Desktop flow

Wat is een desktop flow?

Een desktop flow is een geautomatiseerd stappenplan dat handelingen uitvoert in Windows-programma's en websites. Je bouwt de flow in Power Automate Desktop uit acties voor klikken, typen, bestanden, Excel, browsers, tekst en andere toepassingen.

Desktop flows horen bij Robotic Process Automation. Ze bedienen vaak dezelfde interface als een medewerker. Daardoor kunnen ze werk overnemen in oudere toepassingen die geen API of connector aanbieden.

Power Automate Desktop is de ontwerp- en uitvoeromgeving. De desktop flow is het concrete proces dat daarin wordt opgeslagen. Eén omgeving kan dus meerdere flows bevatten voor verschillende taken.

Hoe een desktop flow werkt

Acties staan in een vaste volgorde en wisselen gegevens uit via variabelen. Een flow kan een bestandspad ophalen, een toepassing openen, waarden invoeren en het resultaat in een nieuwe variabele bewaren.

Voorwaarden en lussen sturen het verloop. Een lus kan iedere rij van een Excel-bestand verwerken. Een voorwaarde kan dossiers zonder klantnummer naar een aparte foutlijst sturen.

UI-elementen identificeren knoppen, velden en andere schermelementen aan de hand van kenmerken. De flow zoekt zo naar het element in plaats van blind op een vaste schermpositie te klikken. Een selector beschrijft welke kenmerken daarvoor worden gebruikt.

De recorder kan uitgevoerde handelingen omzetten in acties en UI-elementen. Het resultaat is een eerste versie. Verwijder overbodige stappen, vervang vaste wachttijden waar mogelijk door controles en voeg expliciete foutafhandeling toe.

Een uitgewerkt voorbeeld

Een organisatie ontvangt een CSV-bestand met nieuwe prijzen. Het oude voorraadpakket heeft geen importfunctie of API. Een desktop flow leest iedere rij, zoekt het product in de toepassing en vult de nieuwe prijs in.

Voor iedere rij controleert de flow eerst of het product bestaat. Bij een ontbrekend product schrijft ze de regel naar een uitzonderingsbestand. Na opslag leest ze de getoonde prijs opnieuw uit. Alleen bij een overeenkomst markeert ze de rij als verwerkt.

Na afloop schrijft de flow aantallen en fouten naar een logbestand. Een cloud flow kan dat bestand ophalen en een samenvatting naar de proceseigenaar sturen. Zo blijft de schermautomatisering beperkt tot het deel waarvoor geen technische koppeling bestaat.

Als de flow halverwege stopt, moet een volgende run verwerkte rijen herkennen. Zonder zo'n controle kan dezelfde wijziging dubbel of op het verkeerde record worden uitgevoerd.

Attended en unattended desktop flows

Een attended desktop flow draait terwijl een medewerker aanwezig en aangemeld is. De medewerker start de flow of levert invoer, en kan uitzonderingen beoordelen. Dit past bij assistentie tijdens dossierwerk.

Een unattended desktop flow draait zonder aanwezige medewerker op een beheerde machine. De uitvoering kan vanuit de cloud of volgens een planning starten. Dit vraagt geschikte licenties en een machine die voor die automatisering is ingericht.

Unattended betekent niet onbeheerd. Applicatie-updates, verlopen wachtwoorden, pop-ups en wijzigingen aan schermen kunnen nog altijd fouten veroorzaken. Monitoring en een herstelprocedure blijven nodig.

Desktop flow versus cloud flow en API

Een cloud flow gebruikt connectoren en API's om online diensten aan te spreken. De interface is bedoeld voor software en verandert doorgaans minder snel dan een scherm. Cloud flows kunnen zonder interactieve pc-sessie draaien.

Een desktop flow gebruikt de zichtbare interface. Ze is nuttig wanneer een API ontbreekt, maar werkt trager en is gevoeliger voor wijzigingen. Gebruik een desktop flow niet alleen omdat opnemen sneller lijkt dan een bestaande connector begrijpen.

Een API-integratie verdient meestal de voorkeur voor grote volumes, transacties en processen die snel moeten reageren. Een desktop flow past bij afgebakende taken met voorspelbare schermen en een beheersbaar volume.

Stabiele desktop flows bouwen

Gebruik specifieke UI-elementen en vermijd schermcoördinaten. Wacht op een element of venster in plaats van altijd een vast aantal seconden te pauzeren. Controleer na een belangrijke actie of het verwachte resultaat zichtbaar is.

Voorzie foutafhandeling per risicovolle stap. Bewaar voldoende context om een fout te onderzoeken, maar log geen wachtwoorden of onnodige persoonsgegevens. Maak schermafbeeldingen alleen waar het beveiligingsbeleid dat toelaat.

Splits grote flows op in subflows met één duidelijke taak. Geef variabelen en acties begrijpelijke namen en documenteer welke applicatieversie is getest. Voer regressietests uit na updates van Windows, browsers en doelsoftware.

Wijs een eigenaar toe en leg vast hoe een mislukte run wordt hervat. Een desktop flow is pas bruikbaar wanneer het proces ook bij uitzonderingen controleerbaar blijft.