Variantanalyse

Wat is variantanalyse?

Variantanalyse is een stap binnen process mining waarbij je kijkt naar alle unieke volgordes waarin een proces in jouw systemen wordt doorlopen. Elke unieke sequentie van activiteiten, van begin tot einde, noemen we een variant. Verschilt er één stap in de volgorde, dan is het al een andere variant.

Je kan het vergelijken met de routes die een pakje aflegt tussen magazijn en voordeur. Op papier is er één plan, maar het ene pakje gaat rechtstreeks, het andere moet via een sorteercentrum terug omdat het adres niet klopt, en een derde wordt onderweg dubbel gescand. Variantanalyse toont al die routes naast elkaar, in plaats van ze samen te persen in één gemiddelde.

De input is een event log: een tabel met minstens een case ID, een activiteit en een tijdstip per gebeurtenis. Een process mining tool groepeert daarop alle cases met dezelfde stappen-sequentie in één variant, telt hoe vaak die voorkomt en berekent de gemiddelde doorlooptijd.

Waarom is variantanalyse belangrijk?

In echte bedrijfsprocessen is het aantal varianten bijna altijd groter dan mensen denken. In order-to-cash of purchase-to-pay tel je vaak honderden tot duizenden varianten, ook al staat er maar één procesbeschrijving op papier.

Een patroon dat je in heel veel logs terugziet: een kleine minderheid van varianten dekt de grote meerderheid van de cases, en de lange staart van zeldzame varianten vertegenwoordigt samen maar een klein stukje van het volume. Het nuttige inzicht zit vaak net in die staart. De zeldzame varianten zijn vaker de bron van laattijdige leveringen, dubbele facturen en compliance-problemen.

Variantanalyse is daarom zinvol om drie redenen:

• Standaardisatie: je ziet welke afwijkingen vaak genoeg voorkomen om aan te pakken.

• Automatisering: de grootste varianten bevatten repetitieve hand-overs die zich lenen voor een workflow engine of RPA.

• Risico en compliance: de staart toont waar goedkeuringen worden overgeslagen of stappen in de verkeerde volgorde gebeuren.

Hoe lees je een varianten-overzicht?

Tools zoals Celonis, Fluxicon Disco en de process mining in Microsoft Power Automate tonen varianten in een lijst of staafdiagram met drie vaste ingrediënten per regel.

• Volgorde van activiteiten: de exacte reeks stappen, vaak als gekleurde blokjes of een mini-procesmap per variant.

• Frequentie: het aantal cases of het percentage van het totaal dat deze variant volgt.

• Gemiddelde doorlooptijd: hoe lang een case in deze variant loopt van eerste tot laatste event.

Standaard sorteer je eerst op frequentie om de dominante routes te pakken, daarna op duur om de trage uitzonderingen te vinden. Veel tools hebben ook een variant-DNA view die twee of meer varianten stap voor stap naast elkaar zet, zodat je meteen ziet waar ze uit elkaar lopen.

Voorbeeld: order-to-cash

Neem een B2B-groothandel die orders binnenkrijgt via mail, webshop en EDI. Op papier loopt het proces lineair: order ontvangen, kredietcheck, picking, verzending, facturatie, betaling. In de data zien we over zes maanden een paar honderd unieke varianten.

De paar meest frequente varianten samen dekken het gros van de orders. Die zien er ongeveer zo uit:

1. De standaardroute: order, kredietcheck, picking, verzending, factuur, betaling.

2. De kleine prijscorrectie: order, prijs aangepast, kredietcheck, picking, verzending, factuur, betaling.

3. De gesplitste levering: order, kredietcheck, picking, verzending deel 1, verzending deel 2, factuur, betaling.

De rest is een lange staart van zeldzame varianten: orders die twee keer opnieuw worden goedgekeurd, facturen die gecrediteerd en opnieuw uitgestuurd worden, leveringen met een retour-en-nieuwe-zending-loop. Individueel stellen die weinig voor. Samen zijn ze verantwoordelijk voor een groot deel van de manuele interventies, klachten en DSO-dagen. Zonder variantanalyse verdwijnen die patronen in een gemiddelde. Met variantanalyse krijg je ze één voor één op tafel, met een aantal en een duur naast elke lijn.

Variant versus happy path

De happy path is de variant waarvan iedereen zegt dat het proces zo hoort te lopen. Variantanalyse laat zien hoeveel van je cases die happy path echt volgen en waarin de rest afwijkt. Vaak is het aandeel lager dan management verwacht, en vaak is er niet één maar een cluster van aanvaardbare varianten die in de praktijk allemaal goed werken.

Een variant is niet automatisch slecht omdat hij afwijkt van de BPMN-tekening in het procedurehandboek. Een variant is pas een probleem als hij meer tijd, meer herwerk of meer risico meebrengt dan nodig. Variantanalyse geeft je de cijfers om dat onderscheid te maken.

Wat doe je met de inzichten?

Een varianten-overzicht op zich verandert niets. In de praktijk leiden de resultaten tot drie types actie.

1. Standaardiseren. Als meerdere frequente varianten eigenlijk hetzelfde doen met kleine spelingen, kies je er één als de nieuwe norm. Meestal raak je zo een stuk van de kleinere varianten kwijt zonder functionaliteit te verliezen.

2. Automatiseren. De grootste varianten zijn kandidaten voor een workflow engine, een Power Automate flow of RPA. Je weet exact welke stappen in welke volgorde aan bod komen en hoe vaak dat voorkomt, dus je kan de business case onderbouwen.

3. Vragen stellen. Voor uitzonderlijke varianten ga je terug naar de proces-eigenaar. Waarom gebeurt deze omweg? Is het een fout in het systeem, een klant die buiten het stramien valt, of een noodoplossing die al jaren meeloopt? Soms volgt een fix, soms een bewuste keuze om de uitzondering te laten staan.

Wat je vermijdt, is blind alle varianten terugbrengen tot één. Variatie is niet altijd verspilling. Sommige varianten bestaan omdat klanten, producten of landen nu eenmaal verschillen. Het doel is niet het minimum aantal varianten, maar het juiste aantal: genoeg om je echte business te volgen, niet meer dan dat.