Data sharing agreement

Wat is een data sharing agreement?

Een data sharing agreement is een overeenkomst tussen partijen die data met elkaar delen. Ze beschrijft welke data gedeeld wordt, waarom, wie ze mag gebruiken, hoe ze beveiligd wordt en wat er gebeurt wanneer de samenwerking stopt.

Het is niet alleen een juridisch document. Het is ook een werkafspraak voor data teams: welke velden komen door, hoe vaak, met welke kwaliteit, wie beantwoordt vragen, wie meldt incidenten?

Zonder zo'n overeenkomst wordt datadeling snel een losse export in een gedeelde map. Dat werkt even, tot iemand vraagt wie verantwoordelijk is voor een fout cijfer of een privacyverzoek.

Wanneer heb je ze nodig?

• Bij samenwerking met partners
  Een leverancier, klant of mediapartner krijgt toegang tot datasets of rapporten.

• Bij data clean rooms
  Ook als ruwe data afgeschermd blijft, moet het doel van de analyse vastliggen.

• Bij groepsstructuren
  Vennootschappen binnen dezelfde groep delen vaak data, maar blijven juridisch niet altijd één actor.

• Bij externe verwerkers
  Wanneer een partij persoonsgegevens verwerkt voor jou, heb je duidelijke verwerkingsafspraken nodig.

Wat staat erin?

Een goede overeenkomst beschrijft eerst het doel. Data die gedeeld wordt voor facturatie mag niet automatisch gebruikt worden voor marketing of AI-training. Daarna komen de datasets, velden, frequentie, bewaartermijnen en beveiligingsmaatregelen.

Bij persoonsgegevens is de rolverdeling belangrijk: wie is verwerkingsverantwoordelijke, wie verwerker, en is er sprake van gezamenlijke verantwoordelijkheid? Die keuze bepaalt wie welke GDPR-verplichtingen draagt.

Ook operationele afspraken horen erin: SLA's, contactpersonen, incidentmelding, auditrechten, subverwerkers, exit-procedure en het verwijderen of teruggeven van data aan het einde van de samenwerking.

Data sharing agreement versus API-contract

Een API-contract beschrijft hoe systemen technisch praten: endpoints, velden, foutcodes en versies. Een data sharing agreement beschrijft waarom partijen data mogen delen en onder welke voorwaarden.

Je hebt vaak beide nodig. De API kan perfect werken, terwijl het gebruik juridisch te breed is. Omgekeerd kan de overeenkomst helder zijn, maar faalt de samenwerking als de technische afspraken ontbreken.

Waar moet je op letten bij datadeling?

Beperk het doel
Schrijf niet "voor analyse". Schrijf welke analyse, voor wie, en welke beslissingen eruit mogen volgen.

Maak bewaartermijnen uitvoerbaar
Een verwijderplicht is pas bruikbaar als duidelijk is waar kopieën, backups en exports zitten.

Leg kwaliteit en definities vast
Als een partner jouw "actieve klant" anders interpreteert, kan dezelfde dataset tot verkeerde conclusies leiden.

FAQ over data sharing agreements

1. Is een verwerkersovereenkomst hetzelfde?
Nee. Een verwerkersovereenkomst is één type afspraak onder GDPR. Een data sharing agreement kan breder zijn en ook technische en businessafspraken bevatten.

2. Moet IT hierbij betrokken zijn?
Ja. Legal kan de voorwaarden schrijven, maar IT en data moeten bevestigen dat de afspraken technisch uitvoerbaar zijn.