Gepagineerd rapport (paginated report)

Wat is een gepagineerd rapport?

Een gepagineerd rapport (paginated report) is een rapport dat je ontwerpt om af te drukken of als PDF te verdelen. De opmaak ligt volledig vast: jij bepaalt exact waar elke tabel, elk logo en elke kop- en voettekst staat, en het resultaat ziet er op papier, in PDF en op het scherm precies hetzelfde uit.

Zie het als het verschil tussen een dashboard en een document. Een Power BI-rapport is een scherm waarop je klikt en filtert. Een gepagineerd rapport is het afgewerkte document dat je afgeeft: een factuur, een loonfiche, een ledenlijst.

De grootste troef zit in tabellen. Hoeveel rijen je tabel ook telt, een gepagineerd rapport maakt er zoveel pagina's van als nodig. Een factuurrun voor honderden klanten wordt zo één document met netjes één factuur per pagina.

Technisch is een gepagineerd rapport een RDL-bestand (Report Definition Language), een XML-formaat met wortels in SQL Server Reporting Services (SSRS), de klassieke rapporteringsserver van Microsoft. Rapporten die je ooit voor SSRS 2016 of later bouwde, kan je vandaag gewoon uploaden naar de Power BI-service.

Wat is het verschil met een interactief Power BI-rapport?

Beide rapporttypes leven naast elkaar in de Power BI-service, maar ze beantwoorden een andere vraag. Het verschil zit op vier vlakken.

Doel
Een interactief rapport is gemaakt om te verkennen: je klikt en filtert tot je het antwoord vindt. Een gepagineerd rapport is gemaakt om te verdelen: het document is het eindproduct en iedereen krijgt dezelfde, afgewerkte versie.

Interactie
In een interactief rapport bepaalt de lezer zelf wat er op het scherm komt, via slicers en filters. Bij een gepagineerd rapport kies je hooguit vooraf een parameter, zoals de klant of de periode, en daarna wordt het document gegenereerd. Eens gegenereerd verandert er niets meer.

Weergave
Een interactief rapport is een canvas op een scherm, met scrollbalken waar de inhoud niet past. Een gepagineerd rapport bestaat uit vaste pagina's, bijvoorbeeld A4, met paginanummers en kop- en voetteksten die op elke pagina terugkeren.

Volume
Stel: je klantenlijst telt 4.200 rijen. In een interactief rapport zie je er een twintigtal, met een scrollbalk ernaast. Exporteer je die pagina naar PDF, dan staan alleen de zichtbare rijen in het bestand. Hetzelfde overzicht als gepagineerd rapport wordt een document van pakweg honderd pagina's waarin elke rij staat.

Goed om te weten: beide types kunnen op hetzelfde semantisch model draaien. Je dashboard en je gedrukt maandrapport tonen dan gegarandeerd dezelfde cijfers.

Wanneer gebruik je een gepagineerd rapport?

Kies voor een gepagineerd rapport zodra het resultaat een document moet zijn met een vaste opmaak. Typische voorbeelden:

• Facturen en creditnota's: één pagina per klant, met je huisstijl, btw-detail en betaalgegevens exact waar ze horen.

• Loonfiches en attesten: documenten waarvan de lay-out vastligt en die je per persoon genereert.

• Aanmaningen: een brief per openstaande klant, automatisch gevuld met de juiste bedragen.

• Leden- en deelnemerslijsten: lange tabellen die volledig op papier moeten, hoeveel pagina's dat ook vraagt.

• Maandrapporten voor de raad van bestuur: een vast document dat elke maand dezelfde structuur heeft en als PDF in de mailbox valt.

• Detaillijsten voor je accountant of een audit: exports waar geen rij mag ontbreken.

Hoe maak je een gepagineerd rapport?

Gepagineerde rapporten hebben hun eigen ontwerptool: Power BI Report Builder. Dat is een gratis desktopprogramma, los van Power BI Desktop. Je bouwt er je rapport mee op, bekijkt een voorbeeldweergave en publiceert het daarna naar de Power BI-service.

Voor eenvoudige tabelrapporten hoef je zelfs niets te installeren: de Power BI-service heeft een webeditor waarmee je vertrekkend van een semantisch model snel een gepagineerd rapport opzet.

