Power BI Embedded

Wat is Power BI Embedded?

Power BI Embedded is een technologie van Microsoft waarmee je interactieve Power BI-rapporten en dashboards kunt inbouwen in je eigen software, website of portaal. In plaats van dat gebruikers naar Power BI zelf moeten gaan, toon je de rapporten gewoon binnen je eigen omgeving. Zo blijft alles in je eigen stijl en onder je controle. Als je data visualisaties in je eigen applicatie wil verwerken zonder zelf een hele rapporteringslaag te bouwen dan is Power Bi embedded de ideale keuze.

Je kan het zien als de motor van Power BI, maar dan ingebouwd in je eigen applicatie. Je gebruikt de krachtige datavisualisaties van Power BI, zonder dat eindgebruikers een Power BI-account of licentie nodig hebben.

Het verschil met de 'gewone Power BI'

De Power BI Service laat toe om rapporten ook met mensen buiten je organisatie te delen, maar enkel op kleine schaal. Je kan gasten uitnodigen om mee te kijken, zolang ze een Power BI-licentie hebben. Power BI Embedded is gemaakt voor situaties waar je dat op veel grotere schaal wil doen, zoals bij honderden of duizenden gebruikers, bijvoorbeeld in een klantenportaal of softwareplatform.

Wanneer je Power BI gebruikt binnen je organisatie, werkt alles via de Power BI-service. Je publiceert rapporten, deelt ze met collega’s, en iedereen die toegang wil, heeft een Power BI-licentie nodig. Die service is vooral bedoeld voor intern gebruik, maar je kan er ook rapporten mee delen met externen via gasttoegang (Azure AD B2B). Externe gebruikers hebben dan wel hun eigen Power BI-licentie nodig.

Power BI Embedded werkt anders. Je draait rapporten op een Azure Embedded-capaciteit. Gebruikers hebben geen Power BI-account nodig. Ze krijgen toegang via jouw app of website, met hun eigen login of beveiligingssysteem. Dit maakt het geschikt voor gebruik op grotere schaal, bijvoorbeeld in commerciële SaaS-toepassingen of klantenportalen.

Kort samengevat:

• Power BI Service: ideaal voor intern gebruik of beperkte externe samenwerking, met Power BI-licenties per gebruiker.

• Power BI Embedded: bedoeld voor integratie in externe toepassingen of portalen op schaal, zonder individuele licenties per eindgebruiker.

Typische use cases van Power Bi embedded

Power BI Embedded is vooral interessant bij gebruik op schaal, zoals bij duizenden klanten of gebruikers in een SaaS-app. Voor een beperkt aantal externe gebruikers werkt gewoon delen via de Power BI Service vaak beter.

1. Klantenportalen

Bedrijven tonen rapporten aan klanten via hun portaal. Denk aan verkoopstatistieken, voorraadstanden of serviceprestaties. Klanten krijgen zo hun eigen data te zien zonder toegang tot Power BI zelf.

2. SaaS-platformen

Softwarebedrijven bouwen Power BI-visuals rechtstreeks in hun applicatie. Zo krijgen gebruikers rapportering als onderdeel van het product, zonder extra login of Power BI-licentie.

3. Externe partners of leveranciers

Je kan leveranciers toegang geven tot dashboards met informatie over leveringen, voorraadniveaus of bestelgedrag, op een veilige manier.

4. Interne portalen met maatwerk

Sommige bedrijven gebruiken Power BI Embedded ook intern, bijvoorbeeld om rapporten te tonen binnen een eigen intranet of dashboardplatform, volledig in de huisstijl van het bedrijf.

5. Whitelabel-rapportering

Consultants of agencies gebruiken Power BI Embedded om rapporten onder hun eigen merknaam te leveren. De eindklant merkt niet dat de visuals van Power BI komen.

Power BI Embedded wordt dus vooral gebruikt wanneer je rapporten op schaal wil delen of rapportering als onderdeel van je product aanbiedt.

Hoe werkt het technisch?

Power BI Embedded draait op Azure, het cloudplatform van Microsoft. Je koopt daar een capaciteit (zoals A1, A2, A3...) die bepaalt hoeveel rekenkracht beschikbaar is. Je rapporten worden op die capaciteit gehost.

Je integreert de rapporten met behulp van API’s of een JavaScript SDK. Zo kan je rapporten tonen, filteren, verbergen of personaliseren rechtstreeks vanuit je app.

De data blijft in je eigen Power BI-omgeving (tenant). Toegang wordt geregeld via embed tokens en Row-Level Security (RLS), zodat elke gebruiker enkel de data ziet die voor hem of haar bedoeld is.

Beveiliging en toegang

Beveiliging is een belangrijk onderdeel van Power BI Embedded. Je bepaalt volledig zelf:

• Wie welk rapport mag zien.

• Welke data zichtbaar is per gebruiker.

• Wanneer de toegang vervalt.

Je gebruikt embed tokens om rapporten tijdelijk toegankelijk te maken. In combinatie met Row-Level Security zorg je ervoor dat gebruikers enkel hun eigen cijfers zien, zelfs als ze hetzelfde rapport bekijken.

Kosten en licentiemodel

Bij Power BI Embedded betaal je niet per gebruiker maar voor de capaciteit die je gebruikt. Dat is handig als je veel gebruikers hebt die slechts af en toe rapporten openen.

De kleinste capaciteit (A1) kost enkele euro’s per dag. Grotere capaciteiten (A3, A4, A5...) zijn duurder, maar bieden meer rekenkracht en betere prestaties.

Je kan je capaciteit in Azure ook pauzeren buiten kantooruren of in het weekend. Zo betaal je enkel voor de tijd dat ze effectief draait.

Als je zoek naar "Power Bi" en "Capaciteit" kom je ook Power Bi Premium Capacity tegen. Kwa licentiestructuur is het gelijkaardig aan Power Bi embedded. Bij Premium Capacity betaal je ook een vaste prijs voor een bepaalde rekenkracht maar Premium Capacity is bedoelt voor intern gebruik in de Power Bi Service terwijl Power Bi embedded zich in de eerste plaats richt op extern gebruik.

Hoe schat je de juiste capaciteit in?

De juiste capaciteit hangt af van drie factoren:

1. Aantal gelijktijdige gebruikers – hoe meer mensen tegelijk rapporten openen, hoe groter de capaciteit moet zijn.

2. Complexiteit van de rapporten – zware berekeningen en veel visuals vragen meer rekenkracht.

3. Datahoeveelheid en verversing – grote datasets of frequente updates hebben extra geheugen nodig.

Start best met een kleine capaciteit (A1 of A2) en monitor het gebruik met de Power BI Premium Metrics App. Die toont CPU-gebruik, wachttijden en geheugendruk. Daarna kan je gericht opschalen.

Interne use cases

Hoewel Power BI Embedded vooral voor externe toepassingen bedoeld is, kan het ook intern nuttig zijn:

• Voor bedrijven die eigen portalen of dashboards bouwen in hun huisstijl.

• Als je interne gebruikers geen Power BI-licentie wil geven, maar toch toegang tot rapporten. Zeker als je eem grote groep gebruikers hebt die maar af en toe een rapport raadplegen en je niet voor iedereen een licentie wil aankopen. Al kan hier Fabric capacity mogelijk een beter oplossing zijn.

• Om meer controle te hebben over navigatie, layout en branding dan de standaard Power BI-service toelaat.

Het is dus niet enkel een oplossing voor softwarebedrijven, maar ook voor organisaties die meer vrijheid en schaalbaarheid willen.