Approval workflow

Wat is een approval workflow?

Een approval workflow is een proces waarin een taak automatisch naar één of meer mensen gaat voor goedkeuring. Pas na die beslissing gaat de flow verder.

Dat kan gaan over een factuur, verlofaanvraag, offerte, wijziging in masterdata of een AI-voorstel. De automatisering doet het voorbereidende werk, maar de mens houdt de beslissing waar dat nodig is.

Een goede approval workflow vervangt niet zomaar verantwoordelijkheid. Ze maakt duidelijk wie beslist, op basis waarvan en binnen welke termijn.

Wanneer gebruik je een approval workflow?

• Bij financiële impact
  Een aankooporder, betaling of creditnota boven een grens vraagt goedkeuring.

• Bij gevoelige data
  Toegang tot klantdata of exports moet door een owner bevestigd worden.

• Bij AI-acties
  Een AI-agent stelt een antwoord, bestelling of wijziging voor, maar voert die pas uit na menselijke review.

• Bij uitzonderingen
  Alles loopt automatisch, behalve gevallen buiten de afgesproken regels.

Hoe werkt een approval workflow?

De flow start door een trigger: een nieuw document, record, formulier of event. Daarna bepaalt de logica wie moet goedkeuren. Dat kan één persoon zijn, een groep, of een sequentiële keten.

De approver krijgt context: wat wordt gevraagd, welke data hoort erbij, wat zijn de mogelijke acties en wat gebeurt er bij goedkeuring of afwijzing. Daarna schrijft de workflow de beslissing terug naar het systeem.

Belangrijk is de audit trail. Je wil later kunnen zien wie goedkeurde, wanneer, welke versie beoordeeld werd en welke opmerkingen erbij hoorden.

Approval workflow versus notificatie

Een notificatie zegt alleen dat iemand iets moet weten. Een approval workflow vraagt een beslissing die het proces verandert.

Een Teams-bericht "nieuwe offerte aangemaakt" is een notificatie. Een taak "keur offerte goed of wijs af" is een approval workflow. Dat verschil lijkt klein, maar bepaalt of je proces aantoonbaar gecontroleerd is.

Waar moet je op letten bij approval workflows?

Geef genoeg context
Wie moet goedkeuren, mag niet eerst drie systemen openen om te begrijpen wat er gevraagd wordt.

Beperk wachttijd
Een goedkeuringsflow zonder escalatie wordt snel een wachtrij. Voorzie reminders en vervangers.

Gebruik drempels
Laat mensen niet alles goedkeuren. Automatiseer het gewone werk en stuur alleen risico, bedrag of uitzondering naar review.

FAQ over approval workflows

1. Is dit hetzelfde als human-in-the-loop?
Een approval workflow is één vorm van human-in-the-loop. De mens neemt expliciet een beslissing in de flow.

2. Kan goedkeuring via e-mail?
Ja, maar zorg dat de beslissing terug in het systeem wordt vastgelegd. Een losse mail is zwak als audit trail.