt mee op de computer en registreert muisklikken, toetsaanslagen, schermwissels en welke applicaties op welk moment openstaan. Die stroom wordt samengevoegd tot een taaklog die toont welke stappen iemand neemt om iets af te werken.

Vergelijk het met een dashcam voor kantoorwerk: de opname staat op je scherm en wordt uitgelezen zodat je patronen ziet in plaats van losse beelden.

Verschil met process mining

Process mining leest event logs uit systemen zoals ERP, CRM of ticketsystemen. Elke stap die een backend registreert ('order aangemaakt', 'factuur goedgekeurd') wordt samengevoegd tot een proceskaart. Veel kantoorwerk laat echter geen backend-event achter: een boekhouder die Excel-bestanden samenvoegt, of een supportagent die tussen vijf tabs wisselt voor één antwoord. Task mining vult die blinde vlek.

Je draait ze vaak samen: process mining toont waar orders blijven hangen tussen goedkeuring en levering, task mining toont wat de goedkeurder intussen op zijn scherm doet.

Hoe werkt het technisch?

Op de computer draait een recorder-agent die inhaakt op de toegankelijkheids-API van Windows (UI Automation of MSAA). Zo leest hij welk UI-element wordt aangeklikt, welk venster actief is en welk tekstveld wordt ingevuld. De recorder weet niet enkel dat er een klik was, maar ook op welke knop in welke applicatie.

Voor applicaties die hun UI niet via die API blootstellen valt de recorder terug op beeldherkenning en OCR. Microsoft gebruikt daarvoor in Power Automate de Tesseract-engine. De tool normaliseert de eventstroom en groepeert opeenvolgende acties tot stappen zoals 'Excel openen' of 'factuurnummer kopiëren'. Het resultaat is een taaklog opgebouwd uit desktop-acties in plaats van systeem-events.

Wanneer gebruik je task mining?

• Werk in Excel, e-mail en webportalen: handelingen die nooit een event in je ERP of CRM raken, zoals een boekhouder die drie exports samenvoegt tot één rapport.

• Kandidaten voor automatisering: repetitieve taken die altijd dezelfde stappen volgen zijn kandidaten voor een Power Automate-flow of een RPA-bot.

• Training en kwaliteitsbewaking: vergelijk de taaklog van een ervaren medewerker met die van een nieuwe om te zien waar nieuwkomers vastlopen of omwegen nemen.

• Versnippering in kaart brengen: veel applicatie-wissels per uur wijzen op informatie die niet op één plaats samenkomt.

Privacy en ethiek

Task mining raakt aan werknemersmonitoring, dus GDPR en de Belgische regels over controle op de werkvloer zijn de eerste reflex. De Gegevensbeschermingsautoriteit houdt drie beginselen voorop: finaliteit (een duidelijk omschreven doel), proportionaliteit (niet meer data dan nodig) en transparantie (werknemers weten vooraf wat er verzameld wordt).

• Scope van de opname: werk met een allowlist van zakelijke applicaties en voeg schermopnames pas toe als de analyse het vraagt.

• Rechtsgrond: toestemming wordt in arbeidsrelaties zelden als vrij gegeven beschouwd. Gerechtvaardigd belang is in de praktijk een meer gebruikte grondslag, mits je de afweging documenteert.

• Overleg met de werknemersvertegenwoordiging: consulteer de ondernemingsraad of het comité PBW vooraleer je de recorder uitrolt. CAO nr. 81 geldt voor toezicht op elektronische online-communicatie en legt een transparantieplicht op.

Vuistregel: behandel task mining als een proces-verbeterproject, niet als een toezichtsinstrument. Rapporteer op teamniveau, niet per medewerker.

Tools en vendors

• Microsoft Power Automate heeft een desktop-recorder die muis- en toetsenbordactiviteit vastlegt via UI Automation of MSAA, met image-based recording en OCR als alternatief. Omdat de recorder in het Power Platform zit, is de brug naar de automatisering kort.

• UiPath Task Mining registreert activiteit in vooraf goedgekeurde applicaties en domeinen en gebruikt AI-modellen om automatiseringskansen te identificeren. Uploads zijn versleuteld en de scope wordt per project ingesteld.

• Celonis Task Mining draait als client op de desktop en legt klikken, interacties en optioneel screenshots vast voor applicaties op de allowlist. Browser-extensies voor Chrome en Edge geven extra context per website. De combinatie met process mining in dezelfde tool is aantrekkelijk als je beide sporen wil koppelen.

Het verschil met een gewone schermopname zit in de analyselaag. Task mining zet acties om in een gestructureerde log die je kan filteren, aggregeren en vergelijken.