Business process flow

Wat is een business process flow?

Een business process flow is een visuele procesbalk in een model-driven Power App. Ze begeleidt een gebruiker door opeenvolgende stages, zoals kwalificatie, beoordeling en afronding. Binnen iedere stage staan stappen met gegevens die de gebruiker moet bekijken of invullen.

De flow helpt mensen een afgesproken werkwijze te volgen en toont de actuele positie van een dossier. Ze voert niet vanzelf alle achtergrondtaken uit. Voor meldingen, systeemkoppelingen en goedkeuringen gebruik je vaak een cloud flow naast de business process flow.

Business process flows werken op Dataverse-tabellen. Een proces kan over meerdere gerelateerde tabellen lopen en verschillende actieve instanties kunnen bij hetzelfde record bestaan.

Stages, stappen en procesinstanties

Een stage is een herkenbare fase in het bedrijfsproces. In een verkoopproces kunnen dat kwalificeren, voorstel en afsluiten zijn. In dossierbehandeling passen bijvoorbeeld intake, inhoudelijke controle, beslissing en nazorg.

Een stap verwijst naar een Dataverse-kolom die in die stage relevant is. Een stap kan verplicht worden voordat een gebruiker naar de volgende stage gaat. Dat helpt bij consistente invoer, maar vervangt geen servervalidatie voor regels die via iedere toegangsmethode moeten gelden.

Iedere uitvoering heeft een procesinstantie die de actieve stage en afgelegde route bijhoudt. Gebruikers kunnen het proces hervatten wanneer ze later naar het record terugkeren.

Vertakkingen laten het pad afhangen van gegevens. Een aanvraag boven een bepaald bedrag kan bijvoorbeeld langs een extra beoordelingsstage gaan. Houd zulke routes begrijpelijk; een procesbalk met vele vertakkingen wordt moeilijk uit te leggen en testen.

Een uitgewerkt voorbeeld

Een organisatie behandelt subsidieaanvragen in een model-driven app. De eerste stage, intake, vraagt het type aanvraag, de aanvrager en de ontvangstdatum. Een medewerker controleert of de basisdocumenten aanwezig zijn.

In de stage inhoudelijke controle worden beoordelingscriteria ingevuld. Een vertakking voegt bij een hoog aangevraagd bedrag een financiële controle toe. De stage beslissing registreert het resultaat en de bevoegde beslisser.

Wanneer de gebruiker de beslissingsstatus invult, start een aparte cloud flow. Die maakt een brief, vraagt waar nodig goedkeuring en verstuurt het resultaat. De business process flow toont het menselijke dossierpad; de cloud flow automatiseert de achtergrondhandelingen.

Rechten in Dataverse bepalen wie records en velden mag zien of wijzigen. Alleen een stap op de procesbalk verbergen is geen beveiligingsmaatregel.

Business process flow versus cloud flow

Een business process flow begeleidt een gebruiker tijdens interactief werk in een model-driven app. De nadruk ligt op stages, gegevens en voortgang. Een medewerker bepaalt meestal wanneer het dossier naar een volgende fase gaat.

Een cloud flow draait na een trigger en voert acties uit via connectoren. Ze kan zonder open app een bericht sturen, data bijwerken of een goedkeuring starten.

Ze vullen elkaar vaak aan. De business process flow maakt de werkwijze zichtbaar, terwijl cloud flows administratieve stappen uitvoeren. Vermijd dezelfde statuslogica op verschillende plaatsen zonder één duidelijke bron.

Business process flow versus BPMN

BPMN is een notatie om bedrijfsprocessen te modelleren. Een BPMN-diagram kan gebeurtenissen, taken, beslissingen, berichten en parallelle paden over meerdere rollen en systemen beschrijven.

Een business process flow is een uitvoerbaar UI-element binnen Dataverse en model-driven apps. Ze is smaller van opzet en draait rond stages en recordgegevens. Een BPMN-model kan het volledige end-to-endproces beschrijven, waarvan de business process flow slechts het gebruikersgedeelte uitvoert.

Gebruik BPMN om processen te bespreken en analyseren wanneer de bredere samenwerking centraal staat. Gebruik een business process flow om het relevante dossierpad concreet in de app te begeleiden.

Ontwerp en beheer

Geef stages namen die medewerkers in hun dagelijkse werk gebruiken. Voeg alleen stappen toe die in die fase nodig zijn. Een lange procesbalk met ieder mogelijk veld vertraagt het werk en verbergt de echte beslismomenten.

Test alle vertakkingen, terugkeer naar eerdere stages en rollen met beperkte rechten. Controleer wat gebeurt wanneer data via import, API of een andere app verandert. Niet iedere wijziging loopt via de zichtbare procesbalk.

Neem de business process flow op in een solution en verplaats ze samen met tabellen, kolommen, formulieren en afhankelijke automatiseringen. Meet waar dossiers blijven staan, maar bespreek met medewerkers waarom dat gebeurt voordat je een stage als probleem bestempelt.