Cloud flow

Wat is een cloud flow?

Een cloud flow is een workflow in Power Automate die online diensten en databronnen met elkaar verbindt. De flow begint met een trigger en voert daarna een reeks acties uit. Microsoft beheert de uitvoering in de cloud, zodat er geen computer van een medewerker open hoeft te blijven staan.

Een eenvoudig voorbeeld start wanneer een nieuw formulierantwoord binnenkomt. De flow maakt een record aan, vraagt goedkeuring en stuurt het resultaat naar de aanvrager. Connectoren vertalen de mogelijkheden van Forms, Dataverse, Teams en andere diensten naar bruikbare triggers en acties.

Cloud flows zijn geschikt voor processtappen via API's en clouddiensten. Als een toepassing alleen via knoppen en invoervelden bediend kan worden, kan een desktop flow het ontbrekende deel uitvoeren.

Triggers, acties en connectoren

De trigger bepaalt wanneer een run ontstaat en levert vaak de eerste gegevens. Een trigger kan reageren op een nieuw record, een ontvangen e-mail, een HTTP-verzoek, een manuele knop of een tijdschema.

Acties voeren het werk uit. Ze lezen of schrijven data, sturen een bericht, evalueren een voorwaarde, wachten op een goedkeuring of roepen een andere flow aan. De uitvoer van een actie kan dynamische inhoud voor een latere stap worden.

Een connector beschrijft hoe Power Automate met een dienst communiceert. De verbinding bevat de aanmeldcontext. Dat onderscheid telt: de connector bepaalt welke bewerkingen bestaan, terwijl de verbinding bepaalt onder welke identiteit ze worden uitgevoerd.

Voorwaarden, lussen en parallelle takken bepalen de controlestroom. Gebruik ze doelgericht. Een flow met vele geneste voorwaarden wordt moeilijk te testen en hoort mogelijk opgesplitst te worden in child flows of een andere proceslaag.

Drie manieren om een cloud flow te starten

Een automated cloud flow reageert op een gebeurtenis, bijvoorbeeld een nieuwe rij in Dataverse of een bestand in SharePoint. Dit past bij processen die kort na een wijziging moeten beginnen.

Een instant cloud flow start wanneer een gebruiker, app of andere flow daarom vraagt. Denk aan een knop in Power Apps waarmee iemand een geselecteerd dossier ter goedkeuring indient.

Een scheduled cloud flow draait volgens een planning. Ze kan iedere werkdag openstaande taken verzamelen of maandelijks een controledataset maken.

Het starttype verandert niets aan het basisidee van triggers en acties. Het bepaalt vooral wie of wat het beginmoment kiest.

Voorbeelden

Documentgoedkeuring

Wanneer een contract in een SharePoint-map verschijnt, haalt de flow metadata op en stuurt ze een goedkeuringsverzoek. Bij goedkeuring verplaatst ze het bestand en registreert ze datum en beslisser. Bij afwijzing vraagt ze een reden en verwittigt ze de auteur.

Opvolging van openstaande taken

Iedere ochtend zoekt een geplande flow taken waarvan de vervaldatum nadert. Ze groepeert ze per eigenaar en stuurt één bericht. Een aparte fouttak registreert mislukte connectoraanroepen, zodat een beheerder weet dat de herinnering onvolledig kan zijn.

Een flow toont niet aan dat het bedrijfsproces correct ontworpen is. Leg daarom vast welke bron leidend is, wat bij dubbele gebeurtenissen gebeurt en wie uitzonderingen behandelt.

Cloud flow versus desktop flow

Een cloud flow praat via connectoren en API's met diensten. Dat is doorgaans stabieler dan een gebruikersinterface bedienen. Ze kan op de achtergrond draaien en heeft geen interactieve Windows-sessie nodig.

Een desktop flow automatiseert websites en desktopprogramma's via UI-elementen, toetsenbord- en muisacties. Dat helpt bij oudere toepassingen zonder geschikte API, maar maakt de automatisering gevoeliger voor schermwijzigingen en pop-ups.

De twee kunnen samenwerken. Een cloud flow kan een dossier ontvangen, een desktop flow op een beheerde machine starten en het resultaat daarna naar Dataverse schrijven. Houd het UI-deel zo klein mogelijk.

Betrouwbaarheid en beheer

Connectoren hebben limieten, time-outs en tijdelijke fouten. Configureer retries alleen voor handelingen die veilig opnieuw uitgevoerd kunnen worden. Bij het aanmaken van een betaling of bestelling kan een blinde retry een duplicaat veroorzaken. Gebruik een unieke business key of idempotent ontwerp.

Gebruik scopes om hoofdpad en foutpad te scheiden. Registreer de flowrun, relevante invoer en foutmelding zonder wachtwoorden of onnodige persoonsgegevens te loggen. Stuur meldingen naar een beheerd kanaal, niet alleen naar de oorspronkelijke maker.

Plaats bedrijfsflows in solutions, gebruik connection references en environment variables, en verplaats wijzigingen via aparte omgevingen. Controleer eigenaarschap en verbindingen wanneer medewerkers van rol veranderen.

Volg looptijd, foutpercentage en achterstallige runs op. Een groene ontwerper zegt alleen dat de flow geldig is opgeslagen. Betrouwbaarheid blijkt uit uitvoering, herstel en de juistheid van het bedrijfsresultaat.