Instant cloud flow

Wat is een instant cloud flow?

Een instant cloud flow is een cloud flow die start wanneer een gebruiker, app of andere flow er expliciet om vraagt. Het beginmoment komt dus niet vanzelf uit een gebeurtenis of planning. Een knop in Power Automate, Power Apps of een andere ondersteunde ervaring kan de run starten.

De trigger kan invoer ontvangen, zoals een dossiernummer, datum of keuze. De acties gebruiken die gegevens om een afgebakende taak uit te voeren. Een instant flow kan ook als child flow door een andere solution-aware flow worden aangeroepen.

Instant betekent dat de aanvraag direct wordt ingediend, niet dat ieder resultaat onmiddellijk klaar is. Connectoren, goedkeuringen en externe systemen kunnen nog tijd vragen.

Hoe start je een instant flow?

De trigger bepaalt wie de flow kan starten en welke invoervelden beschikbaar zijn. Een manuele trigger kan tekst, getallen, datums, keuzes en bestanden vragen. Een Power Apps-trigger ontvangt waarden uit de app. Een child flow krijgt invoer van zijn parent flow en geeft via een responseactie resultaten terug.

Na de trigger werkt de flow zoals andere cloud flows. Acties lezen gegevens, evalueren voorwaarden en roepen connectoren aan. De run history toont welke invoer binnenkwam en waar een fout ontstond.

Geef gebruikers alleen de invoer die ze echt moeten kiezen. Haal afleidbare gegevens, zoals klantnaam bij een dossier-ID, opnieuw op uit de leidende bron. Zo voorkom je tegenstrijdige waarden.

Een uitgewerkt voorbeeld

Een dossierbeheerder opent een aanvraag in Power Apps en kiest Indienen voor goedkeuring. De app start een instant cloud flow met het unieke dossiernummer.

De flow leest het dossier opnieuw uit Dataverse, controleert de status en zoekt de juiste goedkeurder. Daarna start ze een goedkeuringsverzoek. Als het dossier al werd ingediend, stopt de flow met een duidelijke melding in plaats van een tweede verzoek te maken.

De app krijgt een resultaat terug en toont of de aanvraag is aanvaard voor verwerking. De langdurige goedkeuring kan daarna verderlopen zonder dat de gebruiker het scherm openhoudt.

Dit ontwerp vertrouwt niet blind op waarden uit het scherm. De flow controleert de actuele serverdata en gebruikt een unieke statusovergang tegen dubbele runs.

Wanneer gebruik je een instant cloud flow?

1. Een bewuste bedrijfsactie: laat een medewerker expliciet indienen, vrijgeven, exporteren of opnieuw proberen.

2. Een herbruikbare child flow: plaats gedeelde logica achter een duidelijke invoer en uitvoer.

3. Mobiele bediening: start een taak vanuit de Power Automate-app wanneer de gebruiker ter plaatse beslist.

4. Een actie vanuit Power Apps: voer serverwerk uit dat niet bij één eenvoudige databewerking hoort.

Gebruik geen manuele knop voor werk dat betrouwbaar op iedere gebeurtenis moet volgen. Een medewerker kan vergeten te klikken of dezelfde actie meermaals starten.

Instant, automated of scheduled?

Een instant cloud flow past wanneer een persoon of aanroepende toepassing het moment kiest. Een automated cloud flow past wanneer een gebeurtenis in een systeem de start bepaalt, zoals een nieuwe Dataverse-rij. Een scheduled cloud flow past bij periodiek werk.

Vraag dus wie eigenaar is van het startmoment. Als een proces altijd moet volgen op een statuswijziging, is een eventtrigger vaak geschikter. Als een medewerker eerst een inhoudelijke beslissing neemt, maakt een instant flow die keuze zichtbaar.

Beveiliging en betrouwbaarheid

Controleer zowel wie de flow mag uitvoeren als onder welke verbindingen de acties lopen. Een gebruiker met run-onlytoegang mag niet via een breed gedeelde verbinding gegevens bereiken waarvoor die persoon geen recht heeft.

Valideer invoer en lees kritieke gegevens opnieuw uit de bron. Gebruik idempotentie of een statuscontrole voor acties die niet dubbel mogen gebeuren. Toon een begrijpelijk resultaat aan de aanroeper en registreer technische details voor beheer.

Plaats herbruikbare en bedrijfskritieke instant flows in een solution. Gebruik connection references en environment variables zodat de flow gecontroleerd tussen ontwikkeling, test en productie kan bewegen.