Automatiseringsscan

Wat is een automatiseringsscan?

Een automatiseringsscan is de oefening waarin je uitzoekt welk werk in je bedrijf de moeite is om te automatiseren, en in welke volgorde. Ze gebeurt voor iemand iets bouwt, en ze eindigt in een document, niet in software.

Wat ze moet opleveren, is beperkt: een gerangschikte shortlist van processen, met naast elke lijn een cijfer dat zegt wat het vandaag kost, en een persoon met naam die over die lijn beslist. Een lijst met veertig ideeën zonder cijfers en zonder eigenaars is een verlanglijst. Ze leest goed op een vergadering en er gebeurt daarna niets mee.

Mensen bevragen tegenover de systemen meten

Er zijn twee manieren om kandidaten te verzamelen, en elke manier maakt een ander soort werk zichtbaar. Doe ze allebei, en weet wat elke manier verbergt.

Mensen bevragen

Gesprekken, een workshop per team, een formulier op het intranet. Het kost niets, en het is de enige methode die werk vindt dat nooit een systeem raakt: het telefoontje naar de leverancier, de map op iemands bureau, de beslissing die in het hoofd van een collega zit.

De vertekening is eenvoudig. Mensen noemen wat hen stoort, niet wat het bedrijf het meest kost. Een maandelijkse afpunting waar iemand vijf ellendige uren aan zit, komt in elke workshop naar boven. Drie minuten facturen intikken, negenhonderd keer per maand door twee mensen die het gewoon zijn, daar begint niemand over. Dat tweede is negen keer groter.

De systemen meten

Process mining leest de event logs die je ERP, CRM of ticketsysteem sowieso al wegschrijft, dus telt het hoe vaak een dossier loopt en hoe lang elke stap duurde. Task mining registreert wat er op de desktop gebeurt en ziet zo het werk in Excel, mail en webportalen dat geen enkel backend-event achterlaat.

De vertekening zit hier in de dekking. Process mining ziet een stap alleen als een systeem er een tijdstip voor wegschreef, dus alles wat per telefoon of in een gedeelde map geregeld wordt, ontbreekt. Task mining ziet alleen de mensen die opgenomen zijn, in de applicaties op de allowlist, tijdens de weken dat de recorder liep. Microsoft omschrijft zijn eigen task mining als collega's uitnodigen om opnames bij te dragen, en dat is een eerlijke beschrijving van de grens: de kaart is zo volledig als de groep die wou meedoen.

Mensen bevragen maakt onzichtbaar werk zichtbaar maar schat de omvang ervan verkeerd in. De systemen meten geeft de juiste omvang, voor het werk dat door een systeem passeerde dat mee kon kijken.

Drie goedkopere antwoorden voor je iets automatiseert

Elke kandidaat krijgt drie vragen voor hij een score krijgt, en alle drie zijn ze goedkoper dan iets bouwen.

1. Kan je ermee stoppen? Een weekrapport dat niemand opent, een tweede goedkeuring op bedragen onder 250 euro, een controle die er staat door een incident uit 2018. Vraag wie het resultaat leest en wat die persoon daardoor anders doet.

2. Kan je het vereenvoudigen? Zes offertesjablonen in plaats van één, vier goedkeuringsstappen waar er twee volstaan, een uitzonderingenlijst die niemand ooit heeft opgekuist. Een proces met minder paden is goedkoper om later te automatiseren en goedkoper om intussen te draaien.

3. Kan het bronsysteem het juist aanleveren? Het meeste manuele herstelwerk bestaat omdat er iets fout is binnengekomen. Als een derde van je orders moet overgetikt worden omdat die klanten nooit toegang tot het portaal kregen, dan haalt die toegang het werk weg in plaats van het te automatiseren.

De financiële dienst van Shell hanteert een volgorde die het overnemen waard is: elimineren, vereenvoudigen, standaardiseren, en pas dan automatiseren. Hun eigen samenvatting daarvan, gepubliceerd in een casestudy van ACCA, zegt dat RPA geen oplossing is voor een slecht ontworpen proces. Een kapot proces automatiseren zet de rommel vast: vanaf dan zit er code rond en kost elke wijziging een project.

Wat je scoort, en hoe je elk cijfer eerlijk krijgt

• Volume per maand. Tel het in het bronsysteem, vraag het niet. Twaalf maanden tellingen tonen meteen ook de seizoenspiek, en dat is meestal de maand die pijn doet.

• Minuten per dossier. Meet het. Ga een uur naast iemand zitten, of lees het af van een task mining-opname. Mensen overschatten het werk dat ze haten en onderschatten het werk dat ze op automatische piloot doen, dus de fout loopt langs twee kanten.

• Fouten en herwerk. Creditnota's, gecorrigeerde boekingen en tweede mails naar dezelfde klant zijn telbaar, en herwerkminuten kosten per dossier meestal meer dan de eerste behandeling.

• Hoe stabiel de regels zijn. Zou iemand anders de beslissing kunnen volgen als je ze opschrijft? Als het antwoord begint met "dat hangt af van de klant", dan staan de regels nog nergens op papier.

• Hoeveel systemen het werk doorkruist. Elk extra systeem betekent een koppeling, een login en iets dat stukgaat bij de volgende update. Twee is normaal, vijf is een project.

• Of er een automatische controle op het resultaat bestaat. Kan een machine zien of de uitkomst klopt? Een driewegmatch tegen de bestelbon en de ontvangstbon is zo'n controle. Een klant die belt is dat niet, en een proces zonder controle heeft een mens nodig die de output nakijkt zolang het draait.

• Hoe het werk sowieso verandert binnen het jaar. Een nieuw ERP, de laatste leveranciers die van scans naar gestructureerde facturen overschakelen, een klantenportaal dat de invoer helemaal wegneemt. Automatiseer niet wat vervangen wordt.

UiPath houdt in het beoordelingsalgoritme van Automation Hub twee assen uit elkaar: implementatiegemak, opgebouwd uit proces- en applicatiestabiliteit, hoe gestructureerd de data is, variabiliteit, proceslengte en het aantal applicaties, en automatiseringspotentieel, opgebouwd uit gestructureerde invoer, variabiliteit en hoe digitaal het proces al is. Neem die vorm met twee assen over. De percentages zijn van hen, niet van jou.

Een uitgewerkt voorbeeld: vier kandidaten bij een technische groothandel

Een groothandel met zestig medewerkers doet een scan. Vier kandidaten halen de tabel: volume per maand, gemeten minuten per dossier, en het product van die twee.

• Maandelijkse btw-afpunting. 1 x 300 = 300 minuten per maand. Iedereen noemt deze. Ze valt op het einde van de maand, ze kost een namiddag en een avond, en de boekhouder kaart ze al drie jaar aan.

• Leveranciersfacturen matchen. 950 x 3 = 2.850 minuten per maand.

• Orders die per mail binnenkomen. 420 x 7 = 2.940 minuten per maand.

• Wekelijks voorraadrapport voor vier vestigingen. 4 x 90 = 360 minuten per maand.

Op ruwe minuten staan de mailorders bovenaan, dan het factuurmatchen, dan het voorraadrapport, met de btw-afpunting laatst. Zet er nu naast welk deel van elk proces realistisch zonder mens kan draaien.

• Btw-afpunting: de cijfers komen uit een Excel die iemand met de hand bijhoudt en het werk is grotendeels inschatting. 30 procent, en het boekhoudpakket wordt volgend jaar toch vervangen. 300 x 0,30 = 90 minuten.

• Facturen matchen: sinds de Belgische e-facturatieverplichting in januari 2026 komen de meeste facturen als gestructureerd Peppol-document binnen, het bestelbonnummer staat er op de meeste, en een driewegmatch tegen bestelbon en ontvangstbon zegt automatisch of de uitkomst klopt. De rest zijn scans van buitenlandse leveranciers. 80 procent. 2.850 x 0,80 = 2.280 minuten.

• Orders per mail: vrije tekst, geen vaste opmaak, en een verkeerde lijn komt pas boven wanneer de klant belt. 35 procent. 2.940 x 0,35 = 1.029 minuten.

• Voorraadrapport: data ophalen en doorsturen, zonder enige inschatting. 95 procent. 360 x 0,95 = 342 minuten.

De rangschikking verandert. Facturen matchen is 38 uur per maand, 456 per jaar. Mailorders zijn ruwweg 17 uur per maand, ongeveer 206 per jaar. Het voorraadrapport is 5,7 uur per maand, 68 per jaar. De btw-afpunting, het luidste punt in elke workshop, is 1,5 uur per maand, 18 uur per jaar, dus zelfs een perfecte robot ervoor bespaart minder dan een halve werkweek.

De btw-afpunting verdient nog altijd een antwoord, maar dat antwoord is die Excel opkuisen, en dat is de vraag naar vereenvoudiging en geen bouwopdracht. En het voorraadrapport staat derde qua opbrengst terwijl het het goedkoopste is om te bouwen, dus dat mag eerst terwijl het factuurwerk uitgeschreven wordt.

Een besparing op de loonlijst is niet hetzelfde als een namiddag terug

Die 456 uur is ongeveer een kwart van het werkjaar van een persoon. Er vertrekt niemand. Wat wel verandert: de twee mensen op de boekhouding werken de laatste week van de maand niet meer over en beantwoorden leveranciersvragen dezelfde dag.

Dat is de moeite waard en het is geen geld. De Britse Treasury-richtlijn Green Book scheidt baten die geld vrijmaken, dus die veranderen wat een organisatie uitgeeft of ontvangt, van baten die dat niet doen. Hier is de uitzendkracht die elk jaar drie maanden komt om de factuurachterstand weg te werken wel geld, en de twee vaste lonen niet. Zet ze allebei op de shortlist, in aparte kolommen, en tel ze nooit op. Diezelfde richtlijn zegt dat je moet corrigeren voor optimism bias, de bewezen neiging van ramingen om te rooskleurig te zijn, door kostenramingen op te trekken en batenramingen te verlagen, dus verschuif je bouwraming en je besparingsraming allebei de oncomfortabele kant op voor je ze presenteert.

Waar moet je op letten bij een automatiseringsscan

De meest gemaakte fout past in een zin. Bedrijven kiezen het proces waar iedereen over klaagt in plaats van het proces met het grootste volume maal minuten, omdat de klacht met een mens erbij binnenkomt en de rekensom niet. De tweede meest gemaakte fout is een proces automatiseren dat niemand eerst heeft rechtgezet. Die is duurder, omdat ze twee jaar onzichtbaar blijft.

De andere manier waarop het misloopt is de vorm. Een shortlist waarover een zaakvoerder in één vergadering kan beslissen, is een pagina, een lijn per kandidaat, vijf kolommen: het proces, uren per jaar vandaag, het deel dat zonder mens kan draaien, het ene ding dat eerst rechtgezet moet worden, en de eigenaar met naam. Sorteer dalend op uren maal dat deel. Zet eronder de kandidaten die je afgewezen hebt met een lijn uitleg per stuk, want die afgewezen lijst is wat verhindert dat hetzelfde idee elk kwartaal terugkomt.