Procesinstantie

Wat is een procesinstantie?

Een procesinstantie is één concrete uitvoering van een proces. Eén bestelling die van invoer tot betaling loopt, één schadeclaim of één supportticket zijn voorbeelden.

In klassieke process mining krijgt iedere instantie een case-ID. Alle events met die identifier worden als onderdelen van dezelfde procesuitvoering gegroepeerd en op tijd geordend.

De procesinstantie is het werkelijke dossier of verloop in de organisatie. De procestrace is de geregistreerde reeks events die daarvan in de eventlog zichtbaar is. Die trace kan onvolledig zijn wanneer systemen stappen niet registreren.

De grenzen van een procesinstantie

Voor je cases kan groeperen, moet je bepalen waar het proces begint en eindigt. Bij order-to-cash kan de instantie bij bestelling starten en bij volledige betaling eindigen.

De grens hangt af van de onderzoeksvraag. Een retour kan onderdeel zijn van de oorspronkelijke ordercase of een afzonderlijke aftersalescase. Beide keuzes kunnen geldig zijn, maar beantwoorden andere vragen.

Leg begin, einde en uitsluitingen vast. Anders vergelijken analisten cases met verschillende betekenis onder hetzelfde label.

Case-ID en correlatie

De case-ID is de sleutel waarmee events aan een procesinstantie worden gekoppeld. Ze hoort stabiel en uniek te zijn binnen de analyse.

Een ordernummer lijkt vaak vanzelfsprekend, maar één order kan meerdere leveringen en facturen hebben. Kies je factuurnummer, dan kan één order over meerdere cases worden verdeeld. Kies je ordernummer, dan komen parallelle deelstromen in één case samen.

Correlatie kan meerdere brontabellen en systemen doorkruisen. Data lineage moet tonen hoe ieder event aan de case-ID werd gekoppeld. Een foutieve join kan gebeurtenissen bij de verkeerde instantie plaatsen.

Een uitgewerkt claimvoorbeeld

Een verzekeraar gebruikt claimnummer CL-2048 als case-ID. De instantie begint bij Claim ontvangen en bevat Documenten gecontroleerd, Expertise aangevraagd, Beslissing genomen en Uitbetaling uitgevoerd.

Case-attributen beschrijven de instantie als geheel, bijvoorbeeld product, claimbedrag en kanaal. Eventattributen horen bij één gebeurtenis, zoals behandelaar of uitkomst van de controle.

Een heropening na bezwaar kan dezelfde instantie voortzetten of als nieuwe bezwaarcase worden gemodelleerd. De keuze moet aansluiten bij eigenaarschap en analysekader.

Als een expertiserapport in een apart systeem staat, koppelt een gedeelde claimreferentie de events. Ontbreekt die referentie, dan is naam of tijd alleen meestal te onzeker voor automatische correlatie.

Procesinstantie versus procestrace

De procesinstantie is de werkelijke uitvoering met context en toestand. De procestrace is de geordende eventrepresentatie in de log.

Twee instanties kunnen dezelfde trace hebben wanneer ze dezelfde activiteitenvolgorde doorlopen. Ze blijven afzonderlijk door hun case-ID en attributen.

Een trace kan eindigen terwijl de instantie in werkelijkheid nog open is, bijvoorbeeld omdat de extractie stopt op een peildatum. Markeer open en voltooide cases afzonderlijk.

Procesinstantie versus object

Klassieke process mining behandelt één casebegrip als centrale procesinstantie. In object-centric process mining kunnen events tegelijk aan orders, orderregels, facturen en leveringen gekoppeld zijn.

Daar is niet altijd één object dat de volledige procesinstantie vertegenwoordigt. Analyses volgen interacties tussen meerdere objecttypes zonder events kunstmatig te kopiëren.

Gebruik het klassieke casemodel wanneer één stabiele procesgrens de vraag goed beantwoordt. Kies objectcentrisch wanneer veel-op-veelrelaties structureel onderdeel van het proces zijn.

Kwaliteitscontroles

Controleer lege en dubbele case-ID's, onverwacht lange of korte cases en events buiten de gekozen grenzen. Vergelijk aantallen met de bronsystemen.

Analyseer open cases apart van voltooide cases om vertekening in doorlooptijd te voorkomen. Leg vast hoe geannuleerde, samengevoegde en gesplitste dossiers worden behandeld.

De keuze van procesinstantie is een modelleerbesluit. Laat domeinexperts die betekenis bevestigen voordat algoritmen varianten, prestaties of afwijkingen berekenen.