Een gepagineerd rapport heeft geen eigen datamodel. Je definieert de databronnen en datasets in het rapport zelf. Als bron kan je onder meer een Power BI semantisch model gebruiken, maar ook Azure SQL, SQL Server via een gateway of Oracle.

Parameters en automatische verzending

Met parameters maak je één rapport dat je voor elke klant, vestiging of periode opnieuw kan genereren. De structuur blijft dezelfde, alleen de inhoud verandert.

Via abonnementen in de Power BI-service laat je zo'n rapport automatisch mailen: elk uur, dagelijks, wekelijks of maandelijks. De ontvanger krijgt het volledige rapport als bijlage, in PDF, Excel, Word, PowerPoint, CSV of XML, tot 25 MB per bijlage.

Wil je elke ontvanger een eigen versie sturen, dan bestaan er dynamische abonnementen per ontvanger. Je zet de e-mailadressen en de bijhorende parameterwaarden in een semantisch model, en Power BI stuurt elke klant of manager automatisch het rapport met zijn eigen cijfers. Zo mail je in één beweging honderden gepersonaliseerde overzichten, tot duizend ontvangers per abonnement.

Welke licentie heb je nodig?

De licentieregels zijn dezelfde als voor gewone Power BI-rapporten:

• Power BI Report Builder download je gratis, zonder licentie.

• Met een gratis licentie kan je gepagineerde rapporten publiceren naar je eigen Mijn werkruimte.

• Om te publiceren naar gedeelde werkruimtes heb je een Power BI Pro- of PPU-licentie nodig. Een aparte Premium- of Fabric-capaciteit is daarvoor niet vereist.

• Dynamische abonnementen per ontvanger vragen wel een werkruimte op een capaciteit, zoals een Fabric-capaciteit of Premium.

Waar moet je op letten bij het gebruik van gepagineerde rapporten?

Het ontwerp vraagt meer handwerk. Alles is instelbaar, tot de marge van elk tekstvak, en dat betekent ook dat je alles zelf instelt. Een interactief rapport bouw je doorgaans sneller.

Geen gedeeld datamodel in het rapport zelf. Queries en datasets zitten per rapport. Wil je logica hergebruiken over meerdere rapporten heen, bouw dan op een semantisch model als bron in plaats van losse SQL-queries per rapport te kopiëren.

Niet elk exportprobleem vraagt een gepagineerd rapport. Kapt de PDF-export van je dashboard af en toe een tabel af, kijk dan eerst of een aangepaste visual of een export naar Excel volstaat. Bouw pas een gepagineerd rapport wanneer opmaak en volledigheid echt vastliggen, zoals bij facturen of attesten.

Grote exports hebben limieten. Rapporten met heel veel data kunnen tegen geheugenlimieten aanlopen, en een abonnement dat langer dan een uur rekent, stopt met een time-out. Test dat vooraf met realistische volumes.

FAQ over gepagineerde rapporten

1. Kan ik mijn bestaand Power BI-rapport niet gewoon als PDF exporteren?
Dat kan, maar de export toont alleen wat op het canvas zichtbaar is. Een tabel met een scrollbalk verliest dus rijen. Moet elke rij op papier, dan is een gepagineerd rapport de juiste keuze.

2. Heb ik een aparte tool nodig?
Voor volwaardige rapporten wel: Power BI Report Builder, een gratis download. Eenvoudige tabelrapporten maak je ook rechtstreeks in de webeditor van de Power BI-service.

3. Kan een gepagineerd rapport mijn bestaand semantisch model gebruiken?
Ja. Je dashboard en je gedrukte rapport vertrekken dan van dezelfde cijfers, wat discussies over afwijkende totalen vermijdt.

4. Kan ik automatisch elke klant zijn eigen factuur of overzicht mailen?
Ja, met een dynamisch abonnement per ontvanger. Je koppelt e-mailadressen aan parameterwaarden in een semantisch model en Power BI verstuurt elke versie apart. Hiervoor heb je wel een werkruimte op een capaciteit nodig.

5. Werken mijn oude SSRS-rapporten nog?
Rapporten die je bouwde voor SSRS 2016 of later kan je uploaden naar de Power BI-service. Niet elke functie wordt ondersteund, dus test je belangrijkste rapporten eerst